De gratis 10 standaard technische tips van deze One die een verschil maken

Coaching gaat meestal over 'de grote verandering': het genereren van belangrijke nieuwe bedrijfsstrategieën of leiderschapsgedrag. Maar onderweg zijn er ook tientallen kleine aanpassingen die een groot verschil maken. Velen daarvan bevinden zich op het gebied van technologie.

Vooral als ik met kleine bedrijven en eenzame ondernemers werk, stel ik voor om een ​​verscheidenheid aan tools en benaderingen te ontwikkelen om capaciteit te bouwen en obstakels uit de weg te ruimen. Hier zijn 10 tips die worden getrokken uit interacties die ik elke dag met klanten heb.

Een woord over beveiliging. Dit artikel gaat niet in op beveiligingsproblemen. Als u externe servers, Bluetooth-verbindingen, gegevensopslag op uw telefoon, enz. Gebruikt, zijn er aanzienlijke beveiligingsproblemen. Lifehack, Google, About.com en andere sites kunnen belangrijke, actuele informatie over deze problemen verschaffen. Of praat met uw lokale technologie-goeroe. Zodat je het weet.

Dat gezegd hebbende, hier gaan we:

1. Ontdek hoe u bestanden kunt delen en exporteren

• Ongeacht welke boekhoudsoftware u gebruikt, leer hoe u naar een Excel-spreadsheet of een CSV-bestand (door komma's gescheiden waarde) kunt exporteren. Dit stelt een coach of consultant in staat om uw financiële situatie gemakkelijk te beoordelen (zonder u te belasten voor het handmatig opnieuw invoeren van de gegevens!). De meeste financiële software heeft een 'Opslaan als ...' of 'Exporteer ...' item onder 'Bestand'. Bekijken.
• CSV-bestanden zijn ook een standaardindeling om contactgegevens van uw PIM (Personal Information Manager) zoals Outlook of Entourage te exporteren. Wanneer u bijvoorbeeld uw contactgegevens exporteert, kunt u deze in een spreadsheet laden voor samenvoegingen van e-mails, of deze uploaden naar diensten zoals Constant Contact om elektronische nieuwsbriefcampagnes te maken.
• Wanneer u documenten (zoals cv's, rapporten of bedrijfsplannen) per e-mail verzendt ter beoordeling, wilt u er zeker van zijn dat het document er precies uitziet zoals u het hebt verzonden. U wilt ook uw documenten beveiligen tegen kwaadwillige of onbedoelde wijzigingen. De beste manier om voor beide problemen te zorgen, is door het document op te slaan als een PDF (Portable Document Format). Een vergrendeld PDF-document komt er PRECIES uit zoals je het hebt verzonden en kan niet gemakkelijk worden gewijzigd. Nieuwere versies van de meeste kantoor- en grafische software kunnen worden opgeslagen, afgedrukt of geëxporteerd in een PDF-indeling. Er zijn ook een aantal gratis- of share-ware-programma's die u kunt downloaden en die vrijwel elk document of afbeeldingsbestand naar een PDF kunnen converteren.

2. Wees systematisch in het gebruik van mappen en bestanden

• Of het nu gaat om individuele documentnamen of hele bestandssystemen, maak een naam- en locatiesysteem dat u kunt herhalen. U bespaart tijd en vermindert fouten. Ik heb bijvoorbeeld een map 'Nieuwe klant' die alle lege submappen heeft die ik normaliter nodig heb voor clientdocumenten. Wanneer een nieuwe client aan boord komt, kopieer en hernoem ik gewoon de map 'Nieuwe klant' en ben ik klaar om de al genoemde submappen te vullen met nieuwe documenten. Op die manier weet ik dat elk document dat ik maak voor elke klant hetzelfde huis heeft.
• Ooit gezocht naar een bestand in een bepaalde map en het daar niet gevonden? Wij zijn gewoontedieren. Zo waarschijnlijk niet, dan zul je daar de volgende keer dat je dat bestand wilt hebben er opnieuw naar kijken. Tenzij er een duidelijke reden is om dit niet te doen, kunt u overwegen om het bestand te verplaatsen naar de map waarin u het bestand eerst zocht.
• Gebruik bij het benoemen van bestanden een standaardstructuur zodat a) de naam aangeeft waar u naar kijkt en b) uw bestanden correct sorteren wanneer u de map opent. Een tip hiervoor is om bestanden 'jaar-maand-datum-bestandsnaam.doc' een naam te geven voor bestanden met meerdere versies (bijv. 2009-07-23-nieuwsbrief.doc) en om de sorteercriteria voor die map in te stellen. 'datum - meest recente eerst'. Op die manier worden de bestanden elke keer dat u de map opent gesorteerd, zodat u het bestand kunt zien waar u het laatst aan gewerkt hebt bovenaan de lijst.

