12 uur naar beter timemanagement

Werk. Kinderen. School. Sport. Tweede klus. De baan van de partner. De volgende grote Amerikaanse roman. Je breicirkel. Het renoveren van de gastenbadkamer. Uw auto in te nemen voor zijn 30.000 mijl tune-up. Een aan-en-door - het lijkt alsof we dingen in overvloed hebben te doen. Waar we nooit genoeg van lijken te hebben is tijd.

Ik denk dat we allemaal weten wat we doen moeten wel, maar het vooruitzicht om te gaan zitten en alles bij elkaar te krijgen, de tijd te nemen om een ​​systeem op te zetten waarvan we vertrouwen dat het voor ons werkt (en dat we onszelf vertrouwen om werk te maken) is ontmoedigend. En bovendien is het tijdrovend - en de tijd is precies wat we niet hebben.

We hebben het te druk om onze tijd te beheren!

Advertising

Maar wat als je het in 12 uur zou kunnen doen? Misschien niet eens in één keer - een paar uur per dag in de loop van een week, misschien, of zelfs een half uur per dag in verloop van een paar weken? Dat lijkt veel handiger, toch? Als iets dat je misschien zelf kunt doen?

Hier is dan de ruggengraat van een goed systeem dat je in 12 uur (of minder) kunt implementeren. Geef jezelf een week of drie om het in gebruik te nemen en kijk of de tijd die je erin investeert niet meerdere malen wordt teruggegeven.

1. Stel uw agenda's in (4-6 uur)

Gebruik een online kalender zoals Google Calendar of 30 Boxes om herinneringen in te stellen voor elk denkbaar evenement in uw leven, met name terugkerende evenementen zoals betaaldatums voor facturering, voetbalwedstrijden voor uw kinderen en uw winkeluitjes. Ik raad een kalender aan in plaats van een herinneringsservice zoals Sandy, omdat je zo nu en dan naar je aankomende afspraken wilt kijken en een agenda is een indeling die we allemaal kennen.

Ik raad aan om deze in een kalender te plaatsen anders dan je hoofdkalender. Als je het leuk vindt om alles in bijvoorbeeld Outlook te bekijken, bieden de meeste online agenda's een iCal-feed waarop je je kunt abonneren in Outlook. Noem het “herinneringen” en open het als een tweede kalender. Als u de al in uw hoofdkalender plaatst, merkt u misschien dat het te rommelig wordt om van enig nut te zijn, vooral in de maandweergave waarin de meeste agenda's de eerste paar items per dag weergeven. Advertising

Zet al deze evenementen in uw agenda:

• Vervaldatum gasrekening
• Vervaldatum elektriciteitsrekening
• Uitbetalingstermijn hypotheek / huur
• Vervaldata telefoonrekening (vast en mobiel)
• Vervaldatum kabel / satellietrekening
• Premies vervaldagen verzekering
• Back-upcomputer (dagelijks, wekelijks of maandelijks, afhankelijk van uw gebruik en niveau van paranoia - automatiseer dit indien mogelijk)
• Prullenbak ophalen (herinnering instellen voor de nacht ervoor)
• Eén dag per drie maanden voor oliewisselingen
• Eén dag per jaar voor automatische optimalisatie
• Eén dag in de drie jaar voor grote automatische optimalisatie
• Eén dag per 6 maanden voor afspraken met de tandarts
• Eén dag per jaar voor dokter, oogarts
• Alle andere terugkerende medische afspraken
• Een dag zeer maand voor het opnieuw vullen van het recept (twee herinneringen - een om te hervullen, een om op te halen)
• Netflix / Tivo / XM / andere servicefactuurdata
• Schrijf boodschappenlijstje (één dag voor je normale winkeldag)
• De dag waarop de verdelger komt
• De tijd en de dag van elk tv-programma dat u regelmatig bekijkt
• De laatste dag van januari (om te controleren op belastingafhandeling)
• Een of meer dagen aan het begin van het jaar om uw belastingen te doen en / of neem contact op met uw belasting bereider
• 15 april (of welke dagtax dan ook verschuldigd zijn in jouw land)
• Begin en einde van het schooljaar, begin en einde van schoolvakanties
• Verjaardagen, verjaardagen, Kerstmis, Valentijnsdag, andere belangrijke feestdagen (set twee herinneringen - één op de dag zelf om u eraan te herinneren dat u moet bellen of een andere actie moet ondernemen en één twee weken eerder om een ​​geschenk te kopen, indien nodig, of een feest te plannen)
• Maandelijks, driemaandelijks en jaarlijks onderhoud van woningen (zie onderstaande checklists)
• Elke andere datum die een concrete actie vereist op specifieke tijden in de week, maand of het jaar

