De reden waarom u e-mails archiveert, is niet wat u denkt

U besteedt 10% van uw werkweek aan het indienen van e-mails, zo blijkt uit onderzoek door IBM. Dat is 4 uur. Werkelijk? Een halve werkdag om e-mails in te dienen? Toen ik het onderzoek las, geloofde ik het ook niet. Maar als iemand die al meer dan 15 jaar training in tijdmanagement geeft, heb ik leerlingen ontmoet die echt gepassioneerd bezig zijn met het indienen ervan. Je kent waarschijnlijk ook zo iemand. Je hebt hun Outlook-mappen links van hun inbox gezien. Sommige zijn echt een kunstwerk - 60 mappen diep en 6 breed. Structuren die in de loop van de tijd zijn gegroeid en zijn veranderd, zoals het nest van een mier in de aarde is ingegraven. Je kunt bijna voelen dat die mensen wanhopig proberen een e-mail naar een map te slepen, maar het past gewoon niet. Er wordt een andere map gemaakt. En het nest met tunnels groeit.

Het IBM-onderzoek heeft gekeken naar wat we doen met e-mails. De onderzoekers gebruikten termen zoals “hervinden” om het proces te beschrijven van het zoeken naar een e-mail die we in het verleden hebben gelezen en die we opnieuw moeten lezen of waar we iets aan moeten doen. Ze observeerden meer dan 85.000 terugkerende acties over 345 gebruikers. Hun inzichten zijn ongelooflijk. Advertising

Er zijn 3 soorten filer

De gebruikers werden opgesplitst in 3 groepen als het ging om archivering: Geen Filers, Frequent Filers en Spring Cleaning Filers. Welke Ben jij?

E-mails niet beantwoorden wanneer dat zou moeten

37% van de e-mails die de gebruikers hebben geopend, moet zijn beantwoord, maar was dat niet. We noemen dit het “Struisvogel e-mailen”. Iemand die e-mails opent, aftekent en vervolgens weer sluit. Ik wed dat je dat nog nooit hebt gedaan;) Reclame

Mappen maken om te begrijpen wat we moeten doen

We maken mappen omdat we denken dat we onze e-mails veilig willen wegleggen totdat we ze weer nodig hebben. Onderzoek wijst uit dat er nooit meer naar meer dan 80% van de e-mails wordt gekeken. Waar we echt mee bezig zijn, is een “voor het geval dat” antwoord. “Welnu, misschien moet ik mijn billen bedekken voor het XYZ-project, dus ik zal dit indienen,” wij zeggen. Het antwoord van de goeroes? Wees er goed in om geavanceerd zoeken te gebruiken, want je weet altijd iets over de e-mail die je wilt laten zien. U herinnert zich wie het is, een sleutelwoord, de ruwe datum - iets dat u zal helpen om de e-mail te herstellen. Voeg daarbij het feit dat de meeste bedrijven 7 jaar lang e-mails archiveren en je zult zien dat er geen gevaar is voor het kwijtraken van de e-mail.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

De reden waarom we mappen links van onze inbox maken, is om de e-mailgerelateerde taken te begrijpen die we moeten doen. Het lijkt een beetje alsof je door het bos loopt met een machete, hakkend aan het struikgewas. Terwijl we weghakken en e-mails in mappen plaatsen, kunnen we de weg vooruit zien, alsof we de struiken opruimen en weggaan om het pad voor de boeg te zien. De onderliggende reden dat we dit doen, is dat we onze inbox gebruiken als onze takenlijst, en we zijn van mening dat het essentieel is om die takenlijst te bekijken als we vooruitgang willen boeken. Advertising

Maar hier is de echte wrijving ...

We hebben een prachtige mappenstructuur gemaakt, breed en diep, die met ons is gegroeid nu we onze taak hebben uitgebreid. Het meest vernietigende inzicht van het onderzoek is dat degenen die bestanden opnemen net zo lang duren als degenen die geen bestand indienen om een ​​e-mail te achterhalen! Dit komt omdat de mappen zijn gemaakt als een manier om de inbox leeg te maken, niet als een manier om ze te ordenen om opnieuw te kunnen worden aangemaakt. Daarom, wanneer de Frequent Filer op zoek is naar een e-mail, kunnen ze geen logische volgorde volgen om die e-mail te achterhalen, omdat er geen is. Bovendien is hun archiveringsstructuur op hun e-mailsysteem anders dan die op hun harde schijf, dus ze hebben in wezen twee archiefkasten die worden gebruikt. Elke kamer heeft een andere structuur volgens het formaat, dat wil zeggen één archiefkast voor e-mails en één voor al het andere. Dat komt neer op een slecht gestructureerd archiefsysteem. Advertising

Dus, wat is het antwoord??

1. Stop met het direct indienen van uw e-mails.
2. Zet al uw mappen, met hun e-mails, in het archief.
3. Word goed in het gebruik van geavanceerd zoeken om uw e-mails te vinden in Outlook, Gmail of Apple Mail.
4. Geavanceerde actie: gebruik je inbox niet als een takenlijst. Maak er elke dag een voor jezelf. Deze tijdmanagementsjabloon zal helpen.

Aanbevolen foto credit: Jeremy Bishop via unsplash.com