Waar zijn de hulpmiddelen om de ECHTE persoonlijke productiviteit te verhogen?

Te veel van de persoonlijke productiviteit van vandaag zit vast in het herhalen van het verleden

EEN oprecht productiviteitsverhoging betekent dezelfde of grotere output krijgen met minder inspanning en een kleiner gebruik van middelen. Toch vertrouwt de meeste persoonlijke productiviteitssoftware nog steeds op verschillende manieren om ouderwetse takenlijsten te categoriseren.

Dat is erop gericht om meer gedaan te krijgen door een verbeterde organisatie; het werkt langer hard (meestal door afleidingen en uitstelgedrag te vermijden), dingen niet beter of met minder inspanning en inbreng doen. Het neemt niet toe oprecht productiviteit. Ik vermoed dat het in werkelijkheid soms zelfs een substituut is om veel te doen; tijd doorbrengen in plaats van het categoriseren en herschikken van lijsten van wat er moet gebeuren.

Waar is de software die mensen zou helpen vinden beter manieren om dingen te doen? Tijd vrijmaken voor wat belangrijk is, het onnodige en triviale elimineren? De software die moeilijke, zinvolle vragen zou stellen over elk item, zoals: Reclame

• Doe je nodig hebben om het nu te doen - of ooit?
• Is dit iets dat je zou kunnen - en zou moeten - delegeren aan iemand anders?
• Is er een manier om hetzelfde resultaat te krijgen met minder inspanning en invoer?
• Is er een manier om een ​​te krijgen? beter resultaat? Heb je nieuwe opties overwogen? Welke ideeën kunt u vinden om deze activiteit te verbeteren, te vereenvoudigen of - het beste van alles - te elimineren?
• Ben je aan het springen tot conclusies over wat te doen? Mocht je toestaan ​​dat de omstandigheden zich verder ontwikkelen, zodat je beter kunt zien wat er moet gebeuren (als er iets is)?
• Hoe kun je je creativiteit ontwikkelen, zodat je betere manieren kunt vinden om dezelfde of grotere resultaten te bereiken of manieren kunt vinden om te stoppen met dingen doen?

Dit zijn allemaal vragen die je gemakkelijk in de haast vergeet te vergeten “dingen gedaan krijgen” - vooral als iemand je nek inademt en de tijd lijkt te verdwijnen. Software die je elke keer herinnerde en uitdaagde als je iets probeerde toe te voegen aan je takenlijst, is misschien een zegen voor iedereen die in de ratrace zit.

Dingen niet doen kan productiever zijn

De Tao Te Ching suggereerde, meer dan 2200 jaar geleden, dat door niets te doen, alles zou worden gedaan. Wat ik vermoed dat de auteur bedoelde, was dat, als je lang genoeg en zorgvuldig genoeg over dingen nadenkt, een groot deel van je huidige activiteit helemaal kan worden verwijderd; als je geduldig bent, lost nog meer zichzelf op zonder enige inbreng van jou; en wat er nog over is, kun je doen in de helft van de tijd en met een kwart van de moeite. Alles dat ertoe doet, wordt gedaan. De rest is niet relevant.

Door dat advies op te volgen, kun je zoveel rommel elimineren - plus die acties die alleen maar zijn gedaan omdat je dat altijd al hebt gedaan - dat je door wat overblijft vliegt. dat is waar focus, niet de valse soort die ontstaat als items in een geordende lijst worden geplaatst en vanaf de top worden gestart. Je werkt misschien aan item 1, maar alle anderen zijn er nog steeds, je proeft op je en verleidt je om opzij te draaien om ermee te werken. Advertising

Hoe zit het met iets dat je takenlijst beperkt tot niet meer dan bijvoorbeeld zes items? Iets dat je zou dwingen om prioriteiten te stellen en iets te laten vallen, voordat je er nog meer aan zou kunnen toevoegen? Het is gemakkelijk om een ​​takenlijst op te bouwen met een bijna oneindige lengte, en je dan gestrest te voelen door alle dingen die nog moeten worden gedaan.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Realistisch gezien zijn de kansen om item 27 op uw lijst te krijgen - nu of altijd - zo klein dat het het overwegen waard is. Software kan u niet alleen helpen om verstandige prioriteiten te stellen, het kan zich herinneren hoe lang iets op nummer 3 of 4 had gezeten en u vertellen of u het nu moest doen - nummer 1 maken en het voor elkaar krijgen - of een grapje maken en vergeten.

Het kan ook onthouden hoelang er iets op de takenlijst stond in ieder positie en kick-off automatisch na, zeg, 5 dagen. Als je er nog niet eens mee bent begonnen, ga je vandaag niet verder. Duw het in een achterlijst van “soms doen;” en verwijder alles als het daar langer dan twee weken blijft. Advertising

De echte sleutels tot productiviteitsverhoging zijn creativiteit en discipline

Ik weet dat dit bruut klinkt, maar soms is het nodig “moeilijke liefde” om het belangrijkste punt naar huis te brengen: een takenlijst mag alleen bevatten wat je zeker gaat doen de volgende dag of zo. Al het andere moet ergens anders heen gaan, anders zal het gewoon je lijst verstoppen en je ervan overtuigen dat je zo verzwaard bent met onvoltooide taken dat je geen tijd hebt om iets te doen - behalve, natuurlijk, voortdurend oppoetsen en opnieuw categoriseren uw natty software to-do lijst!

Productiviteit moet over creativiteit gaan - nieuwe en betere manieren vinden om te doen wat me nodig is met minder moeite - en discipline - om alles te negeren dat niet echt belangrijk is.

Als uw takenlijst en agenda bijvoorbeeld vol zitten met vergaderingen, kunt u uw productiviteit waarschijnlijk verdubbelen of verdrievoudigen ogenblikkelijk door deze eenvoudige stappen te nemen: adverteren

• Knip alle tijd weg die je verspilt aan vergaderingen die je alleen als waarnemer bijwoont. Als je niets op de agenda hebt staan ​​dat voor jou van levensbelang is, ga dan niet weg.
• Weiger om langer dan één uur in een vergadering te blijven. Wat in die tijd niet kan worden bereikt, hoeft waarschijnlijk niet te worden gedaan.
• Als je de leiding hebt, elimineer dan alle tijd die mensen verspillen “updating” de groep. Als iemand het moet weten, vraag dan vooraf om een ​​samenvatting per e-mail. Tijdens een vergadering is het verspilde tijd.
• Neem alleen vergaderingen als er echt geen andere manier is. Ongeveer een derde van de vergaderingen vindt plaats omdat mensen te lui zijn om om te gaan met wat er efficiënter moet worden gedaan. De andere twee derde vinden plaats om mensen de schuld te geven en hun konten te beschermen.

Totdat je stopt met je te concentreren op het alledaagse - organiserende lijsten - en echte productiviteit te overwegen - de manieren verbeteren waarop je essentiële dingen doet en al de rest laat vallen - blijf je hangen in de plek waar je vandaag bent.

Tot nu toe zijn vrijwel alle software-ontwikkelingen gekoppeld aan persoonlijke productiviteit gebaseerd op het automatiseren van wat mensen ooit met de hand hebben gedaan. Dat proces heeft het punt bereikt van een afnemend rendement. De echte innovaties komen alleen als we software gaan gebruiken om ons te laten doen wat niet mogelijk of onvoorbereid was, voordat we het hadden.