Joseph McCoy
0 
4293
625
Hoe effectief we onze tijd gebruiken, kan een groot verschil maken voor onze persoonlijke en professionele productiviteit. Slimmer werken, niet harder, is de sleutel tot effectieve productiviteit, en op zijn beurt tot betere resultaten en een beter leven.
Toen ik in een zakelijke omgeving werkte, werkte ik ongeveer 14 uur per dag. Het werken aan deze lange uren gaf me de gelegenheid mijn carrière vooruit te helpen en met veel wereldwijde merken te werken.
Naarmate ik meer leidinggevende posities kreeg, begon ik anders te denken en te werken. Ik besefte dat ik waardevolle tijd met mijn familie misliep. Een te veel gemiste familiediners, badnachten en lezen met mijn kinderen veranderden mijn denkwijze.
In plaats van deze lange uren als norm te nemen, besloot ik dat er een betere weg naar succes moest zijn.
Ik heb een aantal tools en systemen ontwikkeld waarmee ik effectiever en productiever op het werk kon werken, maar gaf me meer tijdvrijheid om door te brengen met de mensen die er het meest toe deden. Ik begon te begrijpen dat minder werken echt betere resultaten kon opleveren.
Toen ik begon met mijn coaching, het werken met succesvolle ondernemers, besefte ik dat velen van hen ook lange dagen werkten, maar niet de resultaten zagen die ze wilden.
In plaats van hun tijd te gebruiken om het meest productieve resultaat te bereiken, zaten ze vast in een eindeloze cyclus van lange uren en drukte.
We hebben allemaal dezelfde 24 uur per dag. Sommigen van ons kunnen elke dag enorm veel productief werk verrichten en hebben nog steeds de tijd om van het leven te genieten en meer van de dingen te doen waar we van houden.
Weer anderen hebben geen tijd en brengen het grootste deel van hun dag zonder energie door, gefrustreerd en overweldigd door wat ze op hun bord hebben.
Iedereen wil zijn tijd optimaal benutten en zo productief mogelijk zijn. Hoe effectief we onze tijd beheren, kan een groot verschil maken voor het succes van onze carrière of bedrijf.
Stel dat u een strategie had om uw tijd te maximaliseren en uw productiviteit te verbeteren?
Als u meer tijd zou kunnen besteden aan uw activiteiten met de hoogste waarde; tijd hebben om te plannen voor de toekomst; tijd hebben om doelen te stellen; in staat zijn om een plan te maken om ze te laten gebeuren; heb meer tijd om met je geliefden door te brengen; en heb tijd om meer dingen te doen waarvan je houdt, hoe het zou voelen?
De sleutel tot het verbeteren van uw productiviteit is om te begrijpen waarom u het wilt doen en duidelijkheid te hebben over het verschil dat het zal maken in uw persoonlijke en zakelijke leven.
We willen allemaal wat minder werken, meer van het werk doen waar we van houden en meer geld verdienen, maar hoe kunnen we het doen?
Tijdens mijn werk met ondernemers en leiders heb ik me ontwikkeld 7 Productiviteitsregels die mensen helpen hun meest productieve werkdag te bereiken, ongeacht de dag.
1. Krijg duidelijkheid voorin
Om een Productiviteitsverbeteringsplan te maken, moeten we eerst begrijpen en meten waar we nu zijn, voordat we plannen ontwikkelen om te verbeteren. We moeten zowel naar interne als externe factoren kijken als we nadenken over het meten en verbeteren van onze productiviteit.
De beste manier om te meten, is om onze prestaties van het huidige moment terug te kijken tot het moment waarop we begonnen. Dit geeft ons een goed beeld van de verbeteringen die we hebben aangebracht, wat we heel goed doen en de dingen waar we graag beter in willen worden. Het richt zich aanvankelijk op onze sterke punten en geeft ons het vertrouwen om de productiviteitsverbeteringen te maken die we willen bereiken.
Focus op details
Heeft een duidelijk doel met betrekking tot de productiviteitsverbeteringen die u wilt aanbrengen. Heb je duidelijkheid over wat je doet, waarom je het doet en hoe je ideale uitkomst eruit ziet?
