Vijf eenvoudige maar effectieve tips voor het beheren van uw e-mail

Iedereen krijgt tegenwoordig veel te veel e-mails en besteedt te veel tijd aan het omgaan met hen. Als u denkt dat u te veel tijd aan e-mail verspilt, moet u opnieuw evalueren hoe u het beheerst. Hier zijn vijf eenvoudige tips om je weer controle te geven over je inbox, zodat je belangrijkere (en leukere) dingen kunt doen.

1. Houd het onder zes zinnen

Niemand leest graag lange e-mails. Naarmate meer mensen hun e-mails controleren op hun telefoons en tablets, moet u beknopt zijn met wat u schrijft.

Probeer het kort te houden door niet meer dan zes zinnen te gebruiken. Dit zal je dwingen om ter zake te komen. Als je meer zinnen nodig hebt, overweeg dan de persoon te bellen of een persoonlijke ontmoeting te houden om je gedachten te communiceren. Advertising

2. Maak er een tweede prioriteit van

Wees geen slaaf van je inbox. Als dat zo is, heeft iemand anders de kracht van hoe effectief je dagen zijn en dat is een recept voor een ramp. Het probleem met mensen die hun inbox als hun takenlijst behandelen, is dat externe mensen directe controle hebben over hoe je je dag doorneemt en wat je werklast zal zijn. In plaats daarvan zou jij de baas moeten zijn.

Hier is een eenvoudige manier om hiermee aan de slag te gaan: controleer 's ochtends uw e-mail niet meteen. Maak er het tweede ding van - nadat je je belangrijkste taak hebt gedaan.

Lees Volgende

De wetenschap van het stellen van doelen (en hoe het je hersenen beïnvloedt)

Wat te doen bij het vervelen op het werk (en waarom je je eigenlijk verveelt)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Deze eerste eenvoudige stap maakt het mogelijk om de controle over je dag terug te nemen. Zelfs als e-mail erg belangrijk voor je is, probeer het eens. Als dat betekent dat je je e-mail na een half uur moet controleren, doe het dan. Dat is ruim de tijd om een ​​belangrijke taak te vervullen.

3. Reageer niet altijd direct

E-mail is niet het beste medium voor dringende zaken - dat is waar telefoontjes uitblinken. E-mail is echter prima voor correspondentie waar u geen onmiddellijke reactie nodig hebt. Advertising

Daarom wil je er een gewoonte van maken om niet altijd onmiddellijk op e-mails te reageren. Het idee is dat u anderen niet wilt toestaan ​​dat e-mail een effectief medium is voor dringende zaken. Als de andere persoon merkt dat u altijd binnen tien minuten op e-mail reageert, gaat die persoon ervan uit dat hij of zij u een e-mail kan sturen voor dringende zaken.

Nee.

Je wilt dat zoveel mogelijk vermijden. Wees open voor mensen wanneer je veel communiceert via e-mail. Ik vertel anderen altijd dat ze binnen twee werkdagen een reactie van mij zullen ontvangen. Als ze me moeten bereiken voor iets dringends, kunnen ze mij bellen of sms'en. Anders ontvang ik liever e-mails.

4. E-mail hotspots

Als u constant uw e-mail controleert en uw e-mail verwerkt zodra ze binnenkomen, verspilt u veel tijd. In plaats daarvan moet u uw e-mail in batches controleren. Batching-taken zijn een effectieve manier om zaken gedaan en gedaan te krijgen die vergelijkbaar van aard zijn. Dat is waarom je dit moet doen, evenals een deel van hoe je je e-mails beheert. Hier is een eenvoudige tip om dat te doen: adverteren

Controleer e-mails op vaste tijden en besteed elke keer niet meer dan een half uur.

Ik noem dit concept graag “e-mail hotspots” - de tijden van de dag waarop u uw e-mail in batches verwerkt. Dit vereist dat u uw e-mailprogramma uitzet en leert dat het goed is om e-mails op vaste tijden per dag te verwerken.

Deze richtlijnen zijn flexibel, afhankelijk van het aantal e-mails dat u ontvangt. Als u minder dan dertig e-mails per dag ontvangt, moet u uw e-mail tweemaal per dag controleren. In een typische 9-tot-5-dag, 10 uur (je hebt een uur om een ​​taak te doen voordat je je e-mail checkt) en vijftien zijn geweldige tijden om dit te doen.

5. Raak het eenmaal aan

Het touch it once principe zegt dat elk item maar één keer behandeld moet worden. Dit is vooral het geval voor e-mails. Heb je ooit een e-mail gelezen, nagedacht over het beantwoorden van het bericht, het uitgesteld en je de e-mail opnieuw gelezen om te begrijpen waar het over ging? Het gebeurt met de besten van ons. Advertising

Dit voor één e-mail doen is prima. Wat als je dit moet doen met twintig e-mails? Je zult veel tijd verspillen. Het is effectiever om e-mails te behandelen terwijl u ze voor de eerste keer leest. Laat e-mails niet rondhangen “voor later”. Raak het eenmaal aan. Lees en beslis meteen wat ermee te doen. Als het minder dan twee minuten duurt om te reageren, doe het dan meteen.

Als u moet reageren maar om een ​​of andere reden kunt u niet - de e-mail in de map Concepten plaatsen. Deze map bevat alle e-mails waarmee je bent begonnen, maar die je nog niet hebt verzonden. Als u hierop terugkomt, weet u waar u uw e-mail kunt vinden en kunt u snel reageren.

(Foto credit: zakenman werkt via Shutterstock aan e-mail)