Uw gids om productief te worden met Gmail Beheer van de stroom

De laatste keer hebben we al onze e-mailaccounts doorgestuurd naar de enige plek, onze centrale e-mailhub bij Gmail. Zodra je al je accounts in Gmail hebt laten druppelen, moet je die informatiestroom beheren, zodat a) je al je e-mail binnen vijftien minuten of minder kunt doornemen en b) volgende week, volgende maand, eenvoudig kunt vinden en volgend jaar.

De inbox is heilig

Je moet leren je inbox als een bijna heilige plaats te zien: de ergste zonde die je ertegen kunt doen is berichten achterlaten om te rotten. Ik heb het niet over dagen of weken. Je moet elk bericht in je inbox afhandelen tijdens je e-mailverwerkingssessie. Het kan niet in de inbox staan ​​als je klaar bent.

Omdat we meerdere e-mailaccounts gebruiken, filteren we ze in verschillende labels. Als we dat niet doen, worden de grenzen tussen de rollen en informatie die aan elk account is gekoppeld, vaag en vrij vaak, gewoon verwarrend. De inbox is een zeer nuttig hulpmiddel voor verwerking en deze scheiding is een ongelukkige noodzaak.

In het laatste bericht hebben we gesproken over het gebruik van de functie Alle berichten om dit te vervangen, maar het probleem met deze aanpak is dat je dat niet kunt “uitwerken” de binnenkomende informatie op deze manier. Er zijn een aantal alternatieve oplossingen die we in een moment zullen behandelen, maar de eenvoudigste manier is om alle e-mail af te handelen alsof het in je inbox is - het is eerder een attitude-hack dan een technologische. Advertising

Omgaan met berichten in uw inbox

De eerste stap naar het verwerken van uw e-mail is natuurlijk om het te lezen. Helaas stoppen hier veel mensen (en het is frustrerend wanneer je probeert om goede communicatie te krijgen).

Lees slim, niet moeilijk. Geef het onderwerp en de eerste alinea van de e-mail een scan om de relevantie ervan te bepalen, omdat er altijd e-mails zijn die zinloos zijn en u ze niet hoeft te lezen. Als het voor u totaal nutteloos is, kunt u het bericht verwijderen. “Verwijder een e-mail nooit meer” is geen mantra waar ik totaal in geloof.

Als je het bericht hebt bewaard, kun je het goed lezen. Trouwens, ik moet vermelden dat als meer dan 15% van je inboxverwerking bestaat uit het verwijderen van berichten, je waarschijnlijk niet genoeg pre-qualifiers maakt en slim bent “obstakels” voor mensen die je e-mailadres willen hebben. De + hack werkt hier goed, wat we binnenkort zullen zien.

Als je klaar bent met het lezen van het bericht, jij moet verwerk het. Er zijn een paar resultaten:

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

• Antwoord en archiveer,
• Beantwoorden en verwijderen,
• Antwoord, verander het in een actie, archiveer
• Verander het in een actie, archiveer
• Archief
• Verwijder

Als u van de e-mail een actie maakt, wilt u deze bijna altijd archiveren en niet verwijderen, zodat u deze in de toekomst kunt raadplegen. Voor berichten die u later moet behandelen of die u vragen om een ​​taak uit te voeren, verandert u die in een actie in uw takenlijst of GTD-software per direct en wis vervolgens het bericht uit je inbox. Advertising

Acties maken vanuit e-mails voordat u ze uit de weg ruimt, is het beste wat u kunt doen voor uw e-mailproductiviteit. E-mails bewaren in de inbox omdat er een taak in behandeling is, creëert “e-mail apathie” en dingen worden ongeorganiseerd en rommelig.

Alternatieve oplossingen voor het gebruik van alle e-mail

Het gebruik van All Mail zou perfect moeten werken als u elk ongelezen bericht verwerkt zodra u het opent en leest, maar misschien werkt het niet voor u. Er zijn een paar andere manieren om hiermee om te gaan.