Zodra u hier duidelijk over bent, kunt u meer 'intentionele productiviteit' creëren en specifieke, meetbare verbeteringen aanbrengen die u wilt doen.
Hoe meer duidelijkheid u hebt over een bepaalde situatie of project, hoe beter en sneller u in staat bent om het gewenste resultaat te bereiken.
Wanneer u duidelijk bent over het gewenste resultaat en gemotiveerd bent om dat resultaat te bereiken, zult u effectiever gaan werken om dat resultaat te bereiken.
Begrijp het grote verschil dat het zal maken
Het is belangrijk om te begrijpen hoe het maken van specifieke verbeteringen een verschil kan maken in uw bedrijf en uw leven. Advertising
Zonder die toekomstige gefocuste motivatie, kun je voor een korte periode veranderingen aanbrengen en dan terugvallen op je oude manieren.
- Word je gelukkiger?
- Wil je minder uren werken en meer tijd doorbrengen met je gezin? Zo ja, wat gaat u doen met die tijd?
- Is het bouwen van een effectief team een prioriteit? Zo ja, wat kunt u bereiken met een beter team??
- Ben je gefocust op loopbaanontwikkeling?
- Wil je meer vrije tijd om te reizen??
- Ben je gefocust op jezelf bevrijden?
- Gaat het om hogere opbrengsten??
2. Focus op sterke punten
Wanneer we meer tijd besteden aan het gebruik van onze unieke sterke punten, ervaren we meer geluk, zijn we productiever en leveren we meer waarde.
Meer doen van de dingen die we graag doen, levert betere resultaten op en verhoogt de energie, het vertrouwen en de creativiteit.
Identificeer uw productiviteitsterke punten
Begin met je te concentreren op je sterke punten:
Pak een vel papier en noteer alle dingen die je goed doet, waar je je bovenop voelde, waar je je zelfverzekerd voelde en resultaten behaalde waar je blij mee was.
In plaats van te kijken naar zwaktes te ontwikkelen, in plaats daarvan richten op uw persoonlijke sterke punten en die van uw team als u die heeft.
Toen ik voor een marketingbureau werkte en we een belangrijke pitch hadden, brachten we de beste mensen samen met complementaire sterke punten en vaardigheden om te reageren op de opdracht..
Ik begreep dat elke persoon specifieke talenten had, die samen met andere complementaire talenten een veel krachtiger resultaat opleverden.
Probeer je te concentreren op je sterke punten en verzamel andere sterke punten om een multiplicatoreffect te creëren.
3. Delegeren en uitbesteden
Om onze productiviteit te maximaliseren en onze tijd optimaal te benutten, moeten we begrijpen dat we niet alles zelf kunnen doen.
We moeten bepalen wat belangrijk is, zowel persoonlijk als professioneel, en activiteiten met een lage waarde elimineren.
De Pareto Principle (80:20) regel[1] stelt dat 80% van de resultaten afkomstig is van 20% van de acties, terwijl drukte ons vaak weghoudt van de hoogwaardige activiteiten daar waar onze meest productieve energie ligt.
Als we veel tijd besteden aan dingen doen waar we gewoon niet goed in zijn en niet van genieten, is het veel productiever om iemand of een team het werk te laten doen.
Wanneer we eenvoudigweg hulp nodig hebben om een project te voltooien, in plaats van meer stress te creëren door alles te proberen, vraag dan gewoon om hulp wanneer je het nodig hebt.
In plaats van tijd en energie te verspillen aan overbelasting, kunt u anderen helpen zodat u uw tijd kunt concentreren op uw belangrijkste en waardevolle taken. Andere mensen hebben ook vaardigheden en sterke punten, dus het is belangrijk om te bepalen wie kan helpen en waar ze waarde kunnen toevoegen.
Om ervoor te zorgen dat dit onderdeel van uw langetermijnplan voor productiviteitsverbetering elke 90 dagen 3 projecten of taken verwijdert, delegeert of uitbesteedt om tijd vrij te maken en de productiviteit nog verder te verbeteren.
