12 geheimen voor een superproductieve vergadering die u moet weten

In mijn veertig jaar werk heb ik altijd geklaagd over lange, saaie en niet-productieve vergaderingen, dus doe mee met de club! Ja, bijeenkomsten in oude stijl hebben een negatief effect op het moreel, de productiviteit en de motivatie.^[1]

“Hij (Warren Buffett) laat zijn kalender niet vol raken met nutteloze vergaderingen.”- Bill Gates

Dus waarom kunnen vergaderingen niet korter, productiever en zelfs, ik durf het te zeggen, leuk zijn?

Het goede nieuws is dat veel bedrijven nu het voortouw nemen bij het beheren van hun vergaderingen.

Hier zijn 12 geheimen voor een productieve vergadering. Als u een manager of teamleider bent, wilt u deze wellicht implementeren. Als u lid bent van een team, kunt u altijd suggesties doen zodat vergaderingen echt superproductief kunnen worden.

1. Tijd is niet het echte probleem

De meeste mensen klagen dat ze niet genoeg tijd hebben en vergaderingen kunnen hen beroven van dit kostbare goed. Een andere manier om ernaar te kijken is om je eenvoudig te concentreren op de energieniveaus die je hebt.

Plan in pauzes zodat de productiviteit zo laag mogelijk blijft. Advertising

“Beheer je energie, niet je tijd.” - Tony Schwartz

2. Maak vergaderingen korter

Het instellen van een tijdslimiet van 10 of 15 minuten kan echt helpen. Sommige managers krijgen zelfs een timer zodat deze afgaat wanneer de vergadering is afgelopen. Het is geen toeval dat TED-gesprekken een maximum van 18 minuten hebben.

De reden is dat al het onderzoek aantoont dat onze aandachtsspanne in een geleidelijke afname gaat als vergaderingen of gesprekken langer duren. Studies uitgevoerd aan de Texas Christian University laten zien dat studenten zich na korte lessen meer informatie herinneren.^[2]

3. Plan vergaderingen alleen wanneer nodig

De meeste bedrijven hebben een vaste tijd en dag voor vergaderingen. Dit betekent dat de productiviteit wordt vertraagd, alleen vanwege een vast schema.

Het is veel beter om elkaar te ontmoeten wanneer dingen moeten worden gedaan, beslissingen worden genomen en actiepunten worden voltooid.

4. Maak kennis met Opstaan ​​of Ergens anders

Een zeer interessant onderzoek toont aan dat stilzitten de territoriale problemen vergroot.^[3]

Mensen voelen zich op hun gemak en willen ook hun positie of autoriteit bevestigen. Dit is niet zo gemakkelijk als je rechtop staat. Advertising

Deelnemers voelen zich minder op hun gemak en willen dingen sneller gedaan krijgen. Er zijn andere innovatieve manieren om vergaderingen te houden.

“Maar waar je ook bent, wees innovatief met je ruimte. Probeer een stand-up vergadering, of verlaat de bureaus en ga naar het park. Kom uit je dagelijkse omgeving.”- Richard Branson

5. Plan de agenda van tevoren

Een korte vergadering heeft nog steeds een agenda nodig en deze moet indien mogelijk vóór de vergadering worden verspreid. Het helpt mensen om zich voor te bereiden en zich te concentreren op de kwesties die moeten worden besproken.

Hier leest u hoe u een Killer Meeting Agenda kunt samenstellen die eenvoudig en effectief is.

6. Maak een vrije zone voor smartphones

Vraag mensen tijdens vergaderingen over hun collega's met behulp van smartphones of tablets. De meerderheid is boos omdat dit blijk geeft van een gebrek aan respect en toont ook aan dat volledige deelname fragmentarisch of afwezig is.^[4]

Het is veel beter om de vergaderruimte een slimme-telefoonzone te maken en mensen aan te moedigen om telefoons buiten in een mand achter te laten, met een bijlage erop. Het Witte Huis doet dit al.

