Omgaan met urgentie op het werk zonder e-mail

Vang het moment van sunnyUK op flickr

Onlangs werd een medewerker door een andere medewerker geroepen dat zij “beantwoordden hun e-mail niet snel genoeg.” Deze opmerking is gemaakt, zelfs wanneer ons bedrijf gebruik maakt van een groot aantal manieren om onmiddellijk contact met elkaar op te nemen.

De kwestie die werd besproken was urgent en moest die dag worden behandeld, maar de beschuldigende partij behandelde het werk op geen enkele manier als dringend. Om de een of andere reden verwachtten ze een onmiddellijke reactie via e-mail, ook al is e-mail geen “onmiddellijke reactie” type gereedschap. En eerlijk gezegd mag het nooit als één worden beschouwd, vooral niet met de soorten technologie die we tot onze beschikking hebben.

E-mail als e-mail

De manier waarop ik en vele anderen e-mail behandelen, is als een e-mail. We zitten niet de hele dag voor onze brievenbus, wachtend op iets dat erin wordt gestopt, alleen om het eruit te halen, een antwoord te maken, het in een envelop te steken, te stempelen en het af te sturen. Dat zou belachelijk zijn, toch? Dus waarom zouden we verwachten dat we op deze manier met e-mail omgaan?

Het probleem is dat de meeste mensen e-mail op deze manier behandelen. Advertising

Pas toen ik kennismaakte met het GTD-ecosysteem, vond ik gedachten over e-mail zoals die van Merlin Mann of zelfs Leo Babauta. Deze jongens zagen e-mail als e-mail, iets dat zich de hele dag ophoopt en dan verwerken we het. Vervolgens nemen we beslissingen over wat we moeten doen met deze inkomende e-mail; reageer erop, maak er een referentiemateriaal van, verwijder het, enz. Toen ik eenmaal in staat was om deze manier van denken te begrijpen, was e-mail geen direct antwoordtype meer. Dit weerhield me uit mijn inbox en stelde me in staat om meer gedaan te krijgen en om op de juiste manier met urgente problemen om te gaan.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Hoe zit het met directe problemen?

Ik hoor dit veel waar ik werk:

“Het is mijn taak om te reageren op e-mail.”

Wat een trieste stand van zaken; een professionele e-mail responder. Eigenlijk zou ik zeggen dat bijna iedereen die zegt dat echt betekent dat het hun taak is om onmiddellijke problemen in hun bedrijf aan te pakken; het gebeurt gewoon zo dat veel mensen e-mail nog steeds beschouwen als een onmiddellijk antwoordtype van communicatie. Advertising

Ik weet dat productiviteitsnerds de onwrikbare kracht van overmatig gebruik van e-mail niet kunnen verplaatsen, maar we kunnen enkele opties aan tafel brengen die mensen die last hebben van onmiddellijke e-mailactie kunnen proberen te gebruiken.

De manieren om met urgentie om te gaan zonder e-mail

Hier zijn een paar manieren waarop u uzelf en eventueel anderen in uw bedrijf kunt helpen met dringende zaken zonder het gebruik van een zee aan e-mail. Deze lijken misschien overduidelijk, maar u zult zeer verrast zijn hoe weinig ze worden gebruikt voor urgente problemen:

1. Gebruik IM

Ongeacht wat iemand zegt, IM is niet alleen een manier om met je vrienden te chatten op het werk (hoewel dat een extra voordeel kan zijn). IM staat voor instant messaging en dat is precies waar het voor moet worden gebruikt; iemand meteen in de hand houden.

Als uw bedrijf IM niet gebruikt, vooral in een bedrijf waar problemen met klanten van het allergrootste belang zijn, kunt u proberen uw hogere ups te bespreken en op zijn plaats te zetten. IM op het werk heeft veel tijd bespaard en veel e-mailberichten over het hoofd gezien. Advertising

2. Gebruik de telefoon

Een telefoon? Wat is dat in vredesnaam? Het is dat ding dat stoffig is, op de hoek van je bureau staat en misschien een keer per dag wordt gebruikt. Het feit is dat de telefoon het beste hulpmiddel is om dingen snel gedaan te krijgen over verre randen.

Ja, misschien kunt u 160 woorden per minuut typen, maar u kunt geen problemen uitleggen via IM of e-mailen zoals u dat mondeling kunt doen. Als iets super belangrijk is en zo snel mogelijk moet worden gedaan, zijn de telefoon en het volgende medium de beste hulpmiddelen om te gebruiken.

3. Kom me zien

Als je op kantoor bent en je hebt nu iets gedaan, ga dan naar de persoon die dat moet doen. Misschien wilt u eerst bellen of IM importeren om zeker te weten dat ze beschikbaar zijn, maar als het probleem dringend genoeg is, is het prima om ze gewoon te gaan bekijken. Nogmaals, mondeling praten met iemand is de beste manier om met urgente situaties om te gaan.

Wat is het volgende?

Een van de moeilijkste dingen die je moet doen om uit de “leven in de mentaliteit van je e-mailinbox”, vooral voor grote bedrijven, probeer de kijk van uw collega's op het omgaan met urgente kwesties te veranderen. De beste manier om te beginnen is om ze te vertellen dat je maar een paar keer per dag e-mail checkt (net als Mr. Vardy met zijn 3 keer per dag regel) en als ze iets onmiddellijk nodig hebben, dan kunnen ze je IM, bellen of stop erover. Advertising

U kunt een probleem tegenkomen dat echt niet urgent is en uw collega denkt dat het is, maar meestal als u wat grondbeginselen uiteenzet dat e-mail niet de beste manier is om iets snel gedaan te krijgen, zullen zij uw pad voor dringende dingen respecteren gedaan.

Als je met een stel mensen werkt, hoe gaan jullie om met dringende zaken?