4. Beheer jezelf
U kunt ervoor kiezen om voortdurend te reageren op externe triggers of uw dag strategisch van binnenuit op te zetten.
Wanneer u duidelijk weet wat uw prioriteiten zijn en hoe uw unieke sterke punten de gewenste resultaten kunnen leveren, zult u zich energieker, gerichter, productiever en elke dag hoogwaardige resultaten behalen..
Maak uw versie van een productieve dag
De sleutel tot een productieve dag is uw intentie om een productieve dag te hebben, in plaats van alleen te reageren op uw dag en te werken via uw takenlijst die uw dag van tevoren bepaalt.
In plaats van aan dingen te werken, denk je aan jezelf “moeten” doen, kiezen wat je wilt doen, de intentionele instelling hebben om het te doen en dan doorgaan en het doen.
Kies slechts drie dingen om elke dag te doen
Verhoogde productiviteit komt door prioriteitstelling. Veel mensen gebruiken een dagelijkse planner of houden lijsten bij van de dingen waar ze elke dag aan zullen werken. Dit helpt hen afleidingen te elimineren en enkele van de complexiteiten in hun leven te verwijderen.
Leer hoe je van alle afleidingen in deze gids af kunt komen: Reclame
Gemakkelijk afgeleid? Hier is uw oplossing
Maar het probleem voor velen is dat deze takenlijst gewoon een lijst is van dingen die ze gedaan willen krijgen of voelen dat ze gedaan moeten worden. Als er geen duidelijkheid is, is er geen focus op de taken waaraan gewerkt moet worden en waarom ze in de eerste plaats belangrijk zijn.
Een eenvoudige manier om uw productiviteit te verhogen, is om meer duidelijkheid te krijgen over uw prioriteiten. Ik raad aan om elke dag alleen drie belangrijke taken of projecten te selecteren en te selecteren, waarbij de belangrijkste eerst staat.
Lees Volgende
The Ultimate Night Routine Guide: slaap beter en word productief wakker
Ben je gevallen in de 'bezet' val? Hier is je uitweg
Gemakkelijk afgeleid? Hier is uw oplossing
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezenConcentreer u op één taak per keer
Ondanks wat u misschien denkt, kunt u eenvoudig niet multitasken. Richt u in plaats daarvan slechts op één ding tegelijk.
Een ding beginnen, stoppen en schakelen tussen taken vermindert uw energie en productiviteit.
Onvoltooide taken kunnen een omgeving van zelftwijfel en zelfbeschuldiging creëren. Kies de belangrijkste uit je top 3 en werk eraan tot je klaar bent.
Werk in Blocks of Time
Om je gerichte, productieve werk op slechts één ding te ondersteunen, begin je in een handomdraai te werken.
Kijk naar de taak waaraan u werkt en beslis hoeveel tijd u nodig hebt om te investeren in de voltooiing ervan.
Als je er vier uur over doet, is het een grote prioriteit om deze vier uur uit te sluiten.
Ik stel voor de methode 60-60-30 te gebruiken. Werk 50 minuten, neem een pauze van een paar minuten. Volg hetzelfde proces opnieuw en neem vervolgens een pauze van 30 minuten.
Volg hetzelfde proces opnieuw totdat het project is voltooid om uw productiviteit te verhogen.
Neem meer pauzes
Om de bovenstaande strategie te laten werken, moet u ervoor zorgen dat u streng bent bij het nemen van die pauzes.
Je kunt de Pomodoro-techniek gebruiken of gewoon een timer instellen op je horloge (niet je telefoon, te veel afleidingen).
U zult merken dat dit feitelijk uw focus, concentratie en productiviteit verhoogt. Het zorgt ervoor dat uw energie altijd hoog is.
Ik raad aan te gaan wandelen, een gezonde lunch te nuttigen of iets te doen dat tijdens je pauzes verjongt. Als je merkt dat je echt moe wordt en je focus verliest, kun je altijd even een dutje doen.
