Ik heb een handleiding nodig voor mijn leven!

Ik deed een paar dagen geleden iets routine - ik betaalde de eerste van de maand rekeningen online - en ik kwam vast te zitten. Voor het leven van mij kon ik de naam niet onthouden van een van de mensen naar wie ik betalingen stuurde. Alle informatie wordt opgeslagen in de instellingen van mijn bankrekening, maar ik moet de naam van de ontvanger invoeren, precies zoals deze in mijn administratie staat, om al het andere op te halen.

Dat is toen het mij trof:

Ik heb een handleiding nodig voor mijn leven! Advertising

Ik heb een wachtwoordbeheerder, persoonlijke informatiebank, Treo, online lijst met taken, herinneringensysteem, Moleskine-notebook - maar nergens had ik de stapsgewijze instructies voor het maken van deze betaling opgeschreven. Ik besefte ook niet dat ik de meeste taken die ik routinematig doe, heb vastgelegd. In plaats daarvan herinner ik me de eerste stap (bezoek een website, bel iemand, open een programma, enz.) En vertrouw op de gepresenteerde signalen. Als ik me niet meer kan herinneren hoe ik iets moet doen, werk ik eraan tot ik erachter kom.

Hoeveel tijd denk je dat ik heb verspild met het proberen om eenvoudige dingen te onthouden, zoals de stappen die nodig zijn om foto's te verwerken die ik heb genomen om ze af te drukken, of hoe ik mijn driemaandelijkse belastingbetalingen moet betalen, of hoe ik nieuwe bijdragers aan de Lifehack.org pool en geef ze op snelheid?

Wat ik moest hebben, besefte ik, is een enkele plaats waar deze processen, van cruciaal tot werelds, werden vastgelegd. Er zijn een paar goede redenen om iets als dit te hebben: adverteren

1. Tijd besparen: Zoals ik al zei, ik verspeel waarschijnlijk een paar extra minuten aan zowat elke routinematige taak die ik doe. Hoewel ik van dag tot dag waarschijnlijk niet mijn "gebruikershandleiding" zou moeten controleren, zou het leuk zijn om een ​​enkele referentie te hebben waar ik terecht zou kunnen komen als ik in de war raakte.
2. Voor inspiratie: Het stap voor stap opschrijven van een taak kan helpen verspilde inspanningen en onbetrouwbare processen te identificeren. Misschien is er een betere manier om een ​​taak te doen X? Ook voor taken die ik waarschijnlijk uitstellen, zou ik een hulpmiddel hebben om te voorkomen dat ik mezelf laat afleiden totdat alle stappen zijn voltooid.
3. Voor het oplossen van problemen: Hoe vaak heb je iets gedaan "zoals je altijd doet" en het verwachte resultaat niet gekregen? Als je een gids had om naar toe te gaan, zou ik ervoor zorgen dat ik alle noodzakelijke stappen aflegde en me kon helpen om te zien wat ik de eerste keer had gemist.
4. Voor training: Als ik ooit iemand had ingehuurd om een ​​deel van mijn werk over te nemen, had ik al stapsgewijze zelfstudies voor hen om te volgen.
5. In het geval er iets met me gebeurt: Als ik gewond zou zijn of zelfs (goedheid verhoede) gedood, hoe zou mijn familie de stukken oppakken? Ik ben de techneut voor de familie - het zou voor mijn dierbaren onmogelijk zijn om het assortiment online tools, software en hardware te vinden dat ik gebruik om mijn bedrijf en andere projecten te beheren.

Wat zou erin zitten?

Wat zou ik in mijn gebruikershandleiding plaatsen? Er komen een aantal dingen in me op, waaronder:

• De tools, zowel online als offline, gebruik ik om betalingen te accepteren, verwerken en uitvoeren.

• Bancaire processen - hoe ik rekeningen betaal en betalingen ontvang
• Boekhoudhulpmiddelen - Hoe houd ik mijn rekeningen bij
• Hoe ik klanten en adverteerders aan mijn systeem toevoeg

• Google Adwords en Adsense-processen - hoe identificeer ik zoekwoorden, hoe ik campagnes instel, hoe ik nieuwe advertenties aan mijn sites toevoeg
• Hoe ik een podcast produceer - mijn lokale en online workflows voor het opnemen, uploaden en distribueren van mijn podcasts

• Mijn kentekenregistratie vernieuwen
• Heractiveren van mijn ziektekostenverzekering (ik geef les als contractmedewerker, dus ik moet het opnieuw activeren telkens wanneer ik mijn contract verleng)
• Samen een nieuwe syllabus of online cursus plaatsen
• Een academische paper schrijven
• Enzovoorts…

Hoe zou het eruit zien?

