De evolutie van de kalender Hoe u vandaag een kalender gebruikt

Er is een grote migratie aan de gang waar je je bewust van moet zijn, opdat het je niet zonder je medeweten inhaalt. Je kalender wordt opnieuw vormgegeven, maar het is niet alleen vanwege nieuwe technologie ... het komt door je nieuwe gewoonten.

Tot 20 jaar geleden was je agenda alleen een papieren item dat aan je muur werd geplakt, in je agenda werd gevonden of op je bureau zat waar afspraken werden verzameld. Het is ontworpen als een object waarop u vergaderingen met andere mensen hebt opgenomen met een pen of potlood. De datums zijn gerangschikt in kolommen, lijsten of als een matrix van vakken, zodat u een tijdsvraag als een bezette ruimte op de pagina kunt weergeven. (EEN “tijd vraag” is een verbintenis die door een persoon is gemaakt om een ​​taak in de toekomst uit te voeren.)

Snel vooruit door de innovaties van de afgelopen 30 jaar. Spreadsheets, e-mailprogramma's met elektronische agenda's, Palm PDA's, Blackberry's, iPads, Google Agenda, Microsoft Exchange ... en wanneer u in 2012 aankomt, vindt u gewoonten en technologieën die werden geïnspireerd door wat een kalender was, maar die nog steeds worden beperkt door onze oude concepten.

Je kunt deze limieten in de meest populaire tijdmanagement- en productiviteitsboeken van vandaag zien - geschreven, zoals ze waren, door “babyboomer” auteurs. Voor hen is het veranderen van een item in een kalender van oudsher een moeilijke taak om uit te voeren. Het gaat om het vinden van de juiste pagina, het gebruik van een gum of White-Out om een ​​item te verwijderen, een pen of potlood te vinden en een nieuwe afspraak te schrijven. Netjes.

Slechts een paar grootschalige agenda's zouden u in staat stellen om activiteiten op te nemen in stappen van 15 minuten, vanwege de grootte van uw handschrift, zodat u zich zou concentreren op het opnemen van alleen belangrijke afspraken. Het feit dat deze kalenders op papier stonden, betekende ook dat ze konden scheuren, nat werden of in het vliegtuig konden blijven. Je wilde absoluut je hele leven niet op een papieren kalender opslaan.

Er kwam een ​​regel uit die tijd en die is ingebed in de productiviteitsboeken van vandaag: adverteren

“Plaats alleen afspraken met andere mensen in uw agenda.”

(Zijn gevolg is: “plaats niets anders in uw agenda.”)

Sommigen hebben dit gewijzigd om te zeggen dat je alleen grote verplichtingen diende te stellen “moet” gebeuren op een bepaalde dag en tijd in uw agenda. (De zwakke definitie van “moet” maakt de regel een wazige.) Er zijn problemen met deze aanpak. Als je als student niet vanavond hoeft te studeren voor een examen, kun je niet de moeite nemen om die vroege evaluatiesessie te plannen en in plaats daarvan naar een film te kijken..

Dit waren redelijke richtlijnen voor een tijd wanneer de termijn “in je agenda” betekende dat een tijdsvraag die je had gecreëerd letterlijk op een papieren document werd geschreven als een afspraak. Het is een oude manier van denken die gewoon niet past in de technologie die we vandaag beschikbaar hebben. In de wereld van vandaag, zoals David Allen van GTD zegt, is een kalender slechts een speciaal soort lijst.

Hij heeft gelijk.

Het enige verschil tussen een generieke lijst en een kalender zijn de datums en duur die in de laatste zijn opgenomen. Advertising

Wanneer u deze informatie aan de items in een lijst toevoegt, wordt deze gebruikt “temporele tagging” en deze act transformeert een actie zoals “Pak de melk op” in “Pak de melk op om 17.00 uur op maandag, en neem 20 minuten”. Zodra tijdseisen worden toegewezen aan temporele tags, kunnen ze worden opgemaakt in overzichtelijke kalenderweergaven die overeenkomen met dagen, weken, maanden, jaren, enz..

Dit is niet helemaal nieuw. Mijn oude DayRunner Diary verlaten in 1997 bood meerdere manieren om te kijken naar de tijd van mijn leven, in de vorm van verschillende papieren inserts.

Wat is veranderd, is de manier waarop we technologie gebruiken om tijdwensen te beheren en deze opvattingen vorm te geven.

