Prioriteit toekennen aan Right in 10 Minutes en 10X sneller werken

Iedereen van mijn teamleden heeft een heleboel taken die ze nodig hebben om elke werkdag te verwerken. Bovendien zijn de meeste van hun taken creativiteitstaken of probleemoplossende taken.

Ondanks het feit dat we veel taken kunnen verwerken, kan ons team creatief blijven en consequent naar onze doelen toe werken.

Hoe pakken we dat aan??

Ik ga je vertellen hoe ik mijn team heb geholpen om meer dingen gedaan te krijgen in minder tijd door de kracht van correcte prioriteiten. Een paar minuten die u besteedt aan het lezen van dit artikel kan u letterlijk duizenden uren besparen op de lange termijn. Laten we dus beginnen met mijn methode om prioriteiten te stellen:

De schalen methode - een productiviteitsmethode die ik enkele jaren geleden heb gemaakt.

Hoe prioriteiten stellen en 10x sneller werken met de Scales-methode

Een van onze nieuwe redacteuren kwam onlangs bij me en vertelde me hoe ze het moeilijk had om de vele taken die ze moest afhandelen en de deadlines die ze constant moest bijhouden bij te houden..

Aan het eind van elke dag had ze het gevoel dat ze veel dingen had gedaan, maar vaak verzuimde ze om met creatieve ideeën te komen en artikelen met succes te publiceren. Uit wat ze me vertelde, was het overduidelijk dat ze zich overweldigd voelde en steeds gefrustreerder raakte over het niet halen van haar doelen, ondanks het feit dat ze de meeste dagen extra uren nodig had.

Nadat ze naar mijn advies luisterde - en ik stelde haar voor aan de Scales-methode - ervoer ze onmiddellijk een dramatische productiviteitsstijging, die er als volgt uitzag:

• Ze kon produceren drie keer meer creatieve ideeën voor blogartikelen
• Ze zou het kunnen publiceer al haar artikelen op tijd
• En ze kon al haar werk elke dag op tijd afronden (geen overuren meer!)

Benieuwd hoe ze het deed? Lees verder voor de stapsgewijze handleiding: adverteren

1. Reserveer 10 minuten voor de planning

Als het gaat om het aanpakken van productiviteitsproblemen, is het zinvol om te plannen voordat actie wordt ondernomen. Raak echter niet zo betrokken bij het plannen dat je erin verstrikt raakt en nooit voorbij het eerste honk gaat.

Mijn aanbeveling is om jezelf een specifieke periode te geven voor het plannen - maar houd het kort. Idealiter 10 of 15 minuten. Dit zou voldoende moeten zijn om na te denken over je plan.

Gebruik deze tijd om:

• Kijk naar de grote afbeelding.
• Denk aan het huidige doel en doel dat u wilt / wilt bereiken.
• Leg alle taken vast die je moet doen.

2. Breng uw taken op één lijn met uw doel

Dit is de kerncomponent die de Weegschaalmethode effectief maakt.

Het werkt als volgt:

Bekijk alle taken die u doet en bekijk het belang van elk van hen. specifiek, meet het belang van een taak door zijn kosten en baten.

Tegen kostprijs verwijs ik naar de inspanning die nodig is per taak (inclusief tijd, geld en andere middelen). Het voordeel is hoe nauw de taak kan bijdragen aan uw doel.

Om dit gemakkelijker voor u te maken, heb ik hieronder vier combinaties weergegeven waarmee u snel en gemakkelijk de prioriteit van elk van uw taken kunt bepalen:

Lage kosten + Hoog voordeel Advertising

Doe deze taken eerst omdat ze de eenvoudige zijn om te voltooien, maar help je dichter bij je doel te komen.

Goedkeuren van kunstwerken gemaakt voor een verkoopbrochure zou waarschijnlijk in deze categorie passen. U kunt eenvoudig beslissen of u de illustratie / lay-out leuk vond, maar uw goedkeuringsbesluit zou de productie van de folder en de daaropvolgende verkoopvoordelen van het verzenden naar potentiële klanten in gang zetten..

Hoge kosten + hoog voordeel

Breek de hoge-kostentaak op in kleinere. Met andere woorden, verbreek de grote taak in mini-taken die minder dan een uur in beslag nemen. En herevalueer vervolgens deze kleine taken en stel het juiste prioriteitsniveau in.

