Haat je takenlijst? Probeer in plaats daarvan een Rolling List!

Oh, de grote Takenlijst Debat! De productiviteitswereld houdt van ruzie over dit onderwerp.

Zijn takenlijsten de enige manier om jezelf op de proef te stellen, of een onrealistisch doel dat je alleen maar benadrukt en je een slecht gevoel geeft over alle dingen die je nooit zult doen? Moet je een korte lijst bijhouden met de meest essentiële items, of een enorme lijst met taken die je ooit moet onthouden? Advertising

Ik zal niet proberen in dit debat te springen, omdat de waarheid is dat verschillende dingen voor verschillende mensen werken. Voor mij heb ik ontdekt wat het beste werkt, iets dat bekend staat als a “rollend” te doen lijst. Daarom wil ik deze techniek graag met u delen - niet om u ervan te overtuigen dat dit de enige manier is om te gaan, maar om u een andere optie te geven die u misschien wel vindt, werkt ook goed voor u.

Hoe het werkt

Als u altijd meerdere projecten percoleert, kan een rollende takenlijst een goede manier zijn om alle stappen en deadlines op te splitsen en u op schema te houden zonder u te overbelasten. Dit is hoe het werkt:

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Begin met een leeg document (digitaal, niet papier). Rollinglijsten werken niet goed op traditionele kalenders of notitieblokken omdat er gewoon te veel herschikking en herindeling is. Je hebt iets nodig dat je gemakkelijk kunt knippen en plakken, terwijl je prioriteiten verschuiven en nieuwe items verschijnen. Advertising

Breek uw projecten op in stappen. Zeg een van uw taken deze maand om het rapport van Smith af te ronden. Die taak bestaat uit vele kleinere componenten: het verzamelen van onderzoek, het samenstellen en organiseren van gegevens, het opstellen van het rapport, het doorsturen naar collega's voor feedback. Schrijf elk onderdeel op als een afzonderlijk item in je lijst, in de volgorde waarin je het moet doen.

Geef deze stappen deadlines. Laten we zeggen dat het rapport van Smith binnen twee weken moet zijn. Zet naast elk onderdeel van het project een geschatte deadline voor wanneer u dat item moet voltooien om de planning bij te houden. Dit is geen moeilijke en snelle deadline, alleen een referentiepunt om te voorkomen dat u achterblijft en om u te helpen het item op de juiste plek op uw lijst te rangschikken.

Geef prioriteit aan uw items. Stel dat u deze week vijf actiepunten met deadlines heeft. Bepaal welke het meest cruciaal zijn en zet die als eerste. Als Mr. Smith uw grootste, meest VIP-klant is, zullen actie-items die betrekking hebben op zijn rapport waarschijnlijk voor andere gaan. Wat bovenaan je lijst staat, het zijn altijd de items die je absoluut moet doen, ook als de rest wordt overgeheveld naar morgen. Advertising

Pak de items op volgorde aan. Je kunt niet overslaan als je niet echt zin hebt om artikel nr. 1 nu. Het hele punt van rangschikking van je items was om ervoor te zorgen dat de belangrijkste dingen als eerste gedaan werden. Dus, doe mee en doe wat er bovenaan je lijst staat.

Reevalueren en opnieuw ordenen. Je lijst zal altijd evolueren. Onderzoek elke ochtend uw taken om er zeker van te zijn dat ze nog steeds in de juiste volgorde staan. Misschien is een ander project plotseling geüpgraded naar een urgente status; stuit zijn taken op de lijst. Misschien heb je een aantal nieuwe taken gekregen, dus je moet uitzoeken waar je ze moet passen. De sleutel om een ​​rollende takenlijst effectief te houden, is door het rollend te houden.

Waarom het helpt

Het is beheersbaar. In plaats van een lijst met grote, vage projecten die verlammend zijn om naar te kijken, wordt een rollende lijst afgebroken tot kleine, bruikbare items waar je nu aan kunt werken. Je bent altijd bezig om een ​​stuk van het ene of het andere project af te breken en vooruitgang te boeken zonder je te laten overweldigen. Advertising

Het is flexibel. Het leven gebeurt en traditionele takenlijsten passen daar niet zo goed in: als de taken van vandaag niet worden gedaan, blijven ze bovenaan staan, terwijl meer dingen tot het uiterste blijven doordringen met twee keer zoveel werk en twee keer zoveel stress. Ter vergelijking: een lijst met rollen stelt je in staat om dingen rond te goochelen en ruimte te maken voor het onverwachte, je prioriteiten te herstructureren naarmate projecten veranderen en deadlines verschuiven.

Als traditionele lijsten niet voor u hebben gewerkt, probeer dan de rollende lijst een proefrun te geven. Misschien vind je het precies wat je nodig hebt om je veranderende prioriteiten op orde te houden (en je gezond verstand intact).

(Fotocredit: doordachte zakenvrouw via Shutterstock)