Vandaag hebben we een stortvloed aan tijdwensen die elke dag om ons leven heen waaien. Ze kunnen op de volgende manieren worden vastgelegd:

• Mental: Deze bestaan ​​alleen in je hoofd (bijvoorbeeld een mentale toon voor jezelf om vanavond pasta te hebben voor het avondeten).
• Papier: Deze worden geschreven (bijvoorbeeld een takenlijst met de acties die aan u zijn toegewezen in een vergadering.)
• Electronic: Deze bestaan ​​in bits en bytes (bijvoorbeeld de tijdvereisten begraven in uw e-mailinbox.)

Aan een subset van de elektronische items zijn temporele tags toegewezen. Wanneer u uw agenda ophaalt, vraagt ​​u gewoon om een ​​segment of weergave te zien van alle elektronische tijdseisen die toevallig getagged zijn.

Een kalender is dan uitzicht. Omdat het elektronisch is, kunt u vragen om een ​​aantal verschillende weergaven die niets te maken hebben met de limieten van de geschreven of afgedrukte pagina. U kunt zoveel tijd vragen als u wilt, zonder ooit te weinig ruimte te hebben. Advertising

Als je een magische geest had, zou je waarschijnlijk een tijdelijke tag aan zoveel mogelijk tijdseisen in de windstorm hechten als je zou kunnen. Wanneer een tijdsvraag bijvoorbeeld door een e-mail wordt geactiveerd, zou je het volgende gesprek met je geest hebben:

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

1. “Ik moet een uur werken aan een nieuwe blogpost. Toon me mijn agenda voor morgen.”
2. “Bedankt, genie. Er is morgen geen ruimte. Toon me de kalender voor volgende week.”
3. “Bedankt, genie. Boek het voor vrijdag, volgende week, om 15.00 uur.”

Vandaag hoeven we niet onze eigen geest te krijgen om de bovenstaande stappen te volgen als we ons mentale model veranderen van wat een kalender is en waar het zit.

Mentaal Model # 1: wat de nieuwe kalender is

Door een kalender te zien als een tijdsaanduiding of een weergave, wordt de handeling van het kijken naar uw agenda omgevormd tot een dynamische activiteit waarin u afwisselt tussen weergaven, terwijl u items verandert. Het maken, herschikken, herformuleren, verlengen, inkorten en verwijderen van tijdvereisten wordt eenvoudig. Bijna onmerkbaar, we gaan in deze richting omdat de nieuwste technologie in de vorm van tablets, smartphones en laptops het gemakkelijker maakt om deze veranderingen elke dag uit te voeren.

Met groter gemak komt de mogelijkheid om een ​​groter aantal tijdvragen te beheren, omdat we de gewoonte ontwikkelen om een ​​groter percentage van meer tijdwensen tijdelijk te taggen en de elegantie en kracht van het gebruik van verschillende aanzichten te beheersen om alleen de informatie te zien die we nodig hebben de juiste tijd.

Mentaal Model # 2: waar de nieuwe kalender zit

De tijd vereist in deze nieuwe wereld zit niet op papier, in een draagbare gadget of op een harde schijf. In plaats daarvan bevinden ze zich in een elektronische cloud die wordt geopend door een scherm dat ons een realtime weergave geeft. Nat worden is niet langer een probleem en geen van beide is een batterijstoring of een crash, vanwege de aanwezigheid van niet-betrouwbare back-ups. We zijn nooit zonder onze tijdwolk, zelfs als we ons favoriete apparaat thuis vergeten, omdat andere methoden kunnen worden gebruikt om verschillende weergaven te krijgen. Op een dag hebben we zelfs horloges die een kalenderweergave kunnen weergeven. Advertising

Nieuwe technologie heeft de adoptie van deze nieuwe mentale modellen mogelijk gemaakt, maar het zijn onze dagelijkse gewoonten die deze migratie stimuleren. We sturen gestaag door op de manier waarop we tijdwensen beheren en worden alleen beperkt door technologie-innovators die traag begrijpen wat we proberen te doen en hoe we het proberen te doen.

Helaas zijn onderzoekers ook traag in het halen, hoewel een deel ervan wel laat zien dat temporele tagging en agendaweergaven worden gebruikt door mensen die beter zijn in time management. Met deze technieken kunnen ze een groter aantal tijdsvragen beheren: een nog grotere storm.

Dat zou geen verrassing moeten zijn. De hard-gecodeerde weerstand in de tijdmanagementboeken was gebaseerd op een papieren paradigma. Met de herdefinitie van een kalender als een weergave van tijdwensen en de cloud als de ultieme opslaglocatie, kunnen we onze eigen magische geest gebruiken om ons productiever te maken.

Aanbevolen fotomunt: agenda en potlood via Shutterstock en inline foto Agendakaart door Joe Lanman via Flickr (CC BY 2.0)