12 tips voor beter zakendoen

De zakelijke wereld van vandaag is bijna volledig informatie gestuurd. Of u nu een klein bedrijf hebt of een klein hoekje van het organigram van een groot multinationaal bedrijf bezet, de kans is groot dat het grootste deel van uw werk bestaat uit communicatie met anderen, meestal schriftelijk. Natuurlijk is er e-mail en de traditionele zakelijke brief, maar de meeste zakenmensen worden ook opgeroepen om presentaties, memo's, voorstellen, zakelijke vereisten, trainingsmateriaal, promotiekopieën, subsidievoorstellen en een breed scala aan andere documenten te schrijven..

Dit is het probleem: de meeste zakenmensen hebben weinig ervaring met schrijven. Hoewel mensen met een bedrijfsdiploma waarschijnlijk op school iets hebben geschreven, wordt het zelden benadrukt in zakelijke programma's en is het leren van goed schrijven nauwelijks de drijvende kracht achter de wens van de meeste mensen om naar de businessschool te gaan. Degenen zonder een universitaire achtergrond hebben misschien nooit de neiging gehad om te schrijven, althans sinds de openbare school.

Als u een van de vele mensen in het bedrijfsleven bent voor wie schrijven nog nooit een groot probleem is geweest, moet u dat weten een gebrek aan schrijfvaardigheid is een steeds grotere handicap bij elk voorbijgaand jaar. Als u wat tijd besteedt aan het verbeteren van uw schrijfwerk, kan dit leiden tot een duidelijke verbetering van uw leesbaarheid en promotiekansen. Er is geen vervanging voor oefenen, maar hier zijn enkele tips om je op de goede weg te zetten. Advertising

1. Minder is meer.

In zakelijk schrijven zoals in vrijwel elk ander soort schrijven, maakt de kwestie van belang. Ironisch genoeg, omdat geschreven informatie steeds belangrijker wordt voor het soepel functioneren van bedrijven, zijn mensen steeds minder geneigd om te lezen. In toenemende mate snijden tijdschriften en andere verkooppunten die tweeduizend-woorden-functies gebruikten, terug naar schetsen van 500 woorden. Gebruik spaarzaam woorden, snij het florale proza ​​uit en vermijd lange, meanderende zinnen. Zoals Zorro zijn zoon leerde, “Stap in, maak je Z en ga weg!” - ga meteen ter zake, zeg wat je wilt zeggen en wees er klaar mee.

2. Vermijd jargon.

Iedereen in het bedrijfsleven heeft een hekel aan zakelijk schrijven, dat alles “blue-sky-oplossingswerk” en deze “strategische synergieën” dat uiteindelijk niets betekent; “brainstorming” en “mogelijkheden om samen te werken” zijn zinvoller zonder belachelijk te klinken. Hoewel soms jargon onvermijdelijk is - probeer in een document met zakelijke vereisten of technische specificaties - bijvoorbeeld de taal van de blunder te gebruiken. Zelfs voor mensen in hetzelfde vakgebied als jij, is jargon vaak inefficiënt - het oog glijdt er recht langs langs zonder echt de betekenis te begrijpen. Er is een reden waarom jargon zo vaak wordt gebruikt wanneer een schrijver dat wil niet zeg iets. Advertising

3. Schrijf één keer, controleer twee keer.

Proeflezen onmiddellijk nadat u hebt geschreven, en vervolgens weer uren of, beter nog, dagen later. Niets is meer beschamend dan een domme typefout in een overigens prima document. Het is nauwelijks eerlijk - typefouten gebeuren! - maar mensen beoordelen je hoe dan ook, en hard. Behalve in de directe noodsituatie, geef jezelf altijd de tijd om je schrift opzij te zetten en later hierop terug te komen. De hersenen zijn lastig en negeren fouten die het zojuist heeft gemaakt; enige tijd aan iets anders werken geeft je de onthechting die je nodig hebt om die fouten te vangen voordat iemand anders ze leest.

4. Schrijf één keer, controleer twee keer.

Ik weet het, ik zei dit net, maar ik bedoel iets anders hier. Naast het vangen van typefouten en andere fouten, door wat tijd te nemen tussen het schrijven en het opnieuw lezen van je werk, kun je fouttonen opvangen die anders aan je zouden kunnen ontsnappen en problemen zouden kunnen veroorzaken. Als we bijvoorbeeld boos of boos zijn, schrijven we vaak dingen die we eigenlijk niet willen dat iemand anders leest. Zorg ervoor dat je werk zegt wat je wilt dat het zegt, hoe je het wilt laten zeggen, voordat je het zijn publiek laat bereiken.

5. Besteed speciale aandacht aan namen, titels en geslachten.

Oké, er is één ding dat meer beschamend is dan een typfout: meneer Smith bellen “Mevrouw Smith” consequent doorheen een document. Als je niet positief bent over de spelling van iemands naam, zijn functietitel (en wat het betekent) of zijn geslacht, neem dan a) contact op met iemand die het wel weet (zoals hun assistent), of b) in het geval van geslacht , gebruik sekseneutrale taal. “Ze” en “hun” zijn snel perfect aanvaardbare sekseneutrale singuliere voornaamwoorden aan het worden, ondanks wat je grammatica-leraar en de zelfingenomen grammatica-nazi in de zaal zouden kunnen zeggen. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

6. Sjablonen opslaan.

Telkens wanneer u een bijzonder goede brief, e-mail, memo of ander document schrijft, sla deze in de toekomst op als een kleine kans dat u in de toekomst een soortgelijk document gaat schrijven. Sinds haasten door schrijven is een van de belangrijkste oorzaken van typefouten en andere fouten, tijd besparen door een vooraf geschreven document te gebruiken, kan u de schaamte van dergelijke fouten besparen. Zorg ervoor dat u specifieke informatie verwijdert - namen, bedrijven, enz. - voordat u het opnieuw gebruikt - u wilt geen brief sturen naar de heer Sharif die is gericht aan mevrouw O'Toole!