Alle e-mail in de hoofdrol - de ster-functie van Gmail is handig voor het markeren van interessante items waar je later op terug wilt komen (ook al proberen we dit te voorkomen). Als u deze functie niet nodig hebt of gebruikt, kunt u deze laten werken als een faux inbox. De ster geeft aan dat een bericht moet worden verwerkt.

Ga terug naar het venster Filterinstellingen onder Instellingen en stel het veld Aan in op een asterisk (*). Het veld Aan: vertelt Gmail om e-mails te selecteren op basis van naar wie de e-mail is verzonden, maar de * geeft aan dat alle e-mail moet worden opgehaald. We gaan in de asterisk en het nut ervan om in een ogenblik te filteren.

Klik op Volgende stap en vink het selectievakje aan “Ster het” doos. U hebt nu een filter met alle inkomende e-mail, en terwijl u elk item verwerkt, kunt u het uit de lijst verwijderen door op de ster te klikken, die meestal naast de ster staat “Van” veld in de lijstweergave. Advertising

Geen automatische filters is een andere oplossing die ik doe niet adviseren. Dit haalt alle stroom uit uw systeem, maar het zorgt ervoor dat elke e-mail rechtstreeks de inbox binnenstroomt, waar u deze handmatig in labels kunt verwerken. Ik denk dat dit het doel verslaat en extra werk toevoegt dat de computer voor je kan doen, en in mijn ervaring was het verre van een optimale oplossing.

Asterisks in filters gebruiken

Ik noemde het sterretje eerder toen we het hadden over het instellen van een filter met uw binnenkomende e-mail. Het sterretje, hoe eenvoudig het ook is, biedt een zeer nuttige tool en biedt dynamischere e-mailfiltering.

Laten we eens kijken hoe het werkt. Stel dat ik een vaste klant heb die me drie verschillende e-mailadressen heeft gegeven (het gebeurt echt). Ik wil geen drie labels hebben voor elk van die e-mailadressen, en ik wil ze in principe allemaal als één behandelen. Met behulp van de asterisk kunnen we dit heel gemakkelijk bereiken.

In het veld Aan: van de filterconfiguratie plaatst u een * vóór de rest van de domeinnaam. Laten we zeggen dat ik [email protected], [email protected] en [email protected] heb. Om al deze e-mailadressen op dezelfde plaats te routeren met behulp van één filter, hoef ik alleen maar het veld Aan: in te stellen *@unproductiveclient.com.

Dit werkt ook met de andere velden. Als ik bijvoorbeeld een e-mail van een hele groep mensen van een bedrijf ontvang naar mijn hoofdadres en deze wil scheiden van al mijn andere e-mail, kan ik het veld Van: instellen op *@thatonecompany.com. Advertising

De + hack

En tot slot hebben we de + hack. Dit is geweldig om uw e-mail vooraf te kwalificeren. Ondanks het feit dat de afzender een vreemde kan zijn die je nog nooit eerder hebt gezien of gehoord, weet je waar de e-mail over gaat omdat deze in het juiste label terechtkwam. Het klinkt bijna als magie.

Met Gmail kun je een + toevoegen en het einde van je gebruikersnaam toevoegen met een bijgevoegd trefwoord. Als uw e-mailadres bijvoorbeeld [email protected] is, kunt u nog steeds berichten ontvangen die zijn gericht aan [email protected]. Beter nog, u kunt filters toepassen op deze e-mailadressen. Ik gebruik dit op mijn eigen site, waar [email protected] naar een label met postideeën gaat, enzovoort.

Sterker nog, u kunt semi-wegwerpbare e-mailadressen maken zonder er een te hoeven maken met een wegwerpbare e-mailservice. Als een site om uw e-mailadres vraagt ​​en u zich zorgen maakt, sturen ze u spam, voegt u gewoon een + sitename toe aan uw adres en kunt u dat materiaal altijd later naar de prullenbak filteren.

Blijf op de hoogte voor meer advies over het opzetten van een productief e-mailsysteem met Gmail.