Hoe een Killer Meeting Agenda te construeren die eenvoudig en effectief is

Heb je ooit een vergadering bijgewoond en je was in de war wat de vergadering moest bereiken nadat deze was geëindigd?

Het is een veel voorkomende gebeurtenis; u woont uw vaste maandelijkse organisatiebijeenkomst bij, een speciale werkgroepbijeenkomst of een vergadering van een sociale groepscommissie die onmiddellijk doorging en doorging. Toen het eindigde, bleef je je hoofd krabben en vroeg je je af wat je van de bijeenkomst zou moeten afpakken.

U deed uw due diligence en droeg pen en papier, maar er werd niets belangrijks gezegd dat u kon noteren. Je herinnert je misschien een paar grappige opmerkingen van iemand die de spreker bleef onderbreken of de persoonlijke anekdotes van de stoel die te veel van haar eigen mening gaf, maar uiteindelijk voelde je je moe, ontevreden en onzeker wat het doel van de vergadering was:

“Wat moest deze bijeenkomst bereiken? Was er een agenda voor de vergadering??”

Als dit iets is dat je hebt meegemaakt, is dit een teken van een slecht verlopen vergadering. Helaas zijn veel vergaderingen tijdverspilling.

Geen wonder dat velen van ons tegen vergaderingen in het algemeen zijn.

Inhoudsopgave

1. Hoe u uw vergaderingen kunt veranderen van plat in geweldig
2. Stappen om een ​​solide agenda voor elke vergadering te ontwerpen
3. Bottom line

Hoe u uw vergaderingen kunt veranderen van plat in geweldig

Het probleem met niet-effectieve vergaderingen is dat mensen ze niet goed plannen en toch verwachten ze dat de vergaderingen succesvol zijn. Zoals de meeste dingen in het leven, als je geen belangrijke activiteiten plant, ben je van plan om te falen.

Voor een succesvolle bijeenkomst zou je een goed plan moeten hebben. Dat houdt in dat er een duidelijke, bruikbare en onderscheidende agenda wordt opgesteld die het verloop van de vergadering regisseert, zodat deze niet razendsnel afgaat.

Bedenk wat u van tevoren in de vergadering wilt bereiken. Op die manier bereidt u een passend bericht voor, deelnemers hebben belangrijke punten om de vergadering weg te nemen die direct problemen aanpakt, en iedereen zal weglopen van de vergadering en het gevoel hebben dat hun tijd goed besteed is.

Maar hoe construeer je een solide agenda voor een vergadering die de moeite waard is? Advertising

Stappen om een ​​solide agenda voor elke vergadering te ontwerpen

Volgens organisatorisch psycholoog, spreker en teamleider Roger Schwarz stelt een effectieve agenda duidelijke verwachtingen voor wat er vóór en tijdens een vergadering moet gebeuren. Schwarz schrijft in een artikel in Harvard Business Review:^[1]

“Het helpt teamleden om zich voor te bereiden, wijst verstandig tijd uit, krijgt snel iedereen over hetzelfde onderwerp en identificeert wanneer de discussie is voltooid ... Als er zich nog steeds problemen voordoen tijdens de vergadering, verhoogt een goed ontworpen agenda het vermogen van het team om deze effectief en snel aan te pakken.”

Natuurlijk is er geen toverstaf om de vergaderagenda's te laten knallen. Maar de volgende tips helpen u bij het ontwerpen van een eenvoudige en effectieve agenda die ervoor zorgt dat elke vergadering effectiever en leuker wordt voor iedereen:

1. Definieer het doel voor de vergadering

Kom op voorhand met een duidelijk en definitief doel voor de bijeenkomst.

Wat is het doel van het houden van de vergadering? Gaat het om het introduceren van nieuwe beleidsrichtlijnen, het genereren van nieuwe potentiële promotie-aanbiedingen, detailaangelegenheden die moeten worden opgelost, het plannen van een activiteit zoals een donatie voor een lokaal goed doel of iets anders?

