De enige 5 tools die u nodig hebt om GTD te implementeren

Als je Lifehack regelmatig bezoekt, weet ik zeker dat je de Getting Things Done-serie die hier de laatste tijd is gezien, hebt opgemerkt. De afgelopen weken heb ik de methodologie zelf besproken en hoe deze te gebruiken in uw dagelijkse inspanningen (zowel werk als persoonlijke projecten).

Wat ik echter niet heb gedaan, is dat je op zoek bent naar specifieke tools die je kunt gebruiken om je GTD-leven gemakkelijker te maken. Welnu, dat is precies wat ik vandaag ga doen.

Laat me je eraan herinneren dat er 7 hoofdelementen van GTD zijn: Projectenlijst, Volgende takenlijst, Toekomst / Misschien Lijst, Kalender, “Wachten op” Lijst, Resource-bestanden en het ongrijpbare element - vertrouwen.

Elk van deze kan worden afgehandeld met behulp van de eenvoudigste tools die mogelijk zijn - pen en papier. Maar aangezien we in de 21e eeuw leven, is het waarschijnlijk niet de meest effectieve manier voor sommige mensen.

Wat volgt is een lijst met geweldige gereedschappen die vanaf het begin GTD-vriendelijk zijn, of eenvoudig kunnen worden aangepast aan de GTD-manier van werken.

Uw inbox

Zoals ik al zei in een van de posts in de GTD-reeks (Your Daily Graph of Activity), beginnen de meeste mensen hun werk meestal in hun inbox.

Deze inbox hoeft geen werkelijke inbox te zijn (e-mail of traditionele mailboxen). Zoals gedefinieerd in GTD is een inbox dat “eenvoudig de plaats waar alle inkomende dingen landen”. Dit geeft ons veel mogelijkheden met betrekking tot de feitelijke tools of software die we willen gebruiken voor onze inboxen.

Sommige hulpmiddelen en software die het beste werken, zijn: adverteren

1. Elke e-mailsoftware

Dit is duidelijk, maar de eenvoudigste oplossingen zijn vaak de beste. Je e-mailsoftware (ongeacht wat je gebruikt) is perfect opgezet om als inbox te worden gebruikt voor sommige inkomende dingen omdat ... nou ja, het heeft gewoon een inbox erin - en elke e-mail die je krijgt wacht daar op je om hem te lezen.

Een belangrijk ding om te onthouden is echter dat u bij het omgaan met nieuwe e-mails onmiddellijk actie tegen hen moet ondernemen.

Maar wat te doen als u een nieuw verzoek tegenkomt dat niet via e-mail is verzonden? Dit is waar andere hulpmiddelen in het spel komen.

2. Denk aan The Milk

Remember The Milk (of RTM) is een geweldig hulpmiddel en het heeft veel meer GTD-toepassingen dan alleen handelen als een inbox.

Ten eerste is RTM in wezen een taaklijsttoepassing. Het is online beschikbaar (voor alle besturingssystemen) en het heeft ook veel versies voor andere platforms (iPhone, iPad, Android).

Echter, om het eigenlijk gewoon een te noemen “to-do-lijst applicatie” is nogal een understatement. Het kan worden gebruikt voor elke activiteit waarbij lijsten met dingen handig zijn.

Omdat er bijvoorbeeld een iPhone-versie is, kunt u deze gebruiken als boodschappenlijst tijdens het winkelen of als een eenvoudig kladblok dat u onderweg kunt gebruiken, zodat er geen briljante ideeën aan uw hoofd ontsnappen. Of je kunt het gebruiken als een extra inbox. Telkens wanneer u een nieuw verzoek tegenkomt dat niet via e-mail is verzonden, kunt u het in een aparte lijst binnen RTM plaatsen (bij voorkeur een met de naam “postvak IN”). Advertising

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Teruggaan naar RTM zelf. De tool is heel gemakkelijk te gebruiken. Het ondersteunt meerdere lijsten, vier prioriteitsniveaus, tags, veel toetsenbordsneltoetsen (ze maken het werken met RTM bliksemsnel als je ze eenmaal onder de knie hebt), RSS-feeds, iCal-feeds, herinneringen en meer.

Lijst met projecten

Vaak is de Projectlijst een behoorlijk uitgebreid stuk GTD-onroerend goed ... zogezegd. Het moet perfect georganiseerd zijn, dus elk project is gemakkelijk te begrijpen en gemakkelijk om mee te werken.

Voor mij is er maar één manier om dit op de juiste manier te doen - met behulp van mindmaps.

Ter herinnering (met dank aan Wikipedia), amindmap is “een diagram dat wordt gebruikt om woorden, ideeën, taken of andere items weer te geven die zijn gekoppeld aan en gerangschikt rond een centraal sleutelwoord of idee”. Of in gewoon Engels - het is de beste manier om je gedachten een fysieke vorm te geven (in dit geval, het creëren van een digitale weergave van je gedachten).

De meeste projecten zijn slechts half georganiseerd rond veel verschillende gedachten die wel degelijk zinvol zijn, maar moeilijk in een traditioneel lijst- of tekstdocument kunnen worden geplaatst. Mindmaps kunnen zo'n situatie echter uitzonderlijk goed aan. Daarom zijn mindmaps perfect om met uw projectenlijst om te gaan.