3. Back-up

Ik weet. Ongelooflijk saai. Maar echt, als u geen back-up maakt van uw spullen, vraagt ​​u om problemen. En vandaag, met de verschillende back-upoplossingen die beschikbaar zijn, is er geen reden om dat ijskoude gevoel achter je nek te laten kruipen als je je realiseert dat er iets heel ergs is gebeurd met je computer. Advertising

• Als uw software een auto-save-functie heeft, gebruik deze dan. Hoe lang moet het interval liggen tussen automatisch opslaan? Ik weet het niet. Hoeveel werk ben je in orde met opnieuw doen? 10 minuten? 20 minuten? 2 minuten?
• Back-ups van het volledige systeem. Vandaag kunt u externe harde schijven, off-site netwerkback-ups en back-ups krijgen die plaatsvinden terwijl u slaapt of terwijl u werkt. Een van mijn favoriete back-upprogramma's is SyncBack SE. De technologie is goedkoop en gebruiksvriendelijk. Er is geen excuus.
• Slimme telefoon als back-up. Je smartphone kan veel coole dingen doen. Wist je dat je het kunt gebruiken om je contactgegevens en agenda op te slaan? Met een goede smartphone zoals een Blackberry, IPhone of Palm kunt u eenvoudig al uw contactgegevens en uw agenda opslaan en up-to-date houden. Deze telefoons worden geleverd met software waarmee u gegevens kunt synchroniseren met uw hoofdcomputer. U kunt ervoor zorgen dat beide apparaten dezelfde agenda en contactgegevens hebben. Nooit een slecht idee. Dat brengt me bij het volgende item ...

4. Synchroniseren of zinken!

Wist u dat uw telefoon uw contacten, agenda, taken, notities en meer met uw computer kan synchroniseren? Als uw telefoon en computer ingebouwde Bluetooth hebben, hoeft u niet eens iets aan te sluiten. Steeds vaker kunt u externe servers en Bluetooth gebruiken om tekstverwerkingsprogramma's, spreadsheets, PDF's en andere documenten op uw telefoon op te slaan als goed.

Door je computer te synchroniseren met je telefoon, zul je niet alleen je PIM-items up-to-date houden, maar je hebt ook een andere vorm van back-up gemaakt!

5. Graaf een beetje dieper

Een collega of klant zal soms vermelden dat ze van plan zijn een duur stuk software te kopen om een ​​specifiek probleem op te lossen. Meestal is de software die ze overwegen overkill. Het is niet dat de software niet goed is of dat het de problemen die ze willen niet oplost, het is gewoon een kwestie van ROI. De investering in geld en trainingstijd wordt vaak niet gerechtvaardigd door het rendement op de productiviteit.

De oplossing? Graaf een beetje dieper in de software die je al hebt. Hebt u eigenlijk een van de basislessen voor uw kantoorpakket of boekhoudsoftware bekeken / gelezen? De meeste mensen zijn verbaasd over hoeveel ze kunnen doen met wat ze al op hun computer hebben.

Als een bepaalde functionaliteit ontbreekt, is er een grote kans dat iemand dat gat heeft aangesloten met gratis software die u online kunt downloaden of gebruiken. Ik experimenteer bijvoorbeeld met Tungle, een online oplossing waarmee mensen afspraken kunnen boeken in mijn gratis slots. De online boekingen worden automatisch gesynchroniseerd met mijn Outlook-agenda. En het is gratis.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

6. Leer uw sommen

Hoewel spreadsheets oorspronkelijk zijn uitgevonden om elementaire boekhoudfuncties te behandelen, is het waar ze echt schijnen modelleringsmogelijkheden en opties. Het meer geavanceerde spul is voor full-time spreadsheet-specialisten, maar er zijn basics die ik bijna dagelijks gebruik bij het doen van financiële aanbevelingen aan klanten. Advertising

Spreadsheets stellen me in staat om verschillende gemiddelden en verhoudingen te vergelijken, sommige getallen te veranderen en de verschillende resultaten direct te zien, zonder de berekeningen telkens opnieuw te moeten uitvoeren.

Weten hoe u een basisbudget, inclusief sommen, gemiddelden en verhoudingen, in een spreadsheet kunt maken, kan u meer controle geven over uw financiën.