Stel u voor dat u werd gevraagd om een ​​productlanceringsplan te schrijven voor een nieuw, dagboekvrij eiwitpoedersupplement. In plaats van te proberen het plan in één keer te schrijven - probeer de verschillende secties op verschillende tijdstippen te schrijven (bijv. Besteed 30 minuten aan het schrijven van de inleiding, een uur aan het schrijven van de hoofdtekst en 30 minuten aan het schrijven van de conclusie).

Lage kosten + laag voordeel

Deze combinatie zou je laagste prioriteit moeten hebben. Geef jezelf 10-15 minuten om deze taak uit te voeren, of zet dit soort taken tussen waardevolle taken in als een nuttige pauze.

Dit zijn waarschijnlijk noodzakelijke taken (bijvoorbeeld routinetaken zoals het controleren van e-mails) maar ze dragen niet veel bij aan het bereiken van het gewenste doel. Houd ze ver in je prioriteitenlijst.

Hoge kosten + laag voordeel

Controleer of deze taken echt nodig zijn. Bedenk manieren om de kosten te verlagen als u besluit dat de taak moet worden voltooid. Advertising

Kunnen bijvoorbeeld tools of systemen helpen om de taak te versnellen? In deze categorie vindt u waarschijnlijk dingen als het controleren en bijwerken van spreadsheets voor verkoopcontacten. Dit kan een lastig en tijdrovend ding zijn om te doen zonder fouten te maken. Er zijn echter tal van apps beschikbaar die dit proces direct en naadloos kunnen maken.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe alleen gelukkig te zijn en van het leven te genieten

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Nu, terugkomend op de editor die ik eerder heb genoemd, laten we eens kijken naar haar typische dagelijkse takenlijst:

Nadat ik naar mijn advies had geluisterd, brak ze de taak Hoge kosten + Hoog voordeel op in kleinere. Haar taken zagen er toen als volgt uit (in volgorde van prioriteit):

En voor de taak om artikelen naar verschillende platforms te promoten, hebben we de voordelen bekeken en besloten we ons alleen op het meest effectieve platform te concentreren, waardoor de bijbehorende tijdskosten aanzienlijk lager uitvielen..

3. BONUS TIP: Taken met deadlines aanpakken

Zodra u uw taken hebt geëvalueerd, weet u hoe belangrijk elk van hen is. Dit geeft je meteen een kristalhelder beeld van welke taken je zouden helpen om meer te bereiken (in termen van het bereiken van je doelen). Soms zult u echter niet in staat zijn om de prioriteit van elke taak te bepalen, omdat er deadlines worden vastgelegd door externe partijen zoals managers en bureaus..

Wat te doen in deze gevallen?

Welnu, ik stel voor dat u na het bepalen van het belang en de waarden van uw huidige taken, de lijst afstemt op de deadlines en de prioriteiten dienovereenkomstig aanpast.

Laten we bijvoorbeeld eens een kijkje nemen in de wereld van de redacteur. Advertising

Sommige artikelen die ze heeft bewerkt moesten op specifieke data worden gepubliceerd. De schalenmethode maakt dit mogelijk, en in dit geval zou haar gewijzigde takenlijst er ongeveer zo uitzien:

Hopelijk kunt u nu zien hoe eenvoudig het is om het belang van taken te evalueren en hoe u ze kunt rangschikken in prioriteitslijsten.

De schalenmethode is anders dan alles wat je hebt geprobeerd

Door de schalismethode toe te passen, begint u uw werk op de juiste manier te prioriteren, en vooral: uw productiviteit met maximaal 10 keer verhogen!

En in tegenstelling tot andere methoden die niet echt uitleggen hoe het belang van een taak moet worden bepaald, helpt mijn methode je om elk van je taken op te delen in twee delen: kosten en baten. Mijn methode helpt u ook bij het nemen van vervolgacties op basis van verschillende combinaties van kosten en baten.

Begin nu meteen met 10 minuten besteden aan het evalueren van je dagelijkse dagelijkse taken en hoe ze aansluiten bij jouw doel (en). Zodra u deze informatie hebt, is het heel eenvoudig om uw taken in een prioriteitenlijst te plaatsen. Het enige dat overblijft, is dat je je volgende werkdag start door je nieuwe lijst te volgen.

Vertrouw me, als je eenmaal de schalenmethode begint te gebruiken, zul je nooit meer terug willen naar je oude manier van werken.

Aanbevolen foto credit: Vector Stock via vectorstock.com