3. FreeMind

Als het gaat om mindmapping digitaal (op een computer), zijn er veel tools die dit mogelijk maken. Niettemin, er is er een die de moeite van het bekijken waard is. Het heet FreeMind.

De naam geeft een vrij goede hint dat de tool gratis is - en dat is een goede zaak. Maar er is meer goed nieuws - er zijn versies beschikbaar voor de meeste populaire platforms en besturingssystemen. Niet alleen dat, maar u kunt ook downloaden “binaries” (FreeMind is een echt open source project).

Maar het beste nieuws is: FreeMind is het gemakkelijkst te gebruiken, het snelst en het kleinst (in termen van geheugen en gebruikte schijfruimte) die beschikbaar zijn. In essentie is dit de beste tool voor mindmapping die beschikbaar is. Advertising

(Als je liever online tools hebt om met lokale bestanden op je computer om te gaan, kun je MindMeister bekijken. Het ziet er ook behoorlijk indrukwekkend uit. Het biedt alle belangrijke functionaliteit voor mindmapping en heeft veel extra dingen, zoals de mogelijkheid om bijlagen, afbeeldingen, pdf's en andere bestanden op te nemen. Maar het is niet gratis. Het minder dure plan dat beschikbaar is, is $ 4,99 per maand.)

Volgende takenlijst, Toekomst / misschien lijst, “Wachten op” Lijst

Uw lijsten, waarbij de lijst met Volgende taken bovenaan loopt, zijn de plaatsen waar u het grootste deel van uw tijd besteedt aan het werken met GTD. Daarom moeten ze gemakkelijk toegankelijk en gemakkelijk om mee te werken zijn. Online toegang hebben vanaf elke computer en besturingssysteem is ook een leuke zaak.

Dit is waar Remember The Milk komt nog een keer in het spel. Ik heb RTM eerder in dit bericht uitgebreid beschreven, dus ik ben er zeker van dat je de waarde ervan ziet als het gaat om het werken met allerlei soorten lijsten.

Een bijkomend voordeel van het gebruik van slechts één tool voor al uw lijsten is dat u niet hoeft te spelen met ontelbare verschillende inlognamen en lokale bestanden. De meest effectieve manier is om altijd te focussen op een minimum aantal tools en deze in te passen in je werkgewoonten.

Kalender

Dit is eenvoudig, en ik weet zeker dat je het kan zien komen ...

4. Google Agenda

Ik denk niet dat ik je moet overtuigen waarom Google Calendar geweldig is. Ik weet zeker dat je je al hebt aangemeld (of voor een vergelijkbare tool / oplossing).

De belangrijkste kenmerken van een GTD-kalender tool zijn:

• Beschikbaar vanaf elke computer (met internettoegang)
• Ondersteunt herinneringen
• Ondersteunt meerdere agenda's voor één gebruiker
• Ondersteunt het delen van evenementen met andere gebruikers
• Ondersteunt lopende evenementen

En Google Calendar heeft ze allemaal gedekt. Er zijn ook veel apps beschikbaar voor elk mobiel platform. Advertising

Bron- / referentiebestanden

De enige moeilijkheid met bronbestanden is dat ze behoorlijk goed georganiseerd, toegankelijk en bij voorkeur beschikbaar moeten zijn vanaf elke computer met internettoegang.

Dit kan gedaan worden door twee dingen te implementeren.

1. Maak eerst een map / map ergens op de harde schijf van uw computer. Deze map bevat al uw bronnen - dingen die handig kunnen zijn als referentie bij het werken aan uw projecten. Het is jouw taak om deze map netjes te organiseren en het zo gemakkelijk mogelijk te maken.
2. Verbind het vervolgens met Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox is een tool waarmee je je gegevens kunt synchroniseren tussen meerdere apparaten die je gebruikt, maar het is ook geweldig om direct online je inhoud te bekijken via de Dropbox-website.

Dit alles maakt het perfect om op te treden als een basis voor GTD-referentiebestanden. Je kunt niet alleen je bestanden synchroniseren op elke machine die je gebruikt, maar je krijgt ook een online back-up zodat je je geen zorgen meer hoeft te maken dat je spullen 's nachts verdwijnen nadat een harde schijf defect is geraakt.

Als je Dropbox gewoon gebruikt om de meest essentiële gegevens op te slaan, kun je gaan met hun gratis abonnement (tot 2 GB vrije schijfruimte beschikbaar, hoewel je smerige ruimte kunt krijgen door anderen uit te nodigen voor de service). Later kunt u eenvoudig uw account upgraden naar “Pro 50”, waar je 50 GB krijgt voor een bescheiden betaling van $ 9,99 per maand.

Conclusie

Zoals je kunt zien, heb je maar 5 tools nodig om GTD volledig in je leven te implementeren. (Trouwens, “elke e-mailsoftware” telt als een.) En dit is goed, want hoe minder hulpmiddelen je gebruikt, hoe gemakkelijker het is om je spel bij elkaar te houden en ze voor je te laten werken. Als u te veel hulpmiddelen gebruikt, worden ze een last in plaats van een versterker voor effectiviteit en productiviteit.

Welke hulpmiddelen gebruik je als onderdeel van je GTD-aanpak? Deel ze alsjeblieft in de reacties hieronder.

(Photo credit: Dirty Set handgereedschap via Shutterstock)