Het bepalen van het exacte doel voor de bijeenkomst vormt een duidelijk en doelgericht doel, zodat uw vergaderingen niet aflopen en een ongerichte of doelloze wending nemen.

Als u meer informatie over het doel van de vergadering wilt onderzoeken en verzamelen, kunt u dit beter doen voordat de vergadering begint. Op die manier arriveert u gewapend met alle informatie die nodig is om de vergadering soepel te laten verlopen.

2. Beschrijf discussiethema's

Maak een lijst van de onderwerpen, thema's of problemen die tijdens de vergadering zullen worden besproken.

Kies onderwerpen die het hele team raken in tegenstelling tot individuen, en waarvoor de input van het hele team nodig is om adequaat op te lossen, zoals “Hoe kunnen we gedeelde bronnen het beste toewijzen?,” of “Hoe kunnen we de relaties tussen medewerkers en management verbeteren??”

Houd de besprekingen van de vergadering op minder dan 5 onderwerpen. Te veel discussiethema's leiden tot lange agenda's die ontmoedigend lijken en mogelijk niet worden gelezen. Advertising

Pas op voor het schetsen van agendapunten die niet van elkaar afhankelijk zijn, kan ertoe leiden dat leden zich in discussies onttrekken of helemaal niet deelnemen aan de vergadering.

3. Identificeer wie verwacht wordt om deel te nemen

Geef de personen op die de vergadering zouden moeten bijwonen. Leden op deze manier tappen, helpt deze personen en anderen te motiveren om deel te nemen.

Neem van tevoren contact op met de leden om snel de agenda te bepalen en rollen toe te kennen. Hierdoor krijgen ze meer geïnvesteerd in de vergaderagenda en kunnen ze helpen nieuwe leiders te ontwikkelen vanuit het team.

Als iemand anders dan u een deel van de agenda presenteert of de vergadering modereert, vermeldt u ook die personen. Stuur hun namen ten minste een week van tevoren in de agenda om iedereen op de hoogte te houden en op dezelfde pagina.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe alleen gelukkig te zijn en van het leven te genieten

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

4. Vraag om input van de andere leden

Moedig alle anderen die de vergadering bijwonen aan om deel te nemen aan het instellen van de agendapunten, in plaats van doelen en doelstellingen te beschrijven die alleen door de leiders zijn vastgelegd tijdens een besloten bijeenkomst.

Vraag de groep of teamleden om hun suggesties voor agendapunten in te dienen, vragen over kwesties die in de aankomende vergadering moeten worden besproken of andere zaken die moeten worden aangepakt in de teamomgeving.

Door de deelname van leden aan het opstellen van de agenda aan te moedigen, worden ze meer geïnvesteerd in de bijeenkomst en gemotiveerd om de doelen te bereiken. Schwarz adviseert:

“Als u uiteindelijk besluit om een ​​item niet op te nemen, wees dan verantwoordelijk - leg uw redenering uit aan het teamlid dat het heeft voorgesteld.”

5. Wijs tijd toe voor elk discussieitem

Bepaal de juiste hoeveelheid tijd om toe te wijzen aan elk agendapunt en laat de leden precies weten hoeveel tijd zal worden besteed aan elk discussiethema.

Zorg ervoor dat u niet te veel tijd toewijst aan agenda-items. Laat het gewicht en de prioriteit van het onderwerp de juiste hoeveelheid tijd bepalen die eraan is toegewezen. Op deze manier zullen leden niet te veel tijd besteden aan minder belangrijke zaken ten koste van gewichtiger kwesties, en de vergadering zal niet worden overschreden. Advertising

De agenda is je routekaart. Het moet alle haltes aangeven op weg naar het bereiken van je doel, zonder teveel onnodige stops en zijwaartse ritten toe te staan.

6. Geef aan hoe leden zich moeten voorbereiden op de vergadering

Vergaderingen zijn vaak slecht omdat mensen niet voorbereid zijn.

Instrueer teamleden om na te denken over de redenen waarom de bijeenkomst plaatsvindt en over het gewenste resultaat van tevoren. Dit betekent dat u de agenda tijdig vóór de vergadering moet versturen.