5. Beheer uw energie
Het is essentieel om je fysieke en mentale kracht te behouden en te koesteren om ervoor te zorgen dat je elke dag energiek, gefocust en productief bent.
Hieronder staan enkele tips die u kunt gebruiken om uzelf in te stellen voor topprestaties:
Krijg genoeg slaap
Het is belangrijk om voldoende te slapen, zodat je jezelf opmaakt voor een zo productief mogelijke dag. Ik heb eerder geschreven over de voordelen van slaap.
Als je moeite hebt om voldoende te slapen en productief wilt worden, probeer dan deze avondroutine van de CEO van Lifehack:
The Ultimate Night Routine Guide: slaap beter en word productief wakker
Neem meer tijd uit
Strategic Coach-oprichter Dan Sullivan gelooft dat er twee manieren zijn om naar de wereld te kijken: door de lens van tijd en moeite, of door de lens van resultaten.
Voor hem draait het allemaal om het maximaliseren van de resultaten terwijl de tijd en moeite worden geminimaliseerd om ze te produceren. Zijn tijdsysteem gaat over het focussen van je tijd, energie en creativiteit om je beste resultaten te produceren. Advertising
Hij stelt voor om regelmatig 'vrije dagen' (een 24-uursdag, van middernacht tot middernacht, waarbij er geen werkgerelateerde activiteiten zijn) te nemen om jezelf in te stellen voor periodes van hoge productiviteit en creativiteit.[2]
“Zie het als een noodzakelijke voorwaarde voor succes in plaats van het zien van werk als beloning.” - Dan Sullivan
Deze time-off zorgt ervoor dat je goed uitgerust bent, verjongd en klaar om je grootste uitdagingen aan te gaan.
Maak een Morning Power Hour
Het creëren van een ochtendroutine kan je de opzettelijke motivatie geven om een productieve dag te hebben. In plaats van te reageren op uw dag, stelt u strategisch uw dag op als een van de geinspireerde hoge prestaties.
Neem een uur of 90 minuten om je te concentreren op jezelf en je belangrijkste taken. Dit kan een mix zijn van meditatie, bewegen, lezen, een gezond ontbijt eten, dankbaarheid uiten en onze belangrijkste taken voor de dag leggen.
Zoek een routine die voor u werkt. Mix en mix een paar verschillende dingen tot je de betekenis, motivatie en het doel vindt dat goed voelt.
Voor tips om uw ochtendroutine te maken, leest u The Ultimate Morning Routine om u de hele dag gelukkig en productief te maken
Begin niet vaak meer te zeggen
In plaats van langer en harder te werken, moeten we onze tijd en energie concentreren op de activiteiten die de grootste resultaten opleveren en ons meer geluk brengen.
Stop met ja zeggen tegen mensen, projecten en dingen die je energie verlagen en weinig of geen resultaten opleveren.
“Het verschil tussen succesvolle mensen en zeer succesvolle mensen is dat zeer succesvolle mensen zeggen “Nee” voor bijna alles.” - Warren Buffett
Stop met zorgen maken over perfectie
Veel mensen maken zich klaar om aan de slag te gaan. Ze wachten op het perfecte moment om actie te ondernemen.
Als je wacht op het perfecte moment, mag je misschien nooit beginnen. Perfectionisme is verzonnen in onze gedachten. Het is een onbereikbaar doel.[3]
Het is veel prettiger om gewoon aan de slag te gaan en een project te voltooien door gewoon goed werk te doen.
Als je in een wereld van 'Should Do' leeft, word je misschien nooit echt verkocht aan het project en emotioneel geëngageerd genoeg om het in de eerste plaats te voltooien.
Als je echter uit een plaats van 'Want To' komt, heb je ervoor gekozen om van dit project een focusgebied voor je te maken.
Als je meer advies wilt over het vermijden van perfectionisme, bekijk dan dit artikel: Hoe perfectionisme je in het geheim schroeft
6. Voortdurend meten en beoordelen
De basis van elk plan voor productiviteitsverbetering moet vooruitgang bevatten die u kunt meten.
