Is Google gereed om met uw bedrijf om te gaan? (Deel 2 van 2)

In deel 1 van dit bericht besprak ik het communicatieaanbod dat Google biedt en de rol die zij kunnen spelen voor het midden- en kleinbedrijf. In deze follow-up behandel ik hun productiviteits- en promotionele services, gaande van de productiviteitssuite Google Docs tot de gratis gehoste blogservice Blogger. Hoewel de communicatietools van Google over het algemeen vrij goed zijn, zijn hun productiviteits- en promotietools veel meer een alledaagse tas. Na het overzicht van de verschillende Google-services, zal ik een korte analyse bieden van hoe goed Google-apps zijn voor algemeen gebruik, evenals enkele nieuwe tools bespreken die in de nabije toekomst een grote impact kunnen hebben.

Productiviteit Apps

Google documenten biedt een redelijk alternatief voor dure kantoorsuites, hoewel voor gecompliceerd werk een tekort komt aan Microsoft Office of zelfs aan OpenOffice.org's desktop-gebaseerde software. Bestaande uit een tekstverwerker, spreadsheet en presentatiesoftware, importeert en exporteert Docs naar alle standaardformaten van Microsoft (hoewel het nog niet kan worden opgeslagen in de Docx-indeling van Office 2007).

De tekstverwerker is ideaal voor het maken, bewerken en bekijken van korte documenten, en biedt een reeks opmaakopties die typisch zijn voor standaardtekstverwerkingstaken. Voor langere documenten ontbreekt het echter aan Documenten: paginanummers kunnen alleen worden toegepast op afgedrukte uitvoer en de grootte van het document zelf is beperkt tot 500K, plus maximaal 2 MB per ingevoegde afbeelding. Hierdoor zijn Documenten slecht geschikt voor het maken van technische of trainingshandleidingen, maar ook voor formele documenten zoals juridische memoranda. Advertising

Spreadsheets en presentaties zijn evenzo groottebeperkt. Spreadsheets kunnen maximaal 256 kolommen, 200.000 cellen of 100 bladen zijn, afhankelijk van wat het eerst wordt bereikt. Presentaties die in Google Documenten zijn gestart, zijn niet beperkt in grootte, maar geïmporteerde presentaties zijn beperkt tot 10 MB of 200 dia's. Onder die limieten zijn beide applicaties echter erg sterk. Met de spreadsheet kunt u de meest voorkomende spreadsheetfuncties gebruiken en zelfs cellen vullen met gegevens die uit Google-zoekopdrachten zijn gehaald. Een formuliergenerator maakt het mogelijk om gegevens van bijvoorbeeld websitegebruikers te verzamelen en de gegevens te bekijken als een Google-spreadsheet.

De presentatie-editor is goed ontworpen, waardoor het samenstellen van presentaties ongeveer net zo eenvoudig is als met elk ander programma. Een aantal thema's is opgenomen en u kunt ook uw eigen achtergronden importeren. Het geven van presentaties is echter een ander verhaal. De presentatiemodus, zelfs wanneer u F11 gebruikt om de browser op volledig scherm weer te geven, bevat nog steeds een Google-werkbalk onder aan het scherm, waardoor de aandacht van uw dia's afneemt. U kunt uw presentatie ook niet bedienen met een PowerPoint-afstandsbediening.

Waar Google Docs uitblinkt, is samenwerken en delen, waarbij internet zeer effectief wordt gebruikt om werk gedaan te krijgen. Documenten en spreadsheets kunnen eenvoudig door meerdere gebruikers worden bewerkt, met tracking en machtigingen om ervoor te zorgen dat niets onherstelbaar gebeurt. Presentaties kunnen op afstand worden afgeleverd, gekoppeld aan Google Talk en worden beheerd via de computer van de host. Alles dat met Google Documenten is gemaakt, kan op internet worden gedeeld, als een webpagina of als een ingesloten document.

