Productiviteit, op basis van technologie en redundantie

Je computer loopt vast. Het zal niet opnieuw opstarten. Wat doe jij? Niets productief. De ochtend is verspild, de technicus komt en vertelt je dat je een nieuwe harde schijf nodig hebt, en je middag is ook weg terwijl je gaat winkelen voor een nieuwe.

Er zijn miljoen varianten van dit scenario. We bevinden ons in een precaire situatie wanneer we volledig en volledig op technologie vertrouwen om onze productiviteitssystemen te onderhouden en de taken uit te voeren die we onszelf met hen hebben opgedragen. Technologie geeft persoonlijke steroïden voor productiviteit; alles is sneller. De meesten van ons typen sneller dan we schrijven en het gebruik van e-mail als een vorm van dagelijkse communicatie stelt ons in staat om het aantal storende gesprekken en telefoontjes dat we dagelijks ontvangen drastisch te verminderen. We leren dus te vertrouwen op technologie, zo veel dat wanneer het faalt - en dat is zo - we kunnen sprakeloos worden als we de oude vraag stellen, wat is de volgende actie? Advertising

Twee jaar geleden was ik in een dergelijke positie. Mijn taakbeheersysteem was een tekstbestand dat lokaal op mijn computer was opgeslagen. Een computer die met storende regelmaat faalde. Het zou niet uitmaken of ik mijn taakbeheersysteem heb opgeslagen in een Google-document; op het moment dat ik geen andere computer of iPhone had en hoe dan ook, wat als Google Docs zou mislukken??

We moeten leren minder afhankelijk te zijn van technologie. En ik bedoel niet dat we onze computers moeten laten vervallen als het middelpunt van ons productiviteitssysteem, maar we hebben redundantie nodig. Redundantie voor het systeem en redundantie voor de situatie.

Redundantie voor het systeem

Redundante systemen zijn systemen die ervoor zorgen dat een probleem met een enkele component geen problemen oplevert voor andere componenten of het systeem als geheel. Dit gebeurt meestal door verdubbeling van componenten; ofwel dezelfde component op een andere plaats (zoals off-site back-ups), of gewoon dezelfde component op een ander medium dat geen verband houdt met de eerste. Advertising

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

Wat te doen bij het vervelen op het werk (en waarom je je eigenlijk verveelt)

U zou dus kopieën van uw takenlijst op twee computers kunnen bewaren en ervoor zorgen dat ze altijd up-to-date zijn voor het geval een van hen daalt. U kunt afhankelijk zijn van Time Machine (als u op een Mac werkt) om dit soort redundantie voor u te bieden, of een kopie te bewaren in Gmail of Google Documenten, of nog beter (zo niet enigszins obsessief), al het bovenstaande. Of u kunt de lijst op papier schrijven en een kopie van de lijst van uw computer naar uw telefoon e-mailen.

Als het gaat om computer-gebaseerde systemen, is synchronisatie tussen meerdere apparaten een goed begin. Maar het is ook een goed idee om een ​​kopie te bewaren die niet afhankelijk is van elektronen. Uw vermogen kan uren gaan (dezelfde dag dat u bent vergeten uw laptop op te laden en de nacht ervoor op te bellen). Met deze oplossingen kan alles gebeuren, terwijl als je dingen hebt geschreven of afgedrukt, het systeem een ​​stuk minder wispelturig is. Iemand met wie je samenwoont, kan per ongeluk je takenlijst weggooien of je huis kan afbranden (in dat geval is het laatste waar je aan denkt of je takenlijst in orde is), maar het is veel minder waarschijnlijk dat je de toegang verliest tot je online en offline exemplaren tegelijk.

Redundantie voor de situatie

Het andere probleem met teveel vertrouwen op technologie heeft te maken met de uitvoering. Zelfs als u uw takenlijst op een vel papier hebt staan ​​zodra de stroom is uitgeschakeld, wat doet u dan? Niets, als u het niet gepland hebt. Een van de uitstekende tools die veel productiviteitssystemen bieden, is een soort variatie op GTD's Contexten, en ze zijn onder meer nuttig in precies dit soort situaties. Advertising

In bijna elk project is er meestal een taak die zonder de hulp van een computer kan worden uitgevoerd - zelfs als het gebruik van een computer onder normale omstandigheden de beste manier is om dit te doen. Het idee is dat als u uw contexten correct hebt ingesteld, als u geen toegang hebt tot een computer, u een context gebruikt die is ingesteld voor offline werk. Geen internetverbinding, schakel uw @internet-context uit en naar iets anders. Als u een eerlijk deel hebt dat offline kan worden gedaan, maakt u gewoon een @offline-context en schakelt u ernaar over wanneer u het nodig hebt. U kunt ook meerdere contexten gebruiken voor één taak. Als uw werk op een computer moet worden uitgevoerd maar zonder een werk, kunt u een extra @offline- of @nopower-context toevoegen die werkt als een secundaire regel in de gebruikelijke context van de taak.

Het is meestal een kwestie van persoonlijke smaak over hoe u uw systeem instelt om aan onverwachte veranderingen aan te passen, maar het komt erop neer dat u vooruit moet plannen voor deze situaties en klaar bent om te gaan met een lijst van dingen die in de toekomst kunnen worden gedaan. ondertussen.

Contexten gaat over het hebben van een productiviteitssysteem dat de omgeving waarin u zich bevindt en de hulpmiddelen die u ter beschikking staan, omvat en aanpast. Beschouw technologische faling van welke aard dan ook als gewoon een andere omgeving. Vooruit plannen dat iets mis kan gaan, is niet pedant zijn, het is slim en het heeft zelfs een naam in de public relations-wereld: crisisbeheer. Elk goed public relations-team heeft een plan voor een crisis, zodat als er iets gebeurt, ze direct in actie kunnen komen. Er is geen reden waarom je dit niet kunt doen met persoonlijke productiviteit. Advertising

Het is veel gemakkelijker voor ons dan voor PR-jongens; tijdens je wekelijkse beoordeling, terwijl je nieuwe taken instelt, scan je gewoon door je lijst en klap een context op alles wat offline gedaan kan worden. Eenvoudig - duurt een minuut of twee langer dan je wekelijkse beoordeling gewoonlijk doet. Je zou weken of maanden kunnen gaan zonder het te gebruiken, maar het zal de moeite waard zijn als de tijd voor technisch falen komt. In plaats van dat je je gevoel voor het werk van de dag hiermee op gang hebt gebracht “ramp” en terwijl je daar zit met een verwarde uitdrukking, ben je binnen no-time weer aan de slag. Dat is waar redundante systemen over gaan.