Wanneer we vooruitgang boeken in de richting van onze doelen en verbeteringen doorvoeren, voelen we ons veel gelukkiger en zelfverzekerder.
Vage of algemene doelen geven ons niet hetzelfde gevoel van voldoening als iets specifieks.
Als u uw productiviteitsverbeteringsplan opstelt in termen van specifieke, meetbare vooruitgang, zult u meer geaard en minder overweldigd voelen.
Het meten van uw eigen persoonlijke productiviteitsvoortgang zorgt er ook voor dat u uw prestaties niet vergelijkt met anderen.
“Vergelijking is de dief van vreugde.” - Theodore Roosevelt
Productiviteitsdoelen stellen
Om uw spieren voor het stellen van doelen op te bouwen, noteert u 5 specifieke persoonlijke en professionele productiviteitsverbeteringen die u wilt maken in de komende 90 dagen.
Maak ze meetbaar zodat ze kunnen worden gevolgd en beoordeeld op een maandelijkse en wekelijkse basis.
Dit kan onder meer inhouden dat u uw werktijden verkort met een bepaald nummer of dat u zich verbindt om de volgende 14 dagen een ochtendroutine uit te proberen.
Bepaal wat het belangrijkste is en wat het grootste verschil zou kunnen maken.
Bekijk de projectprestaties
Uw productiviteitsdoelen en actieplan zullen een tastbaar verschil maken voor de projecten waaraan u werkt.
Stel voordat u begint een aantal succescriteria op en bekijk vervolgens het voltooide project op basis van die criteria.
Noteer de verbeteringen die zijn aangebracht door uw productiviteitsveranderingen en alle andere dingen om aan te werken met uw volgende project.
7. Vereenvoudig
De sleutel tot het verbeteren van uw productiviteit is om dit zo eenvoudig mogelijk te vereenvoudigen en vervolgens verder te vereenvoudigen.
We hebben allemaal zoveel complexiteit in ons leven, het is moeilijk om de controle te houden en gefocust te zijn op onze belangrijkste activiteiten, zowel persoonlijk als professioneel.
Dit kan een onbeheerste agenda zijn, een uitpuilende inbox, een gigantische lijst met taken, mentale rommel te veel eisen aan je tijd of te veel deadlines om elkaar te ontmoeten.
Dit veroorzaakt een gevoel van vastzitten of overweldigd zijn en kan leiden tot aanhoudende vermoeidheid en stress. Ik schreef hierover in mijn artikel Hoe om angst te helpen wanneer het leven je benadrukt.
Blijf proberen om je leven te vereenvoudigen door je te richten op de activiteiten die de grootste resultaten opleveren en je de meeste vreugde en voldoening schenken.
Als je jezelf kunt blijven losmaken van activiteiten die weinig waarde hebben en energie aftappen, kun je een grotere impact hebben op de dingen, mensen en projecten die er echt toe doen.
Dit is een continu proces, maar bedenk hoeveel beter je leven zou zijn als het steeds eenvoudiger en eenvoudiger wordt.
Alles bij elkaar zullen verbeteringen uw vertrouwen versterken.
Het komt neer op
Deze 7 regels en ondersteunende strategieën kunnen worden ingesteld om u te helpen die eerste stap te zetten naar verhoogde effectiviteit, vertrouwen en productiviteit.
Waarom niet één of twee kiezen en zien hoe ze een verschil kunnen maken in uw bedrijf en het leven?
Elk beetje vooruitgang en verbetering van uw productiviteit en geluk kan uw leven aangenamer maken en ervoor zorgen dat uw resultaten blijven verbeteren.
Het belangrijkste is om aan de slag te gaan met uw productiviteitsverhogingsplan.
Aanbevolen foto credit: Damian Patkowski via unsplash.com
Referentie
| [1] | ^ | Brian Tracy: The 80 20 Rule Explained |
| [2] | ^ | Dan Sullivan: Hoe blijf je bij de top van je ondernemersspel |
| [3] | ^ | Lucemi Consulting: hoe perfectionisme eens en voor altijd te verslaan |