Hoe Teamvergaderingen op de meest productieve manier te leiden

Tijdens een drukke week, het laatste wat een leider of manager wil is een verspild uur of twee zat in een onproductieve vergadering.

Als ik je zou vragen wat de meest efficiënte manier is om inefficiënt te zijn, weet ik zeker dat velen van jullie dat zouden zeggen “slechte vergaderingen.”

Vergaderingen van vandaag verbruiken meer werkuren dan ooit tevoren. Vandaag besteden leiders ongeveer de helft van hun week aan vergaderingen.^[1] Volgens onderzoek van TED een derde deel van die tijd wordt verspild aan zinloze, slecht gerunde vergaderingen.

Een enquête van Clarizen meldde dat werknemers statusvergaderingen een verspilling van tijd vinden en dat bijna 50% van de ondervraagden liever naar de DMV gaat of kijken naar verfdroog.^[2]

In een artikel voor Harvard Business Review,^[3] drie consultants van Bain rapporteren de resultaten van een oefening waarin ze de Outlook-planningen van de medewerkers van een naamloze analyseerden “groot bedrijf” - en concludeerde dat een wekelijkse executive meeting duurde 300.000 uur per jaar.

En dat totaal schrijven de auteurs, “omvat niet de werktijd besteed aan het voorbereiden op vergaderingen”.

Hoeveel vergaderingen heb je bijgewoond waar er geen duidelijke agenda of doelstelling was??

Hoeveel van jullie hebben deelgenomen aan vergaderingen die van onderwerp naar onderwerp zijn gesprongen zonder een duidelijk actieplan aan het einde van de vergadering?

Als je vergaderingen verwarder hebt verlaten dan toen je aankwam, steek dan je hand op.

Vergaderingen hoeven niet iets te zijn dat we vrezen en verdragen. Ze hoeven niet iets te zijn waar we in en uit afdrijven.

We moeten manieren vinden waarop vergaderingen veel opzettelijker, energieker en productiever zijn en echte, tastbare resultaten opleveren.

Dus hoe teamvergaderingen productiever te leiden?

Hier zijn 10 manieren waarop leiders en managers kunnen beginnen met het leiden van teamvergaderingen die productief en effectief zijn en die gunstig zijn voor alle betrokkenen: adverteren

1. Kader elke vergadering op een positieve manier

Om iedereen in de ruimte een positieve ingesteldheid en energie te geven voor de bijeenkomst, is het een goed uitgangspunt om iedereen in de ruimte iets te laten delen waar ze vooruitgang hebben geboekt of enthousiast over zijn.

Dit bepaalt meteen de toon en richting van de hele vergadering.

In plaats van dat mensen zich negatief opstellen over het bijwonen van de bijeenkomst, komen ze uit een plaats van positiviteit, bijdrage en positiviteit.

2. Zorg voor een duidelijke leider in de ruimte

Wat het doel van de vergadering ook is, iemand in de zaal moet leiding geven aan en leiding geven aan de vergadering.

Deze persoon bepaalt de agenda voor de vergadering, zorgt ervoor dat deze niet van het onderwerp uitgaat en zorgt ervoor dat de vergadering binnen een afgesproken tijdsbestek blijft.

Ze rapporteren vaak over de voortgang, geven duidelijkheid over wat er na de vergadering moet gebeuren en krijgen commitment van mensen in de vergadering over toekomstige acties.

Als er niemand is die de controle overneemt, kunnen mensen met de grootste persoonlijkheden of grootste meningen domineren en stillere persoonlijkheden stoppen met bijdragen.

3. Heb de juiste mensen in de kamer

Denk terug aan de laatste geweldige ontmoeting waar je was ... Was de ontmoeting vol met mensen “de cijfers verzinnen '” of zat het vol met mensen die bijdroegen en input leverden?

Ik vermoed dat het de laatste was.

Als u een echt productieve vergadering wilt leiden, neem dan de tijd om te overwegen wie er bij betrokken zal zijn.

U wilt mensen in de ruimte die waarde toevoegen, actieve bijdragers zijn, achtergrondkennis hebben, beslissers zijn, actief zijn en die direct worden beïnvloed door de uitkomst van de vergadering.

Wees op uw hoede om de kamer te vullen, tenzij u dat absoluut moet doen, met mensen wiens motivatie om daar te zijn een status heeft of een angst om iets mis te lopen.