De nieuw uitgebrachte Google Apps Sync voor Microsoft Outlook Premium-abonnees kunnen Google Apps gebruiken als vervanging voor de dure Exchange van Microsoft. Het programma is naast Outlook geïnstalleerd en maakt het mogelijk dat kalenders en contactpersonen in uw bedrijf worden gedeeld en doorzocht, met functies zoals planningsbeschikbaarheid die gebruikers van Exchange verwachten. Notities, taken en tijdschriften worden niet gedeeld, maar voor bedrijven die er niet te zwaar op vertrouwen, kan dit een redelijk effectieve vervanging zijn voor Exchange. Met een migratiehulpprogramma kunnen bestaande Exchange-systemen eenvoudig worden overgezet naar uw Google Apps-account, waardoor het hele proces transparant is voor uw werknemers. (Een soortgelijk programma bestaat voor Lotus Notes gebruikers.) Adverteren

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Google Sites, een eenvoudig te gebruiken wiki-engine, biedt verdere opties voor samenwerking. Gecombineerd met de taakbeheerder in Gmail en de Google Agenda, kun je de meeste basisprojecten vrij gemakkelijk aan. Complexer projectbeheer is echter niet mogelijk - voor stroomdiagrammen, GANTT-grafieken en andere belangrijke pijlers voor projectbeheer heeft u een speciale toepassing nodig.

Google's Kalender is vrij krachtig, waardoor het eenvoudig is om evenementen toe te voegen en te delen. Een tekstinvoersysteem met natuurlijke taal analyseert uitspraken als “Lunch met Bob Smith in Joe's Cafe op 27 juni 's middags^th,” of u kunt afspraken toevoegen via een formulier. Kalenders kunnen eenvoudig worden gedeeld en er kunnen ook abonnementen op iCal-streams van derden worden gemaakt. Verschillende niet-Google-services, zoals de taakmanager Remember the Milk, gebruiken de API van Google om toegang tot hun services toe te staan ​​vanuit de interface Agenda, evenals.

Aan de nabije horizon is Google's nieuwe Golf platform, een real-time communicatie- en samenwerkingshulpmiddel dat elementen van e-mail, instant messaging, wiki's, documentbewerking, multimedia delen en sociale netwerken combineert. Wave is nog steeds in het testen van alleen-uitnodigingen, en zoals met alle dingen van Google kunnen we waarschijnlijk verwachten dat het nog lang in Beta zal blijven. Uit wat Google tot nu toe over Wave heeft vrijgegeven, lijkt het erop dat het een geweldige functionaliteit zal bieden aan een beperkt publiek van bedrijfsteams en afdelingen, waar traditioneel wiki's de belangrijkste vorm van samenwerking zouden kunnen zijn. Voor kleine face-to-face-bedrijven is het moeilijk om te zien wat Wave biedt, maar grotere bedrijven vinden het mogelijk een belangrijke stap vooruit van de huidige samenwerkingsplatforms..

Bevordering

Google is, op de juiste manier, een reclamebedrijf, vooral met de aankoop van online adverteerdersgigant Doubleclick. Het is dus logisch dat Google voor het promoten van uw bedrijf een prima plaats is om te draaien. Advertising

Blogger, De blogservice van Google biedt een degelijk genoeg platform voor een eenvoudige website. Functies zijn beperkt en het gebrek aan aanpassingsmogelijkheden kan het brandmerken van uw site bemoeilijken, maar het is gratis, zelfs als u de site onder uw eigen domeinnaam plaatst (wat eenvoudig is en goed gedocumenteerd is in de helpsectie). Voor alles wat complexer is dan een eenvoudige blog, wil je echter naar een andere service gaan.