7. Kalenders, taken en alarmen

Onze geest kan maar ongeveer 4 - 7 stukjes informatie tegelijk bevatten. Waarom zou je die kostbare geheugencapaciteit innemen, denk eraan te stoppen bij de stomerij als je zou kunnen nadenken over het verdiepen van de relaties met klanten?

Er zijn veel tools beschikbaar voor uw smartphone en uw computer die uw planningen en takenlijsten kunnen beheren. Ik geef de voorkeur aan deze hulpmiddelen voor het gebruik van papier. Waarom? Voor mij is het grote voordeel van digitale PIM-tools op papier:

• De informatie kan worden gesynchroniseerd tussen apparaten (geen boek te verliezen of te vergeten);
• Ze kunnen je actief herinneren aan dingen die gedaan moeten worden (zodat je niet hoeft te onthouden dat je je boek moet nakijken om te onthouden wat je moet doen);
• Ze kunnen worden ingesteld om uw herhalende gebeurtenissen en herinneringen te plannen, dagelijks, wekelijks, maandelijks, enz. Dit bespaart u de tijd dat u elke herhalingsgebeurtenis naar beneden moet schrijven. Wanneer het schema verandert, hoeft u niet te wissen en opnieuw te schrijven.

8. E-mail en sms-tekst

E-mail is meer dan alleen een manier om te communiceren. Een van de krachtigste voordelen van e-mail is dat het een geweldige manier is om communicatie bij te houden en te organiseren.

Ik hou van een face-to-face gesprek, maar er zijn momenten waarop ik blij ben dat er een manier is om precies te volgen wat er werd gezegd als er een meningsverschil was. Zelfs kleine discussies zoals de datum of het tijdstip van een vergadering kunnen op een andere manier worden bevestigd. Advertising

E-mail is ook het gemakkelijkst om te organiseren. Maak eenvoudig mappen die de manier zijn waarop u uw informatie organiseert (zie Item 2 hierboven), en sleep de e-mails naar binnen.

Veel professionals zijn niet verstrikt geraakt in sms (kleine berichtenservice) “sms'en” als een communicatiekanaal. Obsessief sms'en over triviale dingen is een enorme tijdverspiller, en kan de illusie wekken dat er zinvolle communicatie plaatsvindt. Bovendien kunnen sms-berichten niet eenvoudig worden georganiseerd, zoals e-mail. Dat gezegd hebbende, sms'en is een handig hulpmiddel omdat het kan worden gedaan tussen verschillende soorten telefoons, niet alleen de duurdere en complexere smartphones, en omdat het snel en discreet is. Als je probeert te achterhalen in welke bioscoop iemand je ontmoet, wil je misschien geen e-mail sturen. Verder zijn er tijden dat je iemand een kort snel bericht wilt sturen en een telefoontje is niet gepast (stel dat ze al in het theater zijn). Het verzenden van een SMS-bericht kan dat aan.

Telefoongesprekken, e-mail en sms-berichten hebben elk hun kracht. Net als bij Social Networking is het de kunst om te weten wanneer je de juiste tool moet gebruiken.

9. Sociale netwerken

Dit onderwerp is veel groter dan eenvoudig kan worden behandeld in een korte lijst als deze. Maar elke zakelijke persoon moet zich ervan bewust zijn. In mijn ervaring zijn er vier sociale netwerkplatforms die elke ondernemer en elke leider moeten begrijpen.

Facebook. Dit is tot nu toe het minst zakelijk gericht van de netwerkplatformen. Ik raad de meeste klanten aan Facebook te houden voor hun persoonlijke sociale netwerk. Ik weet dat Facebook hard werkt om zichzelf te herpositioneren, en er zijn een groeiend aantal experts die redenen en benaderingen voor het gebruik van Facebook in het bedrijfsleven geven, maar tot nu toe heb ik niet genoeg mogelijkheden gezien om terug te keren om de tijd te investeren.

Er is één uitzondering: Facebook is een krachtige en kosteneffectieve manier om te adverteren. Met Facebook kunt u adverteren voor mensen met vooraf vastgestelde demografische gegevens en kunt u een vast budget instellen dat betrekking heeft op het aantal keren dat uw advertentie wordt weergegeven op de pagina's van mensen die aan het profiel voldoen dat u zoekt. Voor het juiste product of dienst kan dit krachtig zijn. Advertising

YouTube. Net als Facebook is YouTube begonnen als een niet-zakelijk platform. Recentelijk gebruikt een groeiend aantal bedrijven YouTube echter om goedkope guerrilla-achtige videopromoties te plaatsen. Als u een bedrijf heeft dat een belangrijke visuele component heeft of het publiek via video kan opvoeden, kan YouTube een krachtig hulpmiddel zijn. Weet je niet hoe je moet schieten en een video plaatsen over je bedrijf? Laat een van je Generation Y-medewerkers zien hoe het werkt! Ze kunnen je zelfs tools laten zien waarmee je video's op YouTube kunt maken, plaatsen en promoten, allemaal vanaf hun smartphone!

