Uw gids om productief te worden met Consolidatie van Gmail-accounts

Gmail is een krachtig hulpmiddel, maar veel gebruikers van deze service gebruiken niet zijn volledige potentieel. Om u te helpen productiever te worden en Gmail optimaal te benutten, besteed ik de volgende paar artikelen aan het praten over de meest effectieve functies van de software en de technieken en werkwijzen die u kunt gebruiken om hiervan het beste te maken.

In deze eerste installatie zullen we het hebben over accountconsolidatie. Dit zal je leven duizend keer gemakkelijker maken (ja, ja, hyperbool - of dat zeg je nu al!) Als je dit nog niet doet. Dit is wat we gaan doen:

Maak het uw centrale e-mailinbox

Tegenwoordig hebben de meeste mensen minimaal twee e-mailaccounts en meestal meer. Door mijn eigen projecten, persoonlijke accounts en nauw met klanten samen te werken om te garanderen dat ze me een e-mailadres bezorgen, heb ik bijna twintig (actieve) accounts verzameld.

Het hebben van twintig e-mailaccounts is een slechte, slechte zaak voor de productiviteit. Zoals Dustin in zijn artikel Back to Basics heeft genoemd, hoe minder postvakjes u heeft, hoe beter; het betekent minder kans dat er iets door de kloven glijdt en minder plaatsen die je moet onthouden om elke dag te controleren op nieuwe informatie. Advertising

Gmail biedt een aantal manieren om die meerdere postvakken in één plaats om te zetten. Wanneer u al die verschillende accounts op één plaats filtert zonder de mogelijkheid te verliezen om te antwoorden met behulp van het adres waarnaar ze zijn verzonden, is uw inbox hell-probleem opgelost. Hier leest u hoe u dit deel van uw leven kunt consolideren.

1. Stel de functie E-mail verzenden als in.

Het eerste dat u hoeft te doen is naar de accounts tabblad onder Instellingen van Gmail. Hier kun je Gmail instellen om e-mail te verzenden alsof deze is verzonden vanaf je andere e-mailadressen. Om professioneel te blijven en de e-mail gesorteerd te houden met de filters van Gmail, is dit belangrijk.

Klik op de “Een ander e-mailadres toevoegen” link en volg de stappen. Er wordt een bevestigingsbericht naar uw account verzonden om spoofing te voorkomen. Zodra u heeft bevestigd dat u bent wie u zegt dat u bent, kunt u e-mail verzenden vanuit dat account.

Spoel en herhaal totdat alle accounts die u in Gmail wilt filteren zijn ingesteld. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

2. Haal uw e-mail uit uw andere postvakken en naar Gmail.

Er zijn twee manieren waarop u de e-mail van uw andere accounts kunt krijgen om in uw Gmail-account terecht te komen; doorsturen of POP3. Doorsturen is een betere keuze voor de lange termijn, omdat Gmail je alleen in staat stelt om vijf POP3-accounts in te stellen en alleen van tijd tot tijd je accounts controleert. Als u uw e-mail doorstuurt vanaf uw bestaande account naar Gmail, worden de e-mails automatisch doorgevoerd en kunt u dit doen voor zoveel accounts als u heeft.

Om uw e-mailarchief gecentraliseerd te houden, zou u ooit belangrijke oude e-mails moeten vinden (met behulp van de uitstekende zoekfaciliteiten van Gmail), POP3 zal in eerste instantie van pas komen. Stel uw accounts in via Instellingen> Accounts om alles via POP3 te downloaden, vijf tegelijk. Het installatieproces biedt u de mogelijkheid om een ​​label voor de account op te geven, wat u vanaf het begin moet doen.

Wanneer je klaar bent, ga je naar de instellingen van je andere account en stel ze allemaal in om door te sturen naar je hoofd-Gmail-account. Pas als je het doorsturen hebt ingesteld, moet je terugkeren naar Gmail en de POP3-accounts verwijderen, anders loop je mogelijk wat e-mails mis.

