Mijn kilometerstand volgen zonder mijn verstand te verliezen

Ik volg om verschillende redenen waar ik naartoe ga - of ik nu met de auto, trein of vliegtuig reis: reclame

• Ik kan 50,6 cent kwijt voor elke zakelijke mijl die ik in 2008 rijd.
• Ik kan mijn reizen efficiënter plannen als ik goed weet hoe vaak ik reis en waar.
• Ik kan gemakkelijk teruggaan, indien nodig, zelfs lang na de reis.

Maar het vinden van een methode om reizen te volgen, vooral kilometers, die niet tijdrovend zijn, kan moeilijk zijn. Ik heb geleerd kilometers bij te houden van mijn moeder, die tot op de dag van vandaag haar kilometerstand en locatie opschrijft telkens wanneer ze de auto parkeert op de achterkant van haar meest recente gaskwitantie. Het klaart de klus, maar het lijkt erop dat ze veel tijd moet besteden aan het proces, van de werkelijke tijd die het kostte om informatie op te schrijven en later te verwerken..

Bij het kiezen van een kilometerregistratiesysteem - of uw eigen volgsysteem maken - zijn er enkele zeer specifieke factoren waarmee u rekening moet houden:

Documentatiebehoeften: als u verwacht dat uw werkgever of klant uw kilometerprestatie vergoed krijgt, weet u vanaf het begin welk soort documentatie u moet overhandigen - is een reislogboek voldoende? heb je gasontvangsten nodig? heeft je reis goedkeuring nodig? Hetzelfde geldt voor alle kilometers die u wilt claimen als een aftrek op uw belastingen. Als u in de Verenigde Staten woont, heeft u slechts minimale documentatie nodig, tenzij u wordt gecontroleerd. Als u wordt gecontroleerd, moet u wat papierwerk achterlaten om aan te tonen dat u echt veel rijdt voor uw werk. Wat voor soort gegevens, vraag je je misschien af: Kelly Erb, van taxgirl, zegt, “Het beste bewijs is geschreven records.” De sleutel, zegt Kelly, is dat ze hedendaags moeten zijn - wat betekent dat je jouw reizen gevolgd hebt terwijl je ze maakte. Elektronisch volgen is prima, zolang je het bijhoudt op dezelfde manier waarop je een geschreven systeem bijhoudt. Ze beveelt het bijhouden van kilometers en het doel van een reis aan, evenals het bijhouden van inkomsten voor zowel tolgelden als gas. Kelly heeft nog een andere suggestie aangeboden: “Als u een E-Z-pas of iets dergelijks gebruikt, heeft u daadwerkelijk een afgedrukt overzicht van uw reizen die voor u zijn samengesteld.” Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Andere variabelen: Volgt u uw reizen om uw wekelijkse rittenronde efficiënter te maken? Of vergelijkt u uw kilometerstand met uw bestedingen aan benzine? Als u andere variabelen wilt bijhouden, moet u dat vanaf het begin plannen. Mogelijk moet u uw gaskosten of het aantal keren opnemen in een maand dat u een bepaalde locatie binnen een maand in uw volgsysteem bezoekt.

Als je het goed hebt met het bijhouden van gegevens in het algemeen, hoef je misschien niet te veel nadruk te leggen op het bijhouden van mijlen: stel dat je een kalender bijhoudt met vrij nauwkeurige gegevens van waar je bent op een bepaald moment - bedrijfsnamen en adressen. Als u niet te vaak omgaat, kunt u de afstand van de ene afspraak naar de volgende berekenen (u hoeft alleen adressen in GoogleMaps of Mapquest in te pluggen). Advertising

Maar voor degenen onder ons die liever onze kilometerstand bij blijven houden, kunnen verschillende webtoepassingen dit doel op een bewonderenswaardige manier dienen. Persoonlijk vind ik Jott leuk. Als ik een locatie bereik, kan ik Jott gewoon bellen en een bericht opnemen met vermelding van mijn kilometerstand, mijn huidige locatie en mijn doel (wat het veel gemakkelijker maakt als ik mijn zakelijke reizen moet regelen voor al het andere). En omdat Jott mijn opnamen naar mijn e-mail verzendt, kan ik filters instellen op basis van een paar woorden of zelfs zoekopdrachten uitvoeren voor bepaalde locaties. De enige sleutel in mijn systeem is de incidentele kwestie van spraakherkenning: ik ga naar veel plaatsen met schijnbaar onherkenbare namen. Maar ik kan altijd teruggaan naar Jott en opnieuw naar een bepaalde opname luisteren.

Ik stop mijn Jotts gewoon in een spreadsheet - theoretisch op maandelijkse basis, maar realistisch elke paar maanden - met een paar formules die zijn opgesteld om niet alleen mijn totale reizen te berekenen, maar ook mijn totalen binnen categorieën. Ik probeer mijn Jotts op zo'n manier uit te drukken dat ik gewoon kan knippen en plakken terwijl ik iets minder dan intellectueel uitdagend doe, zoals televisie kijken. Advertising

Maar ik kan veel variaties op dit thema bedenken die afhankelijk zijn van hoe je verbinding maakt met internet en welke applicaties je leuk vindt: je kunt sms-berichten verzenden naar een Twitter-account, bestanden op een PDA bewaren of je auto en een GPS-apparaat hacken, dus ze kunnen kilometers bijhouden zonder uw inmenging. Het belangrijkste verschil tussen deze technieken en een old-school kilometerboek (dat je gratis kunt krijgen op je lokale H & R Block-kantoor als je niet van hightech-oplossingen houdt) is dat de informatie al is getypt. Met veel minder moeite dan het verwerken van een stapel bonnen, kunt u uw reisinformatie manipuleren: zelfs de eenvoudige taak om een ​​totaal aantal afgelegde kilometers bij elkaar op te tellen, lijkt enorm in mijn moeders stapel geannoteerde gasbonnen. Veel mensen zeggen dat de enige acceptabele manier van volgen het gebruik van pen en papier is, bij voorkeur in de auto. Maar bedenk eens hoeveel tijd het optellen van die nummers kost, terwijl ik mijn Jotts in een spreadsheet gooi die alle wiskunde voor mij zal doen?