Richt u op mensen in de vergaderruimte die een productieve bijdrage leveren, niet passieve toeschouwers. Advertising

Als je de autonomie hebt om je vergaderingen te organiseren zoals je zelf wilt, focus je er dan op om dit te doen, zodat ze de meest productieve resultaten opleveren.

4. Gebruik de unieke sterke punten van mensen in verschillende bijeenkomsten

Niet iedereen in uw bedrijf of team is geschikt voor elke vergadering.

Een goede tip voor het maken van productieve vergaderingen is om duidelijk te krijgen over welke vergaderingen teamleden wel of niet moeten deelnemen.

Denk er niet aan om alleen de kamer te vullen, wees selectief over het uitnodigen van mensen waarvan u weet dat ze de grootste bijdrage leveren.

We hebben allemaal verschillende sterke punten. Sommige van uw teamleden zullen geweldig zijn in brainstormvergaderingen, terwijl anderen misschien gestresst raken bij de gedachte aan deelname.

Hetzelfde geldt voor proces- en statusvergaderingen.

Als het gaat om het creëren van de grootste impact van de vergadering, is het belangrijk om te overwegen welke energie u in de ruimte wilt hebben en wie de juiste waarde kan brengen voor een vergadering.

Als je daar duidelijkheid over hebt, zorg dan voor de juiste mensen in de kamer.

Tijdens mijn zakelijke carrière leidde ik brainstorm-, strategie- en statusvergaderingen. Ik wist dat verschillende teamleden verschillende vaardigheden zouden toevoegen aan specifieke vergaderingen.

Een van mijn senior directors was meer strategisch dan creatief, dus ik zou ervoor zorgen dat zij nummer één was op mijn teamblad voor de strategievergaderingen. Maar ik hield haar uit de brainstormvergaderingen, in het voordeel van andere teamleden.

Een ander teamlid was een geweldige strategische planner, dus ik zou ervoor zorgen dat ze in zowel brainstorm- als strategievergaderingen zat. Tijdens de brainstormvergaderingen was haar waarde het nadenken over het plan en de actiestappen die nodig waren om de creatieve ideeën uit te voeren.

Lees Volgende

7 strategieën om de productiviteit op de werkplek te vergroten

Ben je gevallen in de 'bezet' val? Hier is je uitweg

7 Krachtige stappen om het succes van de carrière te bereiken

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Het leiden van productieve bijeenkomsten gaat vaak over de dirigent zijn van een groot orkest. Als je niet de juiste complementaire instrumenten en performers in de kamer hebt, samenwerkt en in harmonie werkt, kan het resultaat een grote chaos zijn. Maar als je de juiste performers bij elkaar brengt, kunnen de resultaten magisch en inspirerend zijn.

5. Eindvergaderingen met duidelijke stappen en verantwoordelijkheden

Denk terug aan de laatste ontmoeting waar je was, de kans was groot dat er veel geweldige gesprekken, waardevolle input en inzichten waren. Advertising

Maar wat gebeurde er aan het einde van de vergadering? Zijn jullie allemaal je eigen weg gegaan, of waren er duidelijke actie stappen en verantwoordelijkheden ingesteld?

Het is de moeite waard om tijd vrij te maken aan het einde van elke vergadering om iedereen zijn grootste inzicht te laten delen.

Dit versterkt de bijdrage en samenwerking en zorgt ervoor dat iedereen de bijeenkomst verlaat met een duidelijk perspectief op de waarde van de vergadering.

Om dit verder te versterken, is het de verantwoordelijkheid van de leider van de vergadering om duidelijk de actiestappen, persoonlijke verantwoordelijkheden en tijdschema's uiteen te zetten voor het ondernemen van actie met betrekking tot de belangrijkste elementen van de vergadering.

6. Maak een duidelijk doel voor de vergadering

Op de goede weg blijven is een van de moeilijkste uitdagingen om een ​​effectieve, productieve vergadering te houden. De reden hiervoor is dat veel vergaderingen zijn opgezet zonder een duidelijk doel, of zelfs een agenda.

Sommige vergaderingen vinden eenvoudigweg plaats omdat iemand heeft besloten dat u een wekelijkse statusbijeenkomst zult houden.

Zulke vergaderingen tegemoet gaan, zonder een duidelijk begrip van waar de bijeenkomst specifiek over gaat, wat de agenda is of wat de prioriteiten voor de vergadering zijn, kan je het gevoel geven dat de vergadering een verspilling van je tijd is.