7. Beperk het aantal deelnemers

Dit is een van de aanbevelingen genoemd in Kristen Gil's post, 'Start-Up Speed'.^[5] Zij is VP of Business Operations bij Google. Advertising

Lees Volgende

6 eenvoudige gewoonten op het werk die uw productiviteit onmiddellijk verhogen

Hoe de productiviteitsformule werknemers kan motiveren om efficiënt te werken

Hoe een Killer Meeting Agenda te construeren die eenvoudig en effectief is

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Als u de deelnemers beperkt tot diegenen die direct betrokken zijn bij een project of procedure, laat dit de anderen meer tijd over om verder te gaan met hun werk.

8. Run de vergadering als een uurwerk

Het voorzitten van een vergadering is echt een vaardige taak. In het ideale geval moet u enkele of alle van de volgende dingen doen:

• Vermeld het doel van de bijeenkomst, bijv. - “We komen vandaag bijeen om het bezoek van de auditoren af ​​te ronden”.
• Houd off-topic interventies van de agenda. Ze kunnen op de 'parkeerplaats' worden gezet als er tijd is aan het einde.
• Moedig iedereen aan om in te zetten.
• Ontmoedig de show-offs.
• Houd je aan de toegewezen tijd.

9. Haal actiepunten weg

De persoon die de vergadering leidt, moet het hele ding op schema houden, binnen de korte tijdspanne.

In de praktijk betekent dit dat aan het eind mensen een lijst met actiepunten hebben en dat deze worden getagd aan de DRI (Directly Responsible Individual).^[6]

10. Sta transittijd toe

Zorg ervoor dat er voldoende tijd voor de vergadering is geprogrammeerd, zodat mensen daar op tijd kunnen komen.

Tien minuten voor en na andere afspraken toestaan ​​helpt mensen om hun act samen te stellen en hun afwezigheid te plannen, ook al is het een zeer korte tijd.

Van de beslissingen wordt een verslag bijgehouden en deze kunnen als herinnering naar alle deelnemers worden gemaild. Advertising

11. Outline Outcomes en Plan voor de volgende bijeenkomst

Ervan uitgaande dat de actiepunten de nodige resultaten zullen opleveren, is het altijd een goed idee om uit te leggen wat de volgende vergadering zou moeten omvatten.

Dit hoeft niet in steen te worden gegoten, maar moet passen in de bedrijfs- en marketingplannen. Het helpt ook om langetermijndoelstellingen te benadrukken.

12. Stimuleer training voor ontmoetingsvaardigheden

Het delegeren van sommige vergadertaken zowel vóór als tijdens de vergadering is een geweldige manier om training in vergadervaardigheden te benaderen.

Bepaal wie verantwoordelijk is voor het noteren van actiepunten, timing en agenda's. Dit kan in rotatie worden gedaan, zodat u nog steeds de algemene verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de vergadering hebt. Lees deze tips om u te helpen bij het effectief schrijven van vergadermomenten: hoe u geweldige vergaderminuten kunt schrijven, zodat niets verloren gaat in de vertaling

Meer over productiviteit op het werk

• Hoe productief te zijn op het werk: 9 basisregels
• 6 eenvoudige gewoonten op het werk die uw productiviteit onmiddellijk verhogen
• De Pomodoro-techniek: is het goed voor u om de productiviteit te verhogen?
• Hoe de productiviteitsformule werknemers kan motiveren om efficiënt te werken

Aanbevolen foto credit: Unsplash via unsplash.com

Referentie

[1]	^	The Guardian: Bored meetings
[2]	^	Carmine Gallo: The Science Behind TED's 18-Minute Rule
[3]	^	SAGE-publicaties: opkomen zorgt ervoor dat groepen meer worden aangesproken voor teamwork
[4]	^	Forbes: Waarom succesvolle mensen nooit smartphones meenemen naar vergaderingen
[5]	^	Denk aan Google: opstartsnelheid
[6]	^	The Muse: Links We Love: Mastering the Art of the Meeting