Google's AdWords zijn een effectieve manier om uw bedrijf op internet te promoten. U kiest zelf hoeveel u wilt uitgeven en met welke zoekwoorden uw advertenties worden weergegeven, en Google zorgt voor advertentieplaatsing op relevante zoekpagina's en sites die Google-advertenties hosten. Zorg ervoor dat u uw bedrijf toevoegt aan Google's lokale zoekopdracht en Google Maps op de website Google Local Business Center ook, dus je komt op wanneer mensen zoeken naar bedrijven in jouw omgeving.

Kunt u uw bedrijf runnen met behulp van Google-applicaties en -services??

Dus, kunt u een bedrijf runnen met alleen Google-applicaties? Het antwoord is, “het hangt er van af.” Voor kleine, lokale bedrijven kunnen Google Apps, een Blogger-site en Google Voice meer dan voldoende zijn om vrijwel alles te verwerken wat ze nodig hebben. Bedrijven die veel samenwerken, vinden Google Documenten nuttig, ongeacht de grootte.

Voor grotere bedrijven, maar ook voor bedrijven die veel gevoelige informatie verwerken, staan ​​privacy- en beveiligingsproblemen op de loer. Het is zorgelijk dat uw e-mail, documenten en ander materiaal op servers van derden zijn opgeslagen, ongeacht wat het beleid van Google belooft. En Google is een groot doelwit voor hackers en andere soorten misdadigers - hoewel uw gegevens mogelijk nooit worden getarget, zijn er genoeg mensen die proberen Google te kraken om te zien of het kan. Advertising

Het gebrek aan klantrelatiebeheer (CRM) is een uitdaging, evenals het ontbreken van een database (ironisch genoeg is Google Base geen door de gebruiker programmeerbare database). Spreadsheets in combinatie met formulieren werken niet echt als een bruikbaar alternatief. Een klein verkoopteam kan dit beheren, maar een groot verkoopteam heeft meer geschikte tools nodig.

Offline toegang is ook een zorg, die slechts gedeeltelijk wordt opgelost door de offline plug-in van Google, Google Gears. Gears biedt ogenschijnlijk de mogelijkheid om offline te werken en uw updates te synchroniseren wanneer uw computer weer op internet is, maar biedt over het algemeen slechts een deel van de volledige mogelijkheden van de apps van Google. In Gmail kunt u bijvoorbeeld e-mails lezen en beantwoorden of nieuwe berichten opstellen, maar u kunt geen bestanden bij e-mails voegen als u zich in de offlinemodus bevindt. Google Docs is nog erger - toegang is alleen-lezen als het offline is, wat betekent dat je geen nieuwe documenten kunt maken of bestaande documenten kunt bewerken. Tot zover het werk in het vliegtuig laten doen ...

Ten slotte is er de kwestie van uptime. Google belooft 99,9% uptime op Google Apps - maar dat is een standaardbelofte die weinig betekenis heeft voor eindgebruikers. Pogingen om alleen in te loggen om uzelf midden in die .1% downtime te vinden, kunnen een groot gedoe zijn, vooral als u wacht op een belangrijke e-mail of op het punt staat een belangrijk document te verzenden.

Aan de andere kant ervaren kleine en middelgrote bedrijven beveiligings- en uitvalproblemen, net zo ernstig (zo niet meer), of dit nu door gebrek aan expertise, gebruikersfouten of gewoon pech is. En de kans is groot dat u niets bezit van de kennis over resources, personeel en beveiliging die Google tot uw beschikking heeft om u te beschermen.

Uiteindelijk hangt het ervan af of Google-toepassingen en -services geschikt zijn voor uw bedrijf, afhankelijk van uw behoeften. Weeg uw vereisten zorgvuldig af en kies uit het menu met apps van Google wanneer deze voldoende op de factuur passen. Waar ze dat niet doen, kijk je naar hun concurrenten bij Zoho, ThinkFree en zelfs Microsoft (zoals Office Live, binnenkort met het aanbieden van online versies van Office-applicaties). Maar je zou veel erger kunnen doen dan eerst aan Google denken.