Zoeken naar een gedeelde virtuele werkruimte?

In mijn coachingpraktijk zoek ik steeds vaker naar manieren om met mijn klanten samen te werken aan gedeelde documenten en projecten. Ik kijk om twee redenen naar online oplossingen:

1. Het geeft mijn cliënt en ik toegang tot documenten en kan er op elk moment samen aan werken. Mijn klanten zijn drukke mensen die de flexibiliteit nodig hebben om aan hun eigen schema's te werken.
2. Mijn praktijk omvat lange-afstandscoaching met behulp van telefoon, IM (Instant Messaging) enz. Wanneer we moeten werken aan of documenten uitwisselen, zijn PDF, e-mail en fax ondoeltreffende hulpmiddelen.

We willen een online werkruimte kunnen opzetten om op één plek aan documenten en projecten te werken. We moeten in staat zijn om: adverteren

• Online documenten plaatsen en bewerken;
• Synchroniseer onze agenda's (in het bijzonder Outlook), met online agenda's en visa versa;
• Voeg online agenda's samen in groepsagenda's om in één oogopslag te zien wanneer iedereen bezig / vrij is;
• Discussiegroepen plaatsen;
• Ontvang waarschuwingen via e-mail of sms wanneer een van de eerste drie functies (documenten, agenda's, discussiethreads) is gewijzigd of toegevoegd door groepsleden.

Best simpel, toch? Dat zou je denken. Ik ging naar de eerste twee plaatsen waarvan ik wist dat ze een aantal of al deze diensten aanboden: Google en Microsoft. Grote teleurstelling.

Google Discussiegroepen

Het goede nieuws
Het is gratis. Dat is moeilijk te verslaan. En Google heeft twee andere sterke punten als een plek om werk gedaan te krijgen: a) het is volledig webgebaseerd en b) er is een schat aan verschillende hulpmiddelen.

Webgebaseerd zijn betekent dat u niet alleen documenten, discussies en kalenders kunt opslaan en bekijken, maar dat ze ook allemaal in de browser kunnen worden bewerkt en gedeeld. Geen enkele client van welke aard dan ook die op uw computer is vereist (anders dan een webbrowser); u hoeft nooit iets te downloaden tenzij u items offline wilt synchroniseren.

Een bijzonder krachtig hulpmiddel is de Forms-functie die beschikbaar is via het Google-spreadsheet. Hiermee kunt u een enquête maken die op verschillende manieren kan worden opgezet en deze kan koppelen aan een spreadsheet waarin de reactiegegevens worden verzameld. Ik heb het verschillende keren gebruikt en ben er dol op. Het heeft niet de kracht en de 'lak' van sommige van de speciale online enquête-aanbiedingen (zoals die van Constant Contact), maar het is veilig, flexibel en gratis. Google Forms heeft een standaardsjablooncollectie waarmee u uw enquête of vragenlijst op een aantal aantrekkelijke manieren kunt instellen met minimale ontwerptijd. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

De rijkdom aan hulpmiddelen die beschikbaar zijn op de Google-site is echt indrukwekkend. Google Discussiegroepen, Documenten, Agenda, Google Talk (IM), Blogger, Picasa, aan en uit ... Maar dat brengt me bij ...

Het slechte nieuws
Voor zo'n schat aan hulpmiddelen, het gebrek aan integratie bevloeide me. Simpel gezegd, er is bijna GEEN manier om een ​​tool op een geïntegreerde manier met een andere te gebruiken. Wilt u uw gedeelde Google-documenten vermelden in een Google-discussiegroep? Dat kan ik niet doen. Wilt u uw Google-agenda's synchroniseren om een ​​gedeelde groepsagenda te maken in Google Discussiegroepen? Dat kan ik ook niet doen. Wilt u een Google Docs-spreadsheet insluiten in een Google Docs-document? Nee. De lijst met wat je niet kunt doen, gaat maar door.

Aanbeveling:
Gebruik Google als u een gratis tool wilt om online werk te delen, maar verwacht niet veel. Het gebrek aan integratie op dit punt in het spel is frustrerend. Het is vooral vreemd omdat Google een zeer krachtige verzameling afzonderlijke hulpmiddelen in handen heeft. Het heeft geen zin dat ze niet beter geïntegreerd zijn.

Windows Office Live

Het goede nieuws
Waarschijnlijk de twee grootste pluspunten van de Microsoft-tools zijn dat a) ze vrij goed zijn geïntegreerd met Microsoft Office (vooral Office 2007) en b) er veel meer opslagruimte beschikbaar is (5 GB versus Google's 100 MB). Advertising

Als u een Office Live-account hebt, die gratis is, kunt u uw Office-documenten (Word, Excel, enz.) Rechtstreeks opslaan in uw online werkruimte. Daar kunt u anderen uitnodigen om ze te bekijken en te bewerken.

Er is een melding beschikbaar voor de meeste soorten activiteiten in een Office Live-werkruimte.

