Hoe beter u werkt, hoe eenvoudiger u in deze productiviteitsval valt

Hoe langer je werkloopbaan duurt, hoe meer verantwoordelijkheden je krijgt. Dit kunnen promoties zijn, teams beheren of meer projecten en taken op zich nemen. Het zijn positieve veranderingen, want het is goed om te groeien en extra kansen te ondervinden.

Na verloop van tijd zul je je echter realiseren dat er een limiet is aan de hoeveelheid verantwoordelijkheden die je aankunt. Je bent drukker en drukker geworden, maar je hebt opgehouden grote dingen te bereiken. U stelt mogelijk dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse doelen, maar wanneer u aan het eind van elke maand terugkijkt op uw taken en doelen, ziet u dat de vooruitgang slecht is geweest - of zelfs niet bestaat.

De Productivity Trap

In de meeste gevallen, als uw carrière vordert en u meer verantwoordelijkheden opdoet, zijn er meer dingen die uw vermogen om efficiënt te werken belemmeren. Hier zijn er slechts een paar:

• Meer mensen willen contact met u opnemen vanwege uw goede werk, kennis en expertise.
• Je ontvangt tonnen e-mails, uitnodigingen om te ontmoeten en connecties op LinkedIn.
• Je beheert een team met leden die constant om je hulp of feedback vragen.

Tenzij je bovenmenselijk bent, zul je merken dat je eigen taken overspoeld worden door het bovenstaande. En hoewel het eerlijk is om te zeggen dat de bovenstaande taken waardevol zijn, zijn ze niet de meest betekenisvolle of productieve voor u of uw carrière.

Anders gezegd, je bent in een productiviteitsval beland. Deze val wordt genoemd oppervlakkig werk. Advertising

Door constant bezig te zijn met het helpen van anderen en het omgaan met onbelangrijke communicatie, verliest u de tijd en energie om u te concentreren op de essentiële dingen. U helpt misschien om uw team of afdeling soepel te laten werken, maar u bent niet echt in uw voordeel. Je hebt bijvoorbeeld geen tijd meer om naar continue verbeteringen te zoeken en geen inspiratie meer voor innovatief denken en het bereiken van grote doelen.

Het kan u helpen om het op deze manier te bedenken: 80% van uw werk wordt waarschijnlijk besteed aan taken met een lage waarde, terwijl slechts 20% wordt besteed aan hoogwaardige taken. Je zit een halve dag in vergaderingen en besteedt het grootste deel van de resterende tijd aan het verwerken van je uitgaven, het beantwoorden van e-mails, het helpen van collega's, enz.

Als u uw carrière weer op het goede spoor wilt krijgen en opnieuw grote dingen wilt bereiken, moet u uw werk op tijd beheren. Laten we kijken hoe het gedaan is.

Hoe u uw werktijd verstandig kunt besteden

Het Pareto-principe is een goede manier om te beginnen. Het verwijst naar de opmerking dat vaak 20% van wat we doen 80% van onze resultaten oplevert. En omgekeerd produceert 80% van wat we doen slechts 20% van onze resultaten.^[1]

Advertising

Wat uw persoonlijke werk betreft, is het waarschijnlijk dat 80% van uw inspanningen gericht zijn op ondiep werk - wat u slechts minimale resultaten oplevert. De resterende 20% van je inspanningen (die je in niet-ondiep werk steekt), is echter het deel dat de resultaten oplevert die er echt toe doen.

Lees Volgende

10 Waarschuwingsborden met een laag zelfrespect en een gebrek aan vertrouwen

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Welke stappen moet u nemen om dit te keren? Er zijn twee dingen die je nu kunt doen.

1. Minimaliseer niet-essentiële werkactiviteiten

Als ik zeg minimaliseren, bedoel ik niet afgesneden. De meeste taken hebben waarde, maar u moet ervoor zorgen dat u zich prioritair richt op de waardevolle taken.