Omdat een deel van de bruikbaarheid van een persoonlijke gebruikershandleiding de mogelijkheid zou zijn om het met andere mensen te delen, vooral als ik op een of andere manier onbekwaam was, lijkt het uitgesloten dat ik gebruik maak van een chique softwaretool of online applicatie. De beste gok is om een ​​enkel bestand in een standaard tekstverwerkingsformaat (Word .doc, .rtf) op mijn computer te bewaren en een bijgewerkte hardcopy afgedrukt in een binder.

Lees Volgende

10 Waarschuwingsborden met een laag zelfrespect en een gebrek aan vertrouwen

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

Het vinden van informatie in een papieren exemplaar kan echter een hele klus zijn: een duidelijke inhoudsopgave lijkt essentieel en een duidelijk organiserend schema. Pagina's - ten minste binnen een sectie - moeten sjablonen volgen, met dezelfde soorten informatie op dezelfde plaats op elke pagina. Ik ben verscheurd tussen twee organisatorische schema's, hoewel: moet het worden georganiseerd per onderwerp (bijvoorbeeld het betalen van rekeningen, het schrijven van artikelen, het organiseren van cursussen, enz.) Of door regelmaat (dingen die ik elke dag doe, dingen die ik wekelijks doe, dingen die ik maandelijks doe). , driemaandelijks, jaarlijks, etc.)? Advertising

Misschien allebei, eigenlijk - het punt is om net zo nuttig te zijn voor iemand anders als voor mijzelf, en wie weet hoeveel aanwijzingen ik zou kunnen geven of onder welke voorwaarden het misschien moet worden gebruikt onder?

Het samenbrengen

Ik hoor je daar, denkend "Dat klinkt als ontzettend veel werk!" En dat doet het. Wat ik echter denk, is dat zodra een sjabloon is gemaakt, het toevoegen van nieuwe pagina's vrij eenvoudig zou zijn. En in plaats van te gaan zitten en alles uit te zoeken, is het misschien nuttiger om het bestand open te houden en processen te documenteren terwijl u ze uitvoert in de loop van uw normale schema. Het kan een paar extra minuten per taak duren voor een paar dagen, maar aan het einde van een week heb je de meeste taken die je het vaakst volledig gedocumenteerd hebt. Voeg de maandbladen toe aan het einde van de maand en voeg de minder reguliere dingen toe zoals deze bij je opkomen, of wanneer je een uur of twee opzij kunt zetten om erover na te denken.

Klinkt gek? Misschien is het gek. En toch kan ik niet anders dan denken dat zoveel organisaties waar ik voor heb gewerkt - universiteiten, stichtingen, musea, het leger, bedrijven - over zulke documentatie beschikken, van standaardwerkprocedures voor verschillende taken tot trainingshandleidingen tot sjablonen voor het schrijven van beurzen. Als je zeker wilt weten dat een bepaalde standaard is bereikt elke keer dat je iets doet, je moet die standaard uitzoeken en documenteren. Advertising

Ik mag mijn persoonlijke gebruikershandleiding nooit openen als deze eenmaal is afgelopen, maar het zal leuk zijn om te weten dat dit mogelijk is. Het zal leuk zijn om te weten dat als ik ooit in het ziekenhuis wordt opgenomen, mijn partner ervoor kan zorgen dat de mensen die het moeten weten, weten en dat op zijn minst aan de minimale vereisten van mijn bedrijf kan worden voldaan. Het zal leuk zijn om te weten dat taken die ik heel zelden doe ergens gedocumenteerd zijn, dus ik stel niet uit door een "uit te werken" te doen X"toegang tot mijn takenlijst - en vervolgens uitstellen die taak omdat ik niet meer weet hoe ik erachter moet komen!

En jij dan? Wat voor soort informatie zou dat zijn u zet in uw persoonlijke gebruikershandleiding?