Voeg ook deze datums toe, zonder herinneringen:

• De einddatum voor alle bovenstaande factureringscycli
• De betaaldatums voor automatische betalingen (en het is een goed idee om, terwijl je toch bezig bent, automatische betalingen in te stellen voor zoveel rekeningen als je kunt)
• Directe stortingsdata
• Automatische bankoverschrijvingsdatums
• Vergoeding dividend / herinvesteringsdatum
• Elke andere datum is belangrijk voor u om te weten, maar waarvoor geen onmiddellijke actie van uw kant vereist is

In de hoofdkalender, die u gebruikt om uw schema van dag tot dag bij te houden, plant u tijdsperioden voor het volgende:

• Boodschappen doen (wekelijks)
• Wasserij (wekelijks)
• Familie maaltijden
• Wetsvoorstel betalen (tweemaandelijks - het eerste en derde weekend van de maand kunnen goed zijn) Maak een lijst van alle facturen die binnen de halve maand na elke betaaldag moeten worden betaald
• Elke wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse vergadering
• Sportevenementen voor kinderen (bijvoorbeeld wekelijkse voetbalwedstrijden elke zaterdag van 15 september tot 15 december)
• Andere kinderactiviteiten (kunstlessen, pianolessen, elk 3e weekend bij grootouders, enz.)
• Weekend klusjes / schoonmaak
• Reistijd
• Gym sessies
• Golf / fietsen / andere sporten
• Wekelijkse beoordeling (schema 2 uur wanneer u het minst waarschijnlijk wordt onderbroken) - zorg ervoor dat u uw wekelijkse beoordeling gebruikt om nieuwe herinneringen toe te voegen die u mogelijk nodig heeft!
• Schrijftijd (als u een uur per dag wilt schrijven, planning een uur per dag - neem niet aan dat je het gewoon doet “vind” een uur per dag.)
• Andere hobby's (hetzelfde als met schrijven)
• Alle lessen die je volgt
• Opoffering van tijd (ik maak minstens een uur per dag een planning voor alles wat me bevalt)
• Andere reguliere blokken tijd waarvan je weet dat je op een specifieke plaats moet zijn of iets specifieks moet doen. De enige uitzondering is je normale 9-tot-5-baan, als je er één hebt - plan dan de activiteiten die je gaat doen op jouw taak, niet de baan zelf.

U moet uw eigen oordeel gebruiken over welke van deze geplande evenementen herinneringen nodig hebben en welke niet. Ik stel bijvoorbeeld geen herinneringen in voor de reistijd, omdat het voldoende is voor mij om in mijn agenda te kunnen kijken en te zien dat die tijden zijn geblokkeerd. Aan de andere kant heb ik herinneringen 15 minuten voor alle lessen die ik geef, dus ik weet wanneer ik naar mijn klas moet gaan als ik op de campus ben. Advertising

Lees Volgende

10 Waarschuwingsborden met een laag zelfrespect en een gebrek aan vertrouwen

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

2. Stel een wachtwoordsysteem in (2-3 uur)

Gebruik een programma zoals KeePass of een wachtwoordbeveiligde spreadsheet, of welk systeem u ook het prettigst vindt, maar gebruik er één - als u veel wachtwoorden en geen systeem heeft, verspilt u veel tijd, of probeert u elk mogelijk wachtwoord dat u Je kunt je e-mails, bestanden of snippers papier op je bureau blijven herinneren of zoeken, waar je ook je wachtwoord hebt vastgelegd. In een of twee sessies, opnemen elk login en wachtwoord die je hebt. Zorg ervoor dat u informatie voor al deze informatie krijgt:

• Bankrekeningen (inclusief pinpas van pinpas)
• Kredietkaarten
• Voorraadrekeningen
• E-mail
• internet Service
• Online betaaldiensten
• Telefoonservice
• nutsbedrijven
• Lidmaatschappen van websites (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID, enz.)
• De login-, FTP- en admin-paneelinformatie van uw site
• Elke MySQL of andere databases die uw site gebruikt
• Werk accounts
• Parkeervergunningen
• DMV online / andere overheidsdiensten
• web applicaties
• Software-registratiesleutels (niet technisch wachtwoorden, maar veel wachtwoordmanagers bevatten secties voor registratiesleutels - handig als [wanneer] u Windows opnieuw moet installeren)
• Voor elk ander account waar u een wachtwoord voor heeft