7. Wees professioneel, niet per se formeel.

Er is een tendens om alle zakelijke communicatie als formeel te beschouwen, wat niet noodzakelijk of zelfs zeer productief is. Formele taal is prima voor juridische documenten en sollicitaties, maar zoals jargon wordt vaak onzichtbaar, verduistert in plaats van de betekenis ervan te onthullen. Onthoud dat tegelijkertijd informeel moet niet onprofessioneel betekenen - bewaar de persoonlijke opmerkingen, off-colour-moppen en gruwelijke roddels uit uw zakelijke communicatie. Vergeet niet dat veel bedrijven (mogelijk de jouwe) wettelijk verplicht zijn om kopieën van alle correspondentie te bewaren - e-mail niet, mail of circuleer alles waarvan je je niet op je gemak zou voelen als je het in een openbare rechtszaak hebt gelezen.

8. Denk aan de 5 W's (en de H)

Net als het nieuws van een journalist, uw communicatie moet alle vragen beantwoorden die relevant zijn voor uw doelgroep: Wie? Wat? Wanneer? Waar? Waarom? en hoe? Bijvoorbeeld, voor wie is deze memo relevant, wat moeten ze weten, wanneer en waar is het van toepassing, waarom is het belangrijk, en hoe moeten ze deze informatie gebruiken? Gebruik de 5W + H-formule om te proberen te anticiperen op vragen die uw lezers ook zouden kunnen stellen. Advertising

9. Oproep tot actie.

De inhoud van eenvoudig informatieve documenten wordt zelden goed bewaard. De meeste zakelijke communicatie is bedoeld om een ​​bepaald doel te bereiken, dus zorg ervoor dat ze een oproep tot actie bevatten - iets dat van de lezer wordt verwacht do. Beter nog, iets wat de lezer zou moeten doen nu. Laat het aan uw lezers niet over om te beslissen wat te doen met de informatie die u heeft verstrekt - de meesten zullen niet eens de moeite nemen, en genoeg van degenen die het wel doen, zullen het verkeerd krijgen dat je een rommel op je handen zult hebben voor te lang.

10. Geef niet te veel keuzes.

In het ideale geval geen geven. Als u een tijdstip voor een vergadering wilt instellen, geeft u een enkele keer de tijd en vraagt ​​u hen om een ​​andere tijd te bevestigen of een presentatie te geven. Geef ten hoogste twee opties en vraag hen om er een te kiezen. Te veel keuzes leiden vaak tot besluitverlamming, wat over het algemeen niet het gewenste effect is.

11. Wat zit er in voor uw lezers?

Een hoeksteen van effectief schrijven is het beschrijven van voordelen, niet van eigenschappen. Waarom zou een lezer zich zorgen maken? Het kan niemand bijvoorbeeld schelen dat Windows 7 in de 64-bits modus kan worden uitgevoerd. Het enige wat ze belangrijk vinden, is dat het meer geheugen aankan en dus sneller werkt dan het 32-bits besturingssysteem. 64-bits is een functie; om mijn werk sneller gedaan te krijgen, is het voordeel. Voordelen trekken lezers aan, omdat ze er natuurlijk het meest mee bezig zijn om erachter te komen hoe ze hun leven gemakkelijker of beter kunnen maken.

12. Huur een freelancer in.

Geen schrijf-tip per se, Ik weet het, maar toch een goed advies. Schrijven is hoogstwaarschijnlijk niet je sterke voorbeeld. Als het belangrijk is, huur iemand voor wie je schrijft is hun sterke pak. Je zou denken dat freelancers alleen voor marketingmateriaal zijn, maar dat is niet waar - een goede freelance schrijver kan memo's, trainingshandleidingen, interne brieven, bedrijfsnieuwsbrieven, blogposts, wiki-inzendingen en zo ongeveer elke andere vorm van schrijven schrijven die je maar kunt bedenken. . Afhankelijk van wat je nodig hebt, kun je op de boerderij werken als dat nodig is, of een freelancer naar een kast verplaatsen op locatie, of alle andere regelingen uitwerken die het beste bij je passen. Verwacht minstens $ 30 per uur te betalen, en waarschijnlijker $ 50 - $ 125 per uur, voor goed schrijven - iedereen die minder rekent, is niet erg goed of niet erg zakelijk. (Deze tarieven zijn voor schrijvers in Amerikaanse metrogebieden - tarieven kunnen verschillen in andere delen van de wereld.)

Goed schrijven kan een talent vereisen dat maar weinigen van ons hebben, maar effectief schrijven is een leerzame vaardigheid. Als het schrijven van uw bedrijf niet aan snuiftabak voldoet, volg dan de bovenstaande tips en kijk of u het niet kunt verbeteren. Als je schrijft doet sla de pas op, wat dacht je van het achterlaten van een tip of twee in de comments hieronder?