Joseph McCoy
0 
3724
401
Voor veel mensen is tegenwoordig e-mail = werken.
Het is gewoon de trieste (of niet zo droevige) waarheid van de moderne wereld van professionals, ondernemers, creatieven en iedereen daartussenin.
Eerlijk gezegd, als u niet effectief bent met uw e-mail, kunt u net zo goed niet eens de moeite nemen om naar uw werk te komen.
Dus laten we dit onderwerp van vandaag eens nader bekijken en proberen onszelf een beetje productiever te maken met onze e-mails. De sleutel tot dit alles is het beheersen van bepaalde e-mail managementvaardigheden, tien van hen, om preciezer te zijn.
1. Kies uw money-making e-mails en prioriteer ze
E-mailbeheer is een spel waarbij je weet waar je de meeste aandacht moet besteden en wat je potentieel volledig kunt negeren.
Ongeacht uw beroep of het type bedrijf waarin u zich bevindt, moet u op zoek naar een specifieke categorie e-mails die toevallig waardevoller is dan wat dan ook.
Als u in een soort van agentschap (ontwerp, schrijven, freelancing, enz.) Bent, dan zijn deze e-mails meestal uw verkoopmails of andere e-mails die een klant ertoe brengen om een deal met u te ondertekenen. Om ze te leren beheersen, verdien je geld. Zo maak je van je uren productieve resultaten.
Dit is iets dat Ruben Gamez - oprichter van het Bidsketch-software voorstel - op de vraag wijst: “Wat is de beste manier om e-mail te beheren die ondernemers en professionals moeten beheersen?”
Zijn antwoord:
Leren hoe je e-mail segmenteert op reactietijd. Bij Bidsketch hebben we bijvoorbeeld geleerd dat de klanten met de snelste responstijden op voorstellen, meer omzet sluiten.
Dus hoe kun je reageren terwijl je je productiviteit niet vernietigt? Je zou moeten verkoop gerelateerde e-mails anders behandelen, en stuur ze naar een andere map of e-mailadres. Dit laat een veel hanteerbaarer aantal berichten achter waarop snel kan worden gereageerd nadat ze binnenkomen. Andere soorten berichten kunnen (en moeten) wachten.
2. Raak elke e-mail slechts eenmaal aan
Dit is wat ik bedoel. Het komt vaak voor dat we een belangrijke e-mail met een ster op een natuurlijke manier markeren en onszelf vertellen dat we er later op terug zullen komen. Dan komt later en we herhalen het proces opnieuw, denkend, “Ik zal dit morgen behandelen.”
Dit is een grote verspilling van tijd.
Een eenvoudigere oplossing?
Probeer een variant van de “Raak het eenmaal aan” principe dat Ann Gomez mij heeft geleerd.
Beschrijf in een notendop elke e-mail de eerste keer dat u “aanraken” het. Dit betekent dat je meteen op die e-mail reageert of ergens anders een aparte taak voor maakt. Op die manier blijft je inbox duidelijk.
3. Behandel je inbox niet als een takenlijst
Je inbox is gewoon niet georganiseerd op een manier die het zou moeten behandelen als een takenlijst. Als je dat doet, ben je snel verdwaald in de zee van e-mails met sterren, half aangezette concepten en waarschijnlijk meer dan een handvol mensen boos op je.
Zet in plaats daarvan e-mails om in taken en verplaats ze vervolgens naar andere hulpmiddelen.
Mijn aanbeveling is om Todoist voor dit doel te gebruiken. In een notendop: het is een op de cloud gebaseerde takenlijst en taakbeheer. Bovendien heeft het een zeer goede integratie met Gmail, waardoor u het nog gemakkelijker zou moeten maken.
Kortom, wanneer je een e-mail tegenkomt die wat actie vereist, verander hem dan in een Todoist-taak en haal hem meteen uit je inbox. Advertising
4. Gebruik slechts één app / tool op al uw apparaten
Dit klinkt misschien eenvoudig, maar het is eigenlijk verrassend hoeveel mensen in de val lopen van het gebruik van meerdere apps om hun e-mail te beheren. Nu, de zool menigte van gereedschappen is niet het probleem. De echte problemen beginnen wanneer deze hulpmiddelen niet met elkaar zijn gesynchroniseerd.
Waar je uiteindelijk mee komt is een inconsistente inbox, een inbox die er anders uitziet op basis van het gereedschap waar je het in hebt.
Simpele oplossing: gebruik slechts één tool op al uw apparaten. Als je bijvoorbeeld in Gmail bent, gebruik dan overal de native Gmail-tool. Als je van Outlook houdt, gebruik dan alleen dat. Combineer gewoon geen verschillende e-mailtools.
5. Behandel e-mail slechts tweemaal per dag
Ook al had ik dat misschien gezegd “e-mail is werk” aan het begin van dit bericht is het eigenlijk zelden het geval.
Voor de meeste mensen is e-mail niet wat het geld oplevert, en daarom zou het niet het grootste deel van uw werktijd in beslag moeten nemen.
Een eenvoudige oplossing is om twee keer per dag met e-mail om te gaan: één keer in de ochtend en één keer in de middag.
En nog belangrijker, schakel alle e-mailmeldingen uit. Meldingen veroorzaken onderbrekingen. Die onderbrekingen zijn duurder dan je zou verwachten. Bijvoorbeeld, zoals uitgelegd in deze bron door Harvard Business Review:
Volgens een studie van de University of California-Irvine kan het opnieuw aanvatten van ons aanvankelijke momentum na een onderbreking gemiddeld 20 minuten duren.