3. Maak checklists (2-3 uur)

Maak een nieuwe map op uw computer met de naam “AAAAA-checklists” (of “@Controle lijsten” voor jou David Allen fans), dus het sorteert bovenaan je map Documenten. Maak een set checklists voor terugkerende taken en sla ze op in de map, zodat u ze gemakkelijk kunt afdrukken wanneer u ze nodig hebt. Sommige checklists om na te denken over het maken van zijn onder meer:

• Boodschappenlijst (met alles wat je gewoonlijk koopt en ruimte voor toevoegingen; mijn lijst is georganiseerd door gangpad in de winkel waar we winkelen, zodat ik snel kan schakelen van achteren naar voren met minimale onderbrekingen)
• Maandelijks onderhoud aan huis (bijv. Luchtfilters vervangen, rookmelders testen, enz.)
• Kwartaal van halfjaarlijks huisonderhoud (bijvoorbeeld schone goten, vervang batterijen rookmelders, controleer brandblussers, enz.)
• Winter / zomer autovoorbereiding (bijv. Koelvloeistof controleren, radiator spoelen, kettingen / sneeuwbanden toevoegen, enz.)
• Reis / vakantie verpakking
• Kerstversiering

4. Blijf op de hoogte van een wekelijkse beoordeling

Je hebt een wekelijkse beoordeling gepland in deel 1 - zorg ervoor dat je houden die afspraak. Neem tijdens je wekelijkse beoordeling 10 minuten de tijd om herinneringen in te stellen voor terugkerende evenementen die je mogelijk hebt gemist tijdens je eerste installatie, en voor nieuwe toezeggingen die je hebt gedaan. Controleer uw planning en zorg ervoor dat u voldoende tijd hebt overgehouden voor nieuwe taken die u in de komende week moet uitvoeren. Verplaats indien nodig een aantal van die blokken met geplande tijd. Controleer ook wat er aan de hand is en dat u aan uw schema moet toevoegen, bijvoorbeeld als de verjaardag van uw kind eraan komt, moet u een tijdslimiet instellen om een ​​cadeau te ontvangen en nog een tijdsblok om een ​​feestje te plannen, enz.

Beter, niet perfect

Er is natuurlijk genoeg ruimte voor verbetering. Dit is bedoeld als een ruggengraat voor een systeem; je zult merken dat andere manieren om jezelf efficiënter te maken bij je opkomen. Wachtwoordbeheer is bijvoorbeeld slechts een soort referentiesysteem dat u op vrij regelmatige basis tijd bespaart. U zult waarschijnlijk anderen bedenken die passen in uw specifieke situatie. In mijn huis is het een grote klus om de post gesorteerd en in een bepaalde volgorde bij elkaar te houden, dus ik heb een postbeheercentrum opgezet met dienbladen voor mijn partner en mijn persoonlijke post, een dienblad voor facturen en een dienblad voor kortingsbonnen en flyers (het duurde ongeveer 30 minuten, voor het geval dat je dat wilt toevoegen aan je 12-uurs engagement). U hebt misschien geen probleem met e-mail, maar u moet misschien werken aan het bijhouden van tijdschriften. Advertising

Als je een stevige structuur hebt, kun je met de andere worstelen, kleiner “tijd zinkt” in jouw leven. Zodra u begint te kijken naar uw tijd in a “Grote foto” kijk, je zult alles wat buiten je bestaande systeem valt op een nieuwe manier gaan zien, en oplossingen zullen zichzelf voorstellen. In plaats van je zorgen te maken, hoef je maar een uur of twee te plannen om het te regelen - voor grotere projecten moet je het opdelen in drie of vier secties van twee uur.

Zodra je grip hebt gekregen op je planning, zul je merken dat je niet alleen meer op je schema bent (in plaats van op je te staan!), Maar je geest zal meer op zijn gemak zijn. In plaats van je zorgen te maken over wat er aan de hand is, of zelfs wat je nu zou moeten doen, controleer je gewoon je planning en weten. De energie die je gebruikte om je ongerust te maken en af ​​en toe uit te frissen, kun je beter gebruiken om je dromen na te streven.

En jij dan? Welke activiteiten van 1-2 uur raden jullie aan om grip te krijgen op tijd?