10 tips voor het verbeteren van uw benoemingsvaardigheden

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen >

Het maakt niet uit in welk bedrijf je zit, de kans is groot dat je op zijn minst enige tijd in afspraken doorbrengt. Je afspraken kunnen grote groepsbijeenkomsten zijn, één-op-één of zelfs sollicitatiegesprekken. U kunt zelfs het face-to-face-aspect van vergadering overslaan en conferentiegesprekken voeren of Skype gebruiken. Ongeacht het type vergadering dat u hebt gepland, deze tips kunnen u echter helpen bij het verbeteren van uw benoemingsvaardigheden.

1. Stel agenda's van tevoren in. Als u weet wat u van plan bent te bereiken tijdens een vergadering, kunt u bepalen hoe lang u van plan bent om op die afspraak te blijven - ervan uitgaande dat u zich aan uw agenda kunt houden. Het kan moeilijk zijn om andere mensen op het goede spoor te houden, maar niemand wil echt de hele dag in een enkele afspraak doorbrengen. Bovendien is het voltooien van een afgesproken agenda echt de enige manier om er zeker van te zijn dat uw vergadering voorbij is.
2. Bied tijd- en datumopties voor afspraken. In plaats van een lange heen- en terugreis te maken, hetzij via de telefoon of via e-mail, kies je twee of drie afspraaktijden die voor je werken en presenteer ze aan de andere helft van je afspraak. Als je met een grotere groep te maken hebt, is het bijna gegarandeerd dat ten minste één optie voor iemand niet werkt, en het hebben van meerdere opties is een veel snellere manier om consensus te bereiken.
3. Vermijd mooie softwaretoepassingen. Hoewel er een aantal zeer aantrekkelijke software voor het instellen van afspraken beschikbaar is, probeer dan te voorkomen dat u iets ongewoons gebruikt. De uitzondering op deze regel zijn partijen of zeer grote vergaderingen. Over het algemeen kost het gebruik van deze applicaties meer tijd dan ze waard zijn - er is een leercurve voor nieuwe gebruikers en als u een site moet bezoeken om te reageren, kan dit tweemaal de tijd zijn om een ​​e-mail te beantwoorden. Wanneer u echter grote groepen mensen probeert te coördineren, kan het gebruik van een toepassing een centrale locatie bieden in plaats van grote hoeveelheden e-mails te verzenden..
4. Zorg ervoor dat je echt een vergadering nodig hebt. Er worden veel afspraken gemaakt voor eenvoudige zaken zoals het overhandigen van een document ter goedkeuring. Tenzij dat document kort genoeg is om tijdens de vergadering volledig te worden onderzocht, is het misschien meer de moeite waard om het document in te leveren en later terug te komen om vragen te beantwoorden en het goedkeuringsproces af te handelen. Voordat u daadwerkelijk uw afspraak maakt, moet u bedenken of de kwestie op een snellere manier kan worden afgehandeld.
5. Minimaliseer reistijd. Een van de redenen dat afspraken zoveel tijd opeten in onze kalenders is de noodzaak van reizen. We moeten reizen naar de kantoren van klanten, coffeeshops of waar we ons ook bevinden. We kunnen die toewijding minimaliseren door te suggereren dat we elkaar ontmoeten op onze eigen locaties, elkaar halverwege ontmoeten of de vergadering helemaal niet persoonlijk doorgeven. Opties zoals telefoongesprekken of videoconferenties kunnen vaak voldoen aan alle vereisten van die afspraak waarvoor je voor de stad zou rijden.
6. Plan tijd voor zowel voorbereiding als debriefing. Denk bij het maken van je afspraak na over wat je misschien moet doen om je voor te bereiden - bekijk een rapport, bereid een presentatie voor of strijk je shirt - en plan tijd in voor elk van die activiteiten vóór je daadwerkelijke afspraak. Het is ook de moeite waard om een ​​vijftien minuten durende prep-sessie vlak voor je afspraak in te plannen voor last-minute details. Hetzelfde geldt voor achteraf: mogelijk hebt u bepaalde vervolgtaken om na uw vergadering af te handelen. Het plannen van een paar minuten na een afspraak zorgt ervoor dat je tijd hebt om ervoor te zorgen dat je notities compleet zijn en dat elke vorm van verdere actie je agenda op zijn minst aanmaakt (als je het daarna niet kunt doen).
7. Afzonderlijke persoonlijke en zakelijke afspraken. Velen van ons proberen al onze out-of-the-office afspraken in één dag te laden. Als je het probleem negeert van wat er gebeurt als maar één te laat komt, heb je het probleem om te schakelen tussen de presentatie die je zojuist aan een klant hebt gegeven en het schot dat de dokter wacht om je te geven. Dat soort van mentale switch-up kan het alleen maar moeilijker maken om je latere afspraken af ​​te handelen. Probeer uw persoonlijke en zakelijke afspraken op verschillende dagen in te plannen.
8. Houd uw afsprakenplanners up-to-date. Als u niet de enige persoon bent die uw afspraken inroostert, is het van vitaal belang om de anderen op de hoogte te houden. Anders verwacht je belangrijke ander je tijdens een familiediner op hetzelfde moment dat je een groot project afrondt. Ik hou van gedeelde agenda's, zoals Google Agenda om die reden, maar er zijn manieren om zowat elk type agenda te delen, als je afhankelijk bent van je eigen systeem. Afsprakenplanners kunnen uw manager, uw significante andere, een administratieve assistent (uw of de afdelingen) en een hele reeks andere mensen omvatten.
9. Limiet genodigden. Mogelijk hebt u het hele bedrijf niet nodig voor een voortgangsrapport. Bepaal in plaats daarvan wie er eigenlijk op uw afspraak moet zijn - u kunt later altijd een massale e-mail verzenden als mensen zich buitengesloten voelen. Ik ben eerder in situaties geweest waarin hogere ups buitengesloten waren als je ze niet meenam op elke afspraak die je aan het opstellen was. De beste gok lijkt de bijeenkomst te presenteren als iets dat geen waardevol gebruik van hun tijd zou zijn.
10. Bevestig alles! Bevestig wanneer en waar de vergadering is, wat de agenda omvat, hoe je daar moet komen. Het enige wat je echt nodig hebt, is een korte e-mail een dag of twee voor de afspraak die de afspraak schetst en om een ​​simpel ja vraagt ​​als alles klopt.