Wanneer u duidelijk bent over het doel van de vergadering, zult u meer betrokken zijn, weten wat u van tevoren moet voorbereiden en weten wat de gewenste resultaten van de vergadering zijn..

7. Houd de vergadering rechtop

In een artikel in de Journal of Applied Psychology vonden de auteurs dat vergaderingvergaderingen 34% langer duurden dan stand-upbijeenkomsten.^[4]

Als u merkt dat uw vergadering niet zo productief is als u zou willen, verander dan alles en zorg dat alle deelnemers aanwezig zijn.

8. Maak kortere vergaderingen

Als u een duidelijk doel en agenda voor de vergadering hebt, moet u weten hoe lang de vergadering moet duren.

Veel vergaderingen die ik in het verleden heb gehad, hadden een agenda-uitnodigingsset van 45 minuten of 60 minuten. Sommige vergaderingen eindigden eerder eerder, maar omdat het tijdsbestek was vastgesteld voor een bepaalde tijd, ging de vergadering door zonder echte reden.

Begin met het instellen van vergaderingen met een kortere tijdsperiode van 30 minuten of 40 minuten en kijk of de vergaderingen productiever en effectiever worden. Advertising

Onze aandachtsspanne en energieniveaus kunnen beginnen af ​​te nemen naarmate de vergadering langer duurt.

9. Begin en eindig op tijd

Niemand wil wachten op de start van vergaderingen en moet opnieuw plannen als vergaderingen worden overlopen.

Als u vergaderingen organiseert die op tijd beginnen en op tijd eindigen, weten deelnemers wat ze kunnen verwachten en weten ze op tijd te verschijnen.

Als teamleden ervoor kiezen om niet op tijd aan te komen, is het misschien verstandig om een ​​aparte vergadering met die persoon te houden om duidelijk te maken dat je verwacht dat ze op tijd aankomen.

10. Verander de omgeving

Als u merkt dat vergaderingen traag zijn om op gang te komen of oud worden, is het misschien tijd om uw omgeving te veranderen.

Ik heb enkele van mijn meest productieve vergaderingen gehad door simpelweg het kantoor te verlaten en naar een inspirerende locatie te gaan, of een vergadering of twee in een lokaal park te houden.

Het komt neer op

Vergaderingen gaan niet weg. Ze zijn een onvermijdelijk en essentieel onderdeel van het zakelijke en zakelijke leven.

Maar om ervoor te zorgen dat ze niet alleen tijdverspilling zijn en een effectieve manier zijn om samen te werken en belangrijke doelen en projecten te realiseren en te realiseren, moeten we de vergaderingen opzetten, zodat ze de moeite waard zijn, productief en tastbare resultaten opleveren..

We moeten leren hoe we teamvergaderingen productief en effectief kunnen leiden.

Als je actie onderneemt op de tips en strategieën die ik heb uiteengezet om teamvergaderingen op de meest productieve manier te leiden, zul je ervoor zorgen dat je de sterke punten en mentale energie van iedereen in de kamer maximaliseert.

Uw vergaderingen zullen niet langer iets zijn dat u en uw team angstig vinden of proberen te vermijden. In plaats daarvan worden de vergaderingen een manier om opnieuw contact te maken, creatief te worden, een strategie te bepalen, ondersteuning te krijgen, vooruitgang te vieren en productief momentum te genereren.

Meer informatie over productiviteit op de werkplek

• 15 geheimen voor het houden van vergaderingen als 's werelds beste innovatieve bedrijven
• Worstelen met productiviteit op het werk? 12 tips om meer gedaan te krijgen
• De zorgvuldige kunst van delegatie
• Hoe productiever te zijn: 4 kleine aanpassingen die uw productiviteit 10x zullen verhogen
• 12 geheimen voor een superproductieve vergadering die u moet weten

Aanbevolen fotomunt: Campaign Creators via unsplash.com

Referentie

[1]	^	TED: The Economic Impact of Bad Meetings
[2]	^	Clarizen-enquête: werknemers beschouwen statusvergaderingen als een verspilling van productiviteit
[3]	^	Harvard Business Review: deze wekelijkse vergadering kostte 300.000 uur per jaar
[4]	^	Journal of Applied Psychology: De effecten van opstaan ​​en vergaderformaten bijleggen over ontmoetingsresultaten