Vraag de leden om achtergrondmateriaal over de agendapunten te onderzoeken en te lezen. Laat ze komen voorbereid met hun eerste gedachten over elk onderwerp.

Vermeld ook het materiaal of de hulpmiddelen die ze nodig hebben om mee te nemen naar de vergadering, indien aanwezig, zoals een dictafoon, pen en papier.

7. Voeg een vraag en antwoord toe voor live discussies

Dit moet aan het einde van uw agenda worden toegevoegd, waar u deelnemers vragen laat stellen.

Volgens een studie gepubliceerd in het tijdschrift Management Research Review,^[2] werknemers vinden vergaderingen het meest productief wanneer ze er middelen uithalen die hen helpen beter te presteren in hun rollen.

Hierop zeggen we: tijd toewijzen aan leden om pertinente vragen te stellen of zelfs onderwerpen aan de orde stellen tegen het einde van de vergadering.

Live Q & A's bieden onmiddellijke voldoening voor de deelnemers. Degenen die hun vragen kunnen uiten, hebben het gevoel dat ze worden gehoord en het helpt hen de feedback te krijgen die ze willen uitblinken.

Bovendien kun je waardevolle inzichten opdoen over de gevoelens, frustraties of informatiekloof die er zijn op specifieke gebieden van vragen van deelnemers, die kunnen helpen de agenda voor de volgende vergadering te informeren. Advertising

8. Stel een datum in, begin- en eindtijd en locatie

Zorg ervoor dat u zich houdt aan de begin- en eindtijd van de vergadering, zelfs als er slechts drie mensen in de ruimte zijn. Word komt er wel op los dat je altijd punctueel bent en dat mensen op tijd komen, of helemaal niet komen.

Als mensen laat opduiken of helemaal niet worden weergegeven, kan dit uw keu zijn om de locatie, tijd of agenda-items van de vergadering te wijzigen.

9. Zorg voor een bespreking van de vergadering

Als uw team of groep regelmatig bijeenkomt, kunnen twee vragen een eenvoudige en effectieve beoordeling van de vergadering op het einde betekenen: “Wat hebben we goed gedaan?” en “Wat willen we anders doen voor de volgende vergadering?”

Een investering van vijf of tien minuten om deze twee eenvoudige vragen te beantwoorden, geeft een gevoel van vooruitgang bij vergaderingen, verbetert de teamprestaties en verwijdert uiteindelijk het berouw van de deelnemers.

10. Laat ruimte over om prestaties te vieren

Nadat u een succesvolle en boeiende vergadering hebt uitgevoerd, maakt u een punt van het benadrukken en vieren van de resultaten die u tijdens de vergadering hebt gemaakt.

Heb je de doelen bereikt die je had gesteld voor de vergadering? Vier dat en alle andere successen in de vergadering als een manier om teamgeest en moraal te bevorderen.

Overweeg ook individuele mijlpalen voor leden. Misschien heeft een van de verlegen leden voor het eerst in de vergadering een belangrijke bijdrage geleverd. Vier dat ook, als een manier om de deelnemers erkenning te geven. Studies tonen aan dat 83% van de werknemers meer erkenning vindt in erkenning dan in beloningen en geschenken.^[3]

Bottom line

Mensen zijn bang voor vergaderingen als de vergadering structuur en organisatie mist. Je kunt deze uitdaging het hoofd bieden door proactief een duidelijke en doelgerichte vergaderagenda te ontwerpen.

Neem het advies in dit artikel en pas de suggesties toe voordat u uw volgende vergadering organiseert.

Aanbevolen foto krediet: Štefan Štefančík via unsplash.com

Referentie

[1]	^	Harvard Business Review: een agenda ontwerpen voor een effectieve vergadering
[2]	^	De gevoelens van werknemers over meer vergaderingen: Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands en Stephanie L. Mueller
[3]	^	Psychologie vandaag: onderzoek door nieuwe medewerkers toont aan dat herkenning meer dan geld betekent