Het slechte nieuws
Hoewel de verschillende tools beter zijn geïntegreerd via het exemplaar van Office dat u op uw computer hebt, is de netto-bruikbaarheid niet groter dan het Google-aanbod. De zwakke punten vallen in drie gebieden:

• Iedereen die documenten in uw gedeelde werkruimte opent, moet een exemplaar van MS Office bezitten voor volledige bewerkings- en integratiefunctionaliteit. Deze beperking 'alleen voor Microsoft-klanten' is een serieuze beperking. Er is waarschijnlijk een niveau van bruikbaarheid met Open Office, maar dat staat nog ver af van de platformonafhankelijkheid van Google Documenten.
• Er is geen manier om online te bewerken. Dit betekent dat als u onderweg bent, u niet gemakkelijk bij uw documenten kunt komen via een internetcafé of de meeste smartphones (niet dat het bewerken van Google Documenten vanaf een smartphone een picknick is, maar het kan in ieder geval worden gedaan).
• De kalenderintegratie is een nachtmerrie. Ik heb urenlang geprobeerd om erachter te komen hoe een agenda op Office Live kan worden ingesteld die wordt gesynchroniseerd met mijn Outlook-agenda. Niet alleen werkt dat niet, het kostte me een eeuwigheid om te vinden waar mijn agenda naar toe gaat wanneer ik het online publiceer (het gaat naar een site met het adres startende calendars.office.microsoft.com, die niet is gekoppeld aan de rest van de Office Live-site die ik kan vinden). En je kunt twee manieren niet synchroniseren. U kunt uw online agenda alleen synchroniseren met Outlook, en niet andersom. Dat is een serieuze beperking voor een 'live' groepswerkruimte.
• Een ander zwak punt is de verwarde relatie tussen Windows Live, Office Live en Office Live Small Business. Oh wacht - er is ook Microsoft Groove! Het onderscheid tussen deze aanbiedingen is onduidelijk en er lijkt geen enkele integratie te zijn tussen Windows Live (dingen zoals Messenger) en Office Live. Verder is het onderscheid tussen de verschillende 'levens' onduidelijk. In elk geval in Google is duidelijk waar elke tool voor is, ook al spelen ze niet goed samen.

Conclusie?

De tool die ik wil bestaat niet. Gezien het enorme aantal spelers op dit gebied en de explosie van interesse in virtueel, samenwerkend leren en werken, ben ik verrast. Ik heb ook gekeken naar een aantal betaalde sites, zoals Central Desktop. Dit werkt zeker beter dan Microsoft of Google, maar doet nog steeds niet een aantal van de basisfuncties (zoals het synchroniseren en samenvoegen van meerdere agenda's). Gezien het feit dat Central Desktop een vergoeding aanrekent, zou ik verwachten dat het serieuze toeters en bellen heeft. Niet zo. Ik ga ervan uit dat er ergens in het high-end intranet een eigen tool is die dit doet, maar het is zeker niet beschikbaar voor de rest van ons. Advertising

Dus wat is de conclusie? We moeten verschillende tools gebruiken om een ​​virtuele werkruimte samen te voegen: Microsoft heeft een behoorlijk goede Office-integratie (met de opvallende uitzondering van de Outlook-agenda), Google heeft veel goede afzonderlijke hulpprogramma's voor delen, Tungle heeft een fantastische groepsagenda, Central Desktop doet een fatsoenlijke baan maar beschuldigt.

Als ik één systeem moest kiezen, komt Google waarschijnlijk het dichtst in de buurt. Google is vrij goed in het synchroniseren van agenda's op manieren die u kunt delen, bij het hosten van blogs, het opslaan en bewerken van documenten in de HTML / Web-omgeving en het bieden van een zeer eenvoudige gedeelde ruimte in Google Discussiegroepen. Geen enkele andere site biedt dit allemaal “in een plaats”. Maar dan is dat de grootste frustratie bij Google, hun 'is ook niet' op één plek '. Je moet van Agenda naar Documenten naar Blogger naar Groepen springen en weer terug om een ​​idee te krijgen van wat je groep van plan is. Hoe een site al deze tools apart zou kunnen huisvesten en ze niet in één interface zou samenbrengen, is voor mij een compleet raadsel. Ze hebben zelfs de interface al - stel een getabde versie van iGoogle in en kijk wat ik bedoel!

Google rust niet (of liever niet zittend) op zijn lauweren. Er is een nieuw deelproject in de vroege ontwikkeling genaamd Google Wave waarmee gebruikers ideeën, bestanden, documenten, video en audio in realtime kunnen delen (denk aan IM) en asynchroon (denk 'posting'). Als ze nu een echte groepsagentiefunctie en volledig bewerkbare Google Documenten daarin kunnen integreren, komen we mogelijk ergens terecht!

Ik kijk er erg naar uit om de oplossingen van anderen te lezen in de zoektocht naar gedeelde virtuele werkruimten.