Als u geen e-mailarchieven hebt op uw e-mailserver, maar in uw e-mailtoepassing, hoeft u zich geen zorgen te maken - u kunt ze nog steeds krijgen in het account. Ik gebruikte Apple Mail om alles te migreren, dus het kan enigszins variëren van programma tot programma. Ga naar je Gmail-webmailinterface en stel labels in voor elk van je accounts. Ga vervolgens terug naar uw bureaublad-e-mailtoepassing en stel uw Gmail-account in met IMAP (niet POP3). U zou uw labels onder dat account moeten zien. Selecteer al uw e-mail van een bepaald account en sleep het naar dat label. Met Apple Mail verwijderde dit de e-mails van mijn harde schijf omdat deze elke e-mail uploadde, dus maak een back-up voordat je begint als je ook offline archieven wilt bewaren. Advertising

Ik deed dit ooit met een heel oude e-mailaccount met een archieftelling in vijf cijfers. Het kost tijd, dus wees geduldig en stel het misschien op voordat je naar bed gaat.

3. Zorg ervoor dat uw accounts op de juiste labels zijn ingesteld.

Als elke e-mail van elke account in je inbox belandt, zal dat een hel van de organisatie zijn. Zorg ervoor dat je je labels en filters correct instelt terwijl je stap 2 voltooide. Als je je e-mail hebt gedownload van IMAP en vervolgens hebt ingesteld om deze door te sturen naar Gmail, heb je deze stap mogelijk gemist. Hier is hoe het te doen:

Ga naar Instellingen en klik op het tabblad Filters. Klik op Maak een nieuw filter en vul het e-mailaccount in dat u hebt omgeleid naar Gmail in het veld Aan :. Hiermee wordt aangegeven dat wanneer een e-mail wordt ontvangen die naar die account is verzonden, deze met dit filter wordt verwerkt.

Klik Volgende stap en tik Sla de inbox over en Breng het label aan, het selecteren van het juiste label in het vervolgkeuzemenu (dit is het label dat u hebt ingesteld in stap 2). Klik op de Maak een filter aan knop en je bent klaar om te gaan. Advertising

Gebruik de functie Alle e-mail

Dus u wilt nu al uw nieuwe e-mail batchgewijs verwerken. Schakelen tussen labels om berichten van elk account af te handelen is een beetje zoals start-stop verkeer; het duurt een tijdje om ergens te komen, maar uiteindelijk doe je het. Gelukkig hebben we de prominente maar zelden gebruikte Alle mails voorzien zijn van.

All Mail is eigenlijk gewoon een veredeld label dat automatisch wordt toegepast op elk bericht (hoewel het label niet zichtbaar is). Hiermee kunt u al uw berichten op één plaats bekijken; zo simpel als dat is, als u 's morgens opstaat om uw e-mail te checken, kunt u in All Mail bladeren om ze één voor één door te schakelen zonder te hoeven stoppen om van label naar label te navigeren. Het is niet ongebruikelijk om één label uit te doen omdat “daar gebeurt toch niets belangrijks” en dit saboteert het het hele punt van batchverwerking.

Ik deed dit zelf, vooral met een bepaald account dat uiteindelijk weinig menselijke e-mail en veel mailinglistverkeer had ontvangen. Het gebruik van All Mail dwong me om uit mijn uitstelzone te stappen en elk bericht af te handelen. De eerste paar dagen werden besteed aan het uitschrijven van een heleboel lijsten en, als de inhoud waardevol was, overschakelen naar een RSS-feed. Als ze geen feed beschikbaar hebben gemaakt voor dezelfde inhoud, heb ik ze gewoon volledig weggeschreven (dus er is een les voor jou, e-mailmarketeers die dit lezen). Sindsdien besteed ik meer van mijn e-mailtijd aan het omgaan met mensen en minder aan het bestrijden van nutteloze bulk-e-mail (en heb ik de knagende schuld weggedaan omdat ik mijn e-mail niet goed heb verwerkt).

Je volgende aflevering komt binnenkort!