Om dit te bereiken, kunt u overwegen 'time blocking'. Hier plant u tijd om uw eigen belangrijke taken uit te voeren - zonder onderbroken te worden. Stel je voor dat je tegen je team zegt: “Ik ga de komende twee uur in een privékantoor werken, dus ik voltooi een stuk dringend werk.” Door dit te zeggen, heb je de grenzen bepaald en jezelf ook de tijd gegeven om je te committeren aan alle belangrijke taken of projecten die op je lijst staan.^[2]

Een andere suggestie voor u is om een ​​maximumlimiet per week (en zelfs per dag) in te stellen voor het beantwoorden van vragen of mededelingen van mensen. Dit kan voorkomen dat anderen u te gemakkelijk bereiken. Als collega's bijvoorbeeld bijna onmiddellijke antwoorden verwachten van u wanneer ze u een e-mail sturen, begint u uw responstijden te verminderen. Door dit te doen, zult u aantonen dat u echt druk bezig bent, en uw collega's kunnen elders naar antwoorden gaan zoeken - of zelf antwoorden bedenken. Advertising

2. Delegeer taken en verantwoordelijkheden

Doe je werk dat mensen die aan jou rapporteren kunnen doen? Het is een veel voorkomend probleem dat veel managers (vooral nieuwe) ervaren. Als u echter uw doelen wilt bereiken, moet u leren sommige van uw taken te delegeren aan leden van uw team.

Om dit te doen, moet u eerst beslissen wat u kunt delegeren. Als het niet iets is dat alleen jij kunt doen, overweeg het dan aan anderen te delegeren. Jij zou degene moeten zijn die voor het grote geheel zorgt - maar niet verloren gaat in de details.

Hoe het beste te delegeren? Het belangrijkste is om duidelijke richtlijnen voor mensen vast te stellen. Sta geen onduidelijkheid toe in uw instructies en ga er niet van uit dat anderen alles begrijpen wat u hen vraagt ​​te doen.

Vaak is het zinvol om verantwoordelijkheden te delegeren in plaats van alleen eenmalige taken. Bijvoorbeeld, in plaats van een van uw team te vragen om de statistieken van deze maand voor een presentatie voor te bereiden, moet u ze verantwoordelijk maken voor alle statistieken die uw team nodig heeft. Door dit te doen, zullen ze waarschijnlijk experts worden in het sourcen en vergelijken van statistieken, en zullen ze genieten van de extra verantwoordelijkheid die aan hen is gegeven.

Natuurlijk zullen er momenten zijn dat mensen niet aan je verwachtingen voldoen. Dit zou je kunnen laten denken: “Waarom kunnen ze niet doen wat ik vroeg??” of “Waarom kan ik niet maken dan begrijpen wat ik wil?” Wees voorzichtig, want wanneer je dit soort vragen begint te stellen, nemen je stressniveaus toe en begin je te denken aan het terugnemen van een aantal van de taken die je hoopte te delegeren. Advertising

Het antwoord op het bovenstaande dilemma is om regelmatig de prestaties te beoordelen van mensen aan wie u taken of verantwoordelijkheden hebt overgedragen. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat ze begrijpen wat er van hen wordt verlangd en indien nodig kunt u indien nodig aanvullende begeleiding bieden.

Het is ook nuttig voor beide partijen als je je meer concentreert op de algemene vaardigheden die nodig zijn om taken te voltooien, in plaats van elke stap te doen die nodig is om specifieke taken te voltooien. Met andere woorden, leren loslaten.^[3] Bijvoorbeeld, in plaats van woord-voor-woord door te gaan met het schrijven van een verkoopmail, richt u zich eenvoudig op de belangrijkste elementen, zoals pittige koppen, beknopte zinnen en krachtige call-to-actions..

Reap Powerful Rewards door Time Your Friend te maken

Als je carrière is ontspoord, moet je wat tijd besteden aan het opnieuw beoordelen van je prioriteiten en hoe je je werk beheert.

Zorg ervoor dat de belangrijke taken uw prioriteit zijn en laat deze ongeveer 80% van uw werktijd in beslag nemen. Gebruik de resterende 20% van je tijd om te werken aan niet-essentiële taken. Als dit ertoe leidt dat u onvoldoende tijd heeft om de niet-essentiële taken te voltooien, dan is dit waar de delegatie binnenkomt.

Train bekwame leden van je team om taken en verantwoordelijkheden op zich te nemen waar je geen tijd meer voor hebt. Ze zullen er baat bij hebben nieuwe dingen te leren, en je zult er voordeel van hebben door tijd te hebben om je te concentreren op de belangrijke dingen.

Er is maar zo veel tijd per dag, dus zorg ervoor dat je het verstandig gebruikt. Doe dit, en je zult meer bereiken dan je ooit voor mogelijk had gehouden.

Aanbevolen foto credit: Pixabay via pixabay.com

Referentie

[1]	^	De balans: Het principe van Pareto begrijpen - De 80-20 regel
[2]	^	Ondernemer: tijdblokkering: een productiviteitsgereedschap
[3]	^	Inc: 7 strategieën om beter te delegeren en meer te doen