Hoeveel keer per dag moet u uw e-mail controleren?

In mijn vorige bericht sprak ik over zes van de meest voorkomende werkgewoonten die uw productiviteit saboteren. De eerste overtreder op mijn lijst was hoe vaak u uw e-mail checkt. Toen ik mijn laatste artikel aan het schrijven was, ontdekte ik dat er heel veel informatie over dat onderwerp was, en het verdiende echt zijn eigen speciale artikel.

Als het gaat om ons werk e-mail, de meesten van ons zien het als een bal en ketting. We moeten het voortdurend controleren, of de toorn riskeren van de bazen en medewerkers die met ons proberen te communiceren. Als we niet binnen 5 minuten reageren op een e-mail, worden we als lui of onproductief gezien.

Maar volgens sommige experts is het vaak controleren van uw e-mail een belangrijke factor die kan bijdragen aan een verminderde productiviteit. Als jij er zo een bent “elke keer dat mijn telefoon gaat, moet ik mijn e-mail onmiddellijk controleren” soort mensen, lees verder om te ontdekken waarom je misschien je eigen ergste vijand bent geworden. Advertising

Hoe vaak is Normaal?

Dus hoe vaak controleert de gemiddelde persoon zijn e-mail op een bepaalde dag? Het is moeilijk om betrouwbare statistieken op te sporen. Volgens een peiling, ongeveer 40% van de ondervraagde mensen dat ze dachten dat ze hun e-mail gecontroleerd tussen 6 en 20 keer per dag. Het is natuurlijk moeilijk om te zeggen hoe nauwkeurig iemand is wanneer hij zijn eigen e-mailgewoonten meet.

Een andere enquête zegt dat 56,4% van de mensen hun e-mail slechts tussen 0 en 5 keer per dag controleert. Die studie komt echter uit 2009 en is aantoonbaar behoorlijk verouderd.

“Controleer nooit uw e-mail in de ochtend”

Oprah's favoriete organisatorische expert is een vrouw genaamd Julie Morgenstern, auteur van “Check nooit e-mail in de ochtend.” Raad eens wat ze adviseert?

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Volgens Morgenstern is het controleren van uw e-mail als eerste elke ochtend op kantoor een probleem omdat het een vals gevoel van voldoening kan hebben. Je beantwoordt 40 e-mails en je hebt het gevoel dat je veel werk hebt gedaan, maar in werkelijkheid heb je waarschijnlijk nog steeds stapels papierwerk, vergaderingen en telefoontjes te maken. Het beantwoorden van e-mail is essentieel voor het doen van uw werk, maar het is niet altijd iets dat actief geld verdient voor u of uw bedrijf. Advertising

Productiviteitsexpert Sid Savara is het ook eens met Morgenstern. “Als het op e-mail aankomt, is onwetendheid een zegen. Dat is waarom als je iets belangrijks hebt waar je vooruitgang wilt boeken, ik deze vier woorden voor je heb: check je e-mail niet. Zodra je opstaat, werk je gedurende 30-45 minuten aan iets belangrijks en pas het dan aan. Als je het kunt verdragen, wacht dan nog langer. Op sommige dagen controleer ik helemaal geen e-mail tot na de lunch ... Elke nieuwe informatie die je krijgt, kan ervoor zorgen dat je afgeleid raakt. Ik kan niet alles controleren, maar ik kan zelf mijn eigen afleiding beheersen.”

De 24-uurs methode

Anderen beweren dat je, in plaats van je e-mails te controleren, later op de dag begint, maar dat je ze 's ochtends één keer per dag controleert. Onder de leden van dit kamp bevindt zich productiviteitsexpert Elizabeth Grace Saunders. Over het algemeen ruimt ze haar inbox de eerste 1-2 uur van haar dag op en formuleert daarna haar spelplan voor de rest van de dag. Daarna kijkt ze haar e-mail de rest van de dag over het algemeen niet meer aan, waardoor ze zich volledig kan richten op bedrijfsontwikkeling en klantprojecten..

Dit is natuurlijk moeilijker als je aan de onderkant van de voedselketen van je bedrijf bent. Maar als u deel uitmaakt van het hoger management of als u als zelfstandige werkt, kan het instellen van deze routine een uitstekende manier zijn om uw productiviteit te verhogen.

Kijk in de twijfel in de grafiek

Scott Scheper controleert zijn e-mail twee keer per dag en heeft een handig stroomschema gemaakt waarmee je alle ongelezen berichten in je inbox kunt doorblazen. Advertising

Elke keer dat u een nieuwe e-mail opent, moet u uzelf drie basisvragen stellen:
1. Is dit relevant?
2. Kan ik dit oplossen?
3. Zal het minder dan 2 minuten van mijn tijd kosten om hiermee om te gaan?

Door zijn handige stroomdiagram te volgen, ontwikkel je een nieuwe manier om je inbox efficiënter te doorbreken.

5 per dag

En voor het geval u niet genoeg tegenstrijdige meningen van deskundigen had, is hier nog een. Rod Kurtz van Business Week beweert dat je vijf keer per dag je zakelijke e-mail moet controleren. Advertising

“Controleer uw inbox slechts vijf keer per dag - het eerste in de ochtend, halverwege de ochtend, na de lunch, halverwege de middag en het einde van de dag. Of nog minder als je capabel bent. Dit werkt wanneer u de automatische verzend- / ontvangstfunctie uitschakelt, waardoor u maximaal twee uur de tijd krijgt om u op uw werk te concentreren in plaats van voortdurend te worden onderbroken. Het werkt wanneer u het sorteren van uw e-mail groepeert, waardoor u productiever en efficiënter bent in het omgaan met het.”

Conclusie

Er is een verschil tussen druk zijn en productief zijn. Zorg ervoor dat u uw e-mailtijd op zo'n manier inroost dat u de twee niet verwart. Als u uw e-mail met de juiste instelling benadert, kunt u uw productiviteit met sprongen verhogen.

In de woorden van Scott Scheper, “Een dag vol met de wind in de brouwerij met medewerkers, vragen beantwoorden, naar e-mails staren, sociale netwerken bekijken en chatten met collega's, maakt je niet rijk. Het zal je bezig houden.”

Wat is uw dagelijkse e-mailroutine? Ben je van plan om een ​​van deze tips te proberen? Laat het ons weten in de comments hieronder!