15 Beste organisatietips voor Office-organisatie en meer werk

Je denkt misschien dat je geen tijd hebt om je kantoor te organiseren, maar als je echt wist hoeveel tijd die desorganisatie je kostte, zou je heroverwegen.

Stapels af en toe verplaatsen en verplaatsen, telt niet mee. Het maakt ook niet van je bureau af, als je de puinhoop in een prullenbak of bureaulade gooit.

Een relatief nette en ordelijke kantoorruimte maakt de weg vrij voor een hogere productiviteit en minder tijdverspilling.

Het organiseren van uw kantoor hoeft geen dagen in beslag te nemen, het kan beetje bij beetje worden gedaan. In feite is het onderhouden van een georganiseerd kantoor veel effectiever als je het behandelt als een lopend project, in plaats van een massale aanval.

Dus, als u klaar bent om aan de slag te gaan, helpen de volgende organisatietips u om van uw kantoor een efficiënte werkruimte te maken.

1. Zuiver uw kantoor

De-rommel, leeg, versnipperd, ontdoen van alles wat je niet nodig hebt of wilt. Kijk om je heen. Wat heb je al een tijdje niet gebruikt??

Neem één gebied tegelijk. Als het niet werkt, stuur het dan op voor reparatie of gooi het weg. Als je het al maanden niet hebt gebruikt en niet kunt bedenken wanneer je het echt nodig hebt, dan gaat het. Dit geldt voor meubels, apparatuur, benodigdheden, enz. Reclame

Vergeet niet over snuisterijen, planten (echt of kunstmatig) en decoraties - als ze bedekt zijn met stof en je kantoor er armoedig uitzien, ze zijn eerlijk spel.

2. Verzamel en herdistribueer

Verzamel elk item dat niet is waar het hoort en leg het waar het is.

3. Maak werk “zones”

Bepaal wat voor activiteit er in elk deel van uw kantoor gebeurt. U hebt waarschijnlijk een hoofdwerkruimte (waarschijnlijk uw bureau), een referentiegebied (archiefkast, planken, mappen) en een voorraadruimte (kast, planken of laden).

Plaats de juiste apparatuur en benodigdheden zo veel mogelijk in het juiste gebied.

4. Nabijheid

Plaats de apparatuur en benodigdheden die u het meest gebruikt binnen handbereik. Dingen die u zelden gebruikt, kunnen worden opgeslagen of opgeborgen.

5. Krijg een goede labeler

Kies een labelmaker die eenvoudig te gebruiken is. Neem de tijd om planken, bakken en mandenladen te labelen. Niet alleen zal het je eraan herinneren waar de dingen gaan, maar het zal ook anderen helpen die misschien een behoefte hebben om iets in je werkruimte te vinden, te gebruiken of weg te zetten.

6. Herzie uw bestandssysteem

Naarmate we ons volledig in het digitale tijdperk begeven, is de noodzaak om papieren bestanden op te slaan, afgenomen. Advertising

Wat kan uw winkel digitaal? Dupliceer je bestanden? Mogelijk kunt u enkele van de bestanden en mappen verwijderen die u in het verleden hebt gebruikt. Als u bestanden op uw computer opslaat, zorg er dan voor dat u regelmatig een back-up maakt.

Hier zijn enkele opslagideeën voor het maken van een soepel archiefsysteem:

• Maak een vergadermap - Zet alle “items die moeten worden besproken” daarbinnen, samen met items die moeten worden overhandigd, rapporten die moeten worden gegeven, enz. Het zal u helpen voorbereid te zijn op vergaderingen en u stress te besparen, zelfs als een vergadering wordt verplaatst.
• Maak een WOR-map - Zoveel van onze rommelige papieren zijn dingen die in de wacht staan ​​totdat iemand anders reageert of handelt. Corraleer ze in een WOR-map (Waiting on Response). Controleer het om de paar dagen op openstaande acties die u mogelijk nog moet opvolgen.
• Opbergdozen - Gebruik goedkope opslagvakken om gearchiveerde bestanden te bewaren en ze uit uw huidige bestandsruimte te halen.
• Tijdschriften dozen - Gebruik magazijntrommels of mappen om tijdschriften en catalogi op te slaan die u echt wilt opslaan. Zorg ervoor dat je ze echt nodig hebt voor referentie of onderzoek, anders recycleer ze of geef ze weg.
• Leesmap - Wijs een bestand toe voor gedrukte artikelen en documenten die u wilt lezen en die niet urgent zijn.
• Archiveer bestanden - Wanneer een project voltooid is, plaatst u alle materialen bij elkaar en archiveert u ze. Houd je “werkmappen” voor lopende projecten.
• Bestand wekelijks - Laat je stapel niet opstapelen. Leg je papieren in een “Naar bestand” map en bestand alles een keer per week.

Bekijk hier meer tips voor het organiseren van uw bestanden.

Lees Volgende

Materiaal weggooien zonder spijt

10 eenvoudige strategieën om uw leven beter te maken Vanaf vandaag

30 beste uitstelquotaties om u weer aan het werk te krijgen

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

7. Maak je bureau leeg

Verwijder alles, maak het grondig schoon en plaats alleen die items terug die essentieel zijn voor dagelijks gebruik.

Als je problemen met declutter hebt, kun je met deze Declutter-formule dingen weggooien zonder later spijt te hebben.

8. Organiseer je bureaublad

Nu je je desktop hebt gestroomlijnd, is het een goed idee om het te organiseren.

Gebruik bureaubladorganizers of containers om de items op uw bureau te ordenen. Gebruik trays voor papier, containers voor kleinere items. Advertising

Vergeet je bureaublad niet! Zorg ervoor dat de bestanden of afbeeldingen zich allemaal in georganiseerde mappen bevinden. Ik zou je aanraden om je computer dagelijks te verwijderen voordat je je werk verlaat.

9. Organiseer uw laden

Plaats de gebruikte items in dezelfde lade, stempels met enveloppen, plakblocnotes met notitieblokken, enz.

Gebruik lade-organisers voor kleine items - paperclips, tacks, enz. Gebruik een aparte lade voor persoonlijke items.

10. Afzonderlijke inboxen

Als u regelmatig met anderen samenwerkt, maakt u voor elk een map, lade of postvak IN.

11. Maak je stapels vrij

Hopelijk creëer je met je nieuwe georganiseerde kantoor geen stapels papier meer, maar je moet nog steeds de oude doorzoeken.

Ga door de stapel (zo nodig beetje bij beetje) en leg het op de juiste plaats of gooi het weg.

12. Sorteer mails

Plak de post niet zomaar in een stapel om te sorteren of door te sluipen en haal de stukken eruit die je nu nodig hebt. Sorteer het zodra je het krijgt - