Productiviteit eenvoudig gemaakt Selecteren wat u moet doen Volgende met GTD

In de vorige aflevering van de Productiviteit eenvoudig gemaakt (met behulp van GTD om je productiviteit te verbeteren), hadden we het over waar te beginnen met GTD - de brain dump-oefening. Vandaag is het tijd om je enorme lijst met dingen te maken en een actiegericht plan te maken dat het selecteren van wat je nu doet maakt erg makkelijk.

Als u geen methodologie in uw werk gebruikt, kan het moeilijk zijn om uw volgende taak te selecteren. Er zijn zoveel dingen te doen, maar toch zo weinig tijd. Je kunt eerst de belangrijkste taken proberen, maar hoe beslis je wat echt belangrijk is en wat alleen lijkt te zijn? Verder is iets inderdaad belangrijk of juist dringend?

Het oplossen van uitdagingen zoals deze is waar GTD echt op schijnt. U kunt de methodologie gebruiken om uw hersenstortplaatslijst te nemen en deze op te delen in bruikbare secties, op de minst verwarrende manier mogelijk.

Uw lijst verdelen in projecten

Je hersendumplijst is niet iets waarmee je effectief kunt werken. Als je productief wilt zijn, heb je iets kleins en beter beheersbaar nodig.

De eerste stap naar het maken van zoiets is om je takenlijst om te zetten in een lijst van projecten. Hoe doe je dat nu??

Neem je lijst en verzamel alle vergelijkbare taken samen. Met soortgelijke bedoel ik de taken die hoofdzakelijk betrekking hebben op hetzelfde gebied.

Laten we zeggen dat je een freelance ontwerper bent en een blogger, als een voorbeeld. Op je hoofdlijst kunnen er taken zijn zoals: verbeter het menu voor client X, ontwerp aangepaste knoppen voor client X, maak een paar finishing touch op de Y-site van de klant, schrijf een nieuw bericht voor mijn blog, update WordPress. Advertising

U kunt dergelijke taken uitvoeren en ze verdelen in groepen van: client X-taken, client Y-taken, mijn blogtaken - dit zijn jouw projecten.

Ik gebruik een specifiek voorbeeld omdat dit de eenvoudigste manier is om de meeste dingen uit te leggen, maar het concept kan eenvoudig worden toegepast op andere gebieden en verschillende soorten taken. De hoofdregel voor het herkennen van een project is om zoek minstens twee taken die nauw met elkaar verbonden zijn.

Dit is de eerste benadering: taken uitvoeren en deze in projecten verzamelen. Er is ook een tweede aanpak: complexe taken selecteren en projecten om hen heen creëren. Door complex, bedoel ik alles dat vereist meer dan één actie ondernemen om ze te voltooien.

Hier is nog een voorbeeld. Zoiets als “laat de auto repareren” zal waarschijnlijk op je lijst verschijnen. Dit klinkt als een enkele taak, maar dat is het niet. Om dit voor elkaar te krijgen, moet je een aantal taken uitvoeren. In dit geval: kies een monteur, bel ze en maak een afspraak, breng je auto naar de monteur, pak de auto op. Uiteindelijk is een ogenschijnlijk eenvoudige taak om de auto te laten repareren een project geworden. En dat is OK.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Uiteindelijk wil je uiteindelijk een aantal projecten waarbij elk project uit minstens twee taken bestaat. Vanaf hier kunt u doorgaan naar de volgende stap.

Lijst met volgende taken

Dit is waar u het grootste deel van uw tijd besteedt aan het werken met GTD.

Vanaf nu heb je je lijst met projecten, maar weet je nog niet goed wat je ermee moet doen. Begin met selecteren slechts ÉÉN taak van elk project, en zet het vervolgens op een aparte lijst.

Deze ene taak zou het volgende redelijke ding moeten zijn dat je kunt doen om een ​​bepaald project op gang te krijgen. Elk project heeft zo'n taak, dus het selecteren ervan zou geen probleem moeten zijn. Advertising

Voor ons voorbeeld van autoconstructie zou de volgende taak zijn om een ​​monteur te kiezen.

Probeer echter niet meer dan één te selecteren. Ik weet dat voor sommige projecten het lijkt alsof er tegelijkertijd meer taken moeten worden uitgevoerd, maar het is niet waar. Zelfs als je twee taken hebt waarvan je denkt dat je ze tegelijkertijd moet doen, begin je er nog steeds mee en doe je de andere. Het is niet mogelijk om één taak te doen met uw linkerhand en de andere met uw rechterhand. Blijf bij een volgende taak voor elk project.

De lijst die u nu aan het maken bent (een die slechts één taak van elk project bevat) wordt de lijst met volgende taken. De naam verklaart het goed genoeg. Het is de lijst die alle taken bevat die u nodig hebt om de volgende te regelen; niets meer.

Dingen selecteren om te doen in de volgende takenlijst

De lijst zelf is nog steeds een verzameling van veel verschillende taken, dus je moet een manier vinden om te beslissen welke je eigenlijk eerst moet doen.

Er zijn vier belangrijke factoren die u kunnen helpen beslissen wat u moet doen als u naar uw volgende takenlijst kijkt.

1. Uw context.

Dit klinkt mooi, maar wat het eigenlijk betekent, is de omgeving waarin je je momenteel bevindt. Enkele mogelijke contexten zijn: op kantoor, thuis, op mijn telefoon, winkelcentrum, enzovoorts.

Het is duidelijk dat sommige taken alleen kunnen worden uitgevoerd als je in de juiste context bent. Als u een kantoorbaan hebt, kunt u geen taakgerelateerde taken uitvoeren als u niet op kantoor bent, dus raak uw verstand er niet mee lastig als u thuis bent. Advertising

Dit contextprincipe is vrij duidelijk, maar het is nog steeds goed om het in gedachten te houden om te kunnen ontsnappen aan onproductief denken dat ons soms in de steek laat.

2. Beschikbare tijd.

Verschillende taken verbruiken verschillende hoeveelheden tijd. Als u slechts 30 minuten over heeft, heeft het geen zin om aan de nieuwe marketingstrategie voor uw bedrijf te beginnen ...

Probeer bij het selecteren van een taak altijd te voorspellen hoe lang het kan duren en vergelijk het met de hoeveelheid tijd die u daadwerkelijk hebt.

3. Beschikbare energie.

Misschien heb je gewoon geen zin om creatief werk te doen ... Misschien is wat simpel lichamelijk werk nu meer geschikt ... zoals het wassen van de auto of zoiets.

Dit is OK, je hoeft niet de hele dag op je 100% mentale kracht te zijn. Soms is het goed om die andere momenten te gebruiken om ander werk te doen.

4. Prioriteiten. Advertising

Dit is waar het plezier begint. Het laatste element om te beslissen wat je vervolgens moet doen.

Kortom, ik weet zeker dat je een idee hebt over wat prioriteiten zijn. Ofwel is iets op dit moment belangrijk voor u of niet.

Gisteren voelde je je prima, maar vandaag voel je je ziek, dus naar een dokter gaan heeft de hoogste prioriteit, ook al had het gisteren geen prioriteit.

Prioriteiten kunnen dagelijks veranderen; dit is normaal. Dit betekent niet dat je een ongeorganiseerd persoon bent. Ik zou het tegendeel zeggen: als je de afgelopen tien jaar dezelfde prioriteiten hebt, is het misschien tijd om erover na te denken.

Dit is slechts een vereenvoudigd model van prioriteiten, en voor nu zal het doen. GTD neemt het idee van prioriteiten echter veel verder en verandert het in iets veel nuttiger. We gaan het hebben over prioriteiten in een van de volgende berichten, maar denk er voorlopig alleen maar aan als het antwoord op de vraag “wat is de belangrijkste taak voor mij op dit precieze moment in de tijd?”

Dat is eigenlijk het als het gaat om het selecteren van wat je vervolgens moet doen. Gewoon om samen te vatten:

1. Maak uw projectenlijst.
2. Neem één taak uit elk project en plaats deze in je volgende takenlijst.
3. Kies wat u vervolgens moet doen op basis van uw context, beschikbare tijd, beschikbare energie en prioriteiten (in die volgorde).
4. Doe de opdracht.
5. Plaats een andere taak uit hetzelfde project in de volgende takenlijst.
6. Ga terug naar punt # 3.

Een vraag aan jou. Vind je GTD-complex en uitdagend om te implementeren?? Om eerlijk te zijn, dat was mijn eerste indruk. Maar ik ben blij dat ik het toch heb geïmplementeerd, dat is zeker.

(Photo credit: Your Next Step via Shutterstock)