LinkedIn. Dit is een alleen voor bedrijven geschikte site die net als Facebook alleen aan de oppervlakte is. Onder de motorkap zijn ze heel anders. Privacybedieningen worden strakker en zelfs je profiel is meer als een cv. De unieke focus van LinkedIn op zakelijk en professioneel netwerken heeft een omgeving gecreëerd die een vruchtbare voedingsbodem is voor netwerken, carrière en werk zoeken en professionele ontwikkeling. Geformaliseerde verwijzingssystemen, groepen van gemeenschappelijke belangengroepen, mogelijkheden voor zakelijke en persoonlijke branding, enz. Zijn allemaal goed doordacht en werken goed. Als u een professionele of bedrijfseigenaar / leider bent en u heeft geen profiel op LinkedIn, mist u mogelijk een kans om uw netwerk op een krachtige manier te laten groeien.

tjilpen. Deze microblogplaats (beperkt je tot berichten met 142 tekens) wordt snel een andere krachtige netwerk- en communicatietool voor professionals. Bedrijven gebruiken het om klanten op de hoogte te houden van nieuwe promoties en veel professionals gebruiken het om ideeën, links naar nuttige artikelen en aankondigingen van evenementen in hun gemeenschappen en markten te delen. Wanneer een bericht op Twitter vastloopt, kan het binnen uren 'viraal' gaan en zijn weg vinden naar duizenden mensen. Steeds vaker verspreiden verhalen over belangrijke gebeurtenissen (zoals gedefinieerd door de mensen die om hen geven) zich snel over Twitter nog voordat ze de traditionele nieuwskanalen bereiken.

Een interessante opmerking op Twitter is dat het in tegenstelling tot andere kanalen voor sociaal netwerken niet wordt opgepikt door de meerderheid van de adolescenten / gen Y's. Er is veel discussie over waarom dit is, en mijn twee cent is dat het zo 'content' georiënteerd is in zijn structuur en als een medium dat het zich niet leent voor het repetitieve en relatief nutteloze gebruik van kanalen zoals sms sms'en worden vaak geplaatst. Het is moeilijk om uw berichten te beperken tot een beperkte groep 'vrienden', zodat deze niet goed functioneert als een puur sociaal hulpmiddel. Tweets zijn echt 'microblogs' met een focus op ideeën en informatie (tenminste degene die iemand leest) en zowel gebruikers als niet-gebruikers lijken die realiteit onbewust te hebben versterkt (voor een hilarisch bewijs dat niet iedereen 'snap het' bekijk http://tweetingtoohard.com/)

10. Denk aan je smartphone als een digitaal Zwitsers zakmes

U kunt smart phone gebruiken voor telefoongesprekken, e-mail en / of sms'en. Maar het is ook een krachtige tool die uw professionele leven op veel andere manieren gemakkelijker kan maken. Hier zijn enkele tips en trucs:

• Gebruik de unieke beltonen of signalen van uw telefoon voor verschillende evenementen. Wilt u dat uw telefoon blijft zwijgen tenzij een belangrijke klant of familielid belt? U kunt uw telefoon instellen om dit te doen.
• Wilt u een discreet signaal ontvangen dat uw vergadertijd bijna is bereikt? Stel de klok of timer van je telefoon in om op een bepaald moment te trillen.
• Wil je onthouden waar je je auto op de luchthaven hebt geparkeerd? Maak een foto van het gebied met de camera van je telefoon.
• Neem spraakmemo's op als u geen tijd hebt om een ​​notitie te schrijven
• Bereken tips of snaartabellen tijdens de lunch.
• Op sommige smartphones kunt u nu een adres vinden of uw stappen herhalen met behulp van ingebouwde GPS.
• U kunt winkellijsten opslaan en bijwerken, films bekijken in uw buurt en op uw telefoon toegang krijgen tot Facebook, YouTube en Twitter.

Vergeet niet dat dit slechts een lijst is van activiteiten en oplossingen die ik nuttig heb gevonden in mijn eigen praktijk of in het werk van mijn klanten. Het is zelfs niet in de buurt van uitputtend. Als je meer wilt weten over sommige dingen die ik heb genoemd, of je je afvraagt ​​of technologie een bepaald probleem kan oplossen, neem dan gerust contact met me op!