Lees Volgende
7 manieren om zich te ontdoen van negatieve energie en positief te worden
10 dingen die een gelukkig persoon anders doet
7 Krachtige gewoonten om te winnen in kantoorpolitiek
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen
6. Gebruik sjabloonreacties
De sleutel tot de productiviteit van veel mensen is hun vermogen om het wiel niet opnieuw uit te vinden met hun e-mailreacties, om zo te zeggen.
De hele slag is het identificeren van het exacte moment waarop een sjabloonreactie zou kunnen worden gebruikt, in plaats van steeds dezelfde e-mail opnieuw te schrijven. Advertising
Er zijn slechts twee stappen om deze vaardigheid onder de knie te krijgen:
- Identificeer veelgebruikte scenario's en soorten e-mails die u het vaakst verzendt.
- Maak sjabloonantwoorden voor hen.
Een manier om dit te doen is met een tool als Yesware. Onder de andere functies kunt u dergelijke gepersonaliseerde e-mailsjablonen maken en deze vervolgens naar behoefte verzenden.
7. Tem uw nieuwsbriefabonnementen
Als je bent zoals de meeste mensen, dan ben je waarschijnlijk op veel dingen online geabonneerd (nieuwsbrieven). Of het nu gaat om nieuwsbrieven van uw favoriete sportteams, nieuws uit de branche, hobbysites, er zijn er waarschijnlijk een heleboel.
Bekijk Unroll.Me. Het is een alles-in-een tool voor het beheren van uw e-mailabonnementen. U kunt het instellen om u er een te sturen verteren e-mail in plaats van tientallen individuele nieuwsbrief-e-mails te ontvangen.
8. Let op wat er in je inbox gebeurt
“Duizend dingen schreeuwen om uw aandacht” - zo ongeveer doet het voor een goede beschrijving van uw inbox, is het niet?
Ik vroeg Catalin Zorzini, oprichter van Matcha-Tea.com, om enig licht te werpen op dit probleem en een simpele vraag te beantwoorden: “Wat is je meest waardevolle e-mailgewoonte?”
Zijn advies:
“Tijd fabriceren.
Wat als dat in plaats van onszelf te trainen om meer te werken, sneller of efficiënter te worden, we dat eigenlijk wel zouden kunnen maak meer tijd zodat we onze inbox in een meer ontspannen manier kunnen beheren, zonder een gevoel van urgentie?
Van wat ik heb geleerd, is dit heel goed mogelijk en kan vrij gemakkelijk worden bereikt.
Twee dingen: beoefen mindfulness en pas deze ook toe “HEL YEAH!” of geen toegang tot uw inbox.
Ontwikkel een meer ontspannen manier van “leven terwijl je werkt.” Wat ik daarmee bedoel is het overwinnen van de “autopilot” modus, en om te leren hoe je je meer bewust kunt worden van elke taak die we op de computer doen (met name omgaan met e-mail), keuzes maken vanuit een meer geaarde positie en mixen “werk” met “pret” zodat we voelen dat we hebben meer tijd.
Op deze manier kunnen we niet alleen inbox zero bereiken, maar ook genieten van het wonder van het leven, wat we als vanzelfsprekend beschouwen als we op de automatische piloot zijn.”
Kortom, besef dat wat u in uw inbox doet, een directe invloed heeft op wat u de rest van uw dag (of week) zult doen. Houd hier dus rekening mee en besteed alleen tijd aan dingen waar u baat bij kunt hebben. De beste truc voor e-mailbeheer negeert het grootste deel ervan.
9. Stuur korte e-mails. Enkel en alleen.
Als je in het leger bent geweest, weet je waarschijnlijk wat BLUF is - “bottom line vooraan” betekent.
Kortom, het is een communicatieprincipe dat ons aanmoedigt om elke boodschap met het verzoek aan het begin te beginnen, in plaats van het te begraven of erop te bouwen.
We hebben de neiging om ten onrechte aan te nemen dat onze “vragen” heeft voldoende build-up nodig, anders zegt de persoon met wie we contact opnemen Nee. Maar het blijkt dat mensen het build-gedeelte natuurlijk weglaten en direct naar de “vlees” van het bericht.
10. Zoek vervangende hulpmiddelen voor dingen die u anders via e-mail zou doen
Hoewel we misschien gewend zijn aan e-mail en we bekend zijn met de tools en het proces om ze te gebruiken, zullen we heel vaak veel beter af zijn met het opgeven van e-mail ten gunste van andere oplossingen..
Bijvoorbeeld:
- Klantvoorstellen doen via e-mail? Niet doen. Gebruik in plaats daarvan het bovengenoemde Bidsketch. Het zal niet alleen uw elk voorstel volgen, maar het zal u ook laten weten wanneer uw klanten ze zien.
- Uw inbox gebruiken als CRM? Nogmaals, doe het niet. Bekijk Nutshell CRM of iets dergelijks. Veel effectiever en gemakkelijker te begrijpen.
De voorbeelden zijn voldoende. De algemene regel zou zijn om de e-mailtaken die u veel tijd kosten altijd uit te kiezen en vervolgens te proberen vervangende oplossingen te vinden die effectiever zijn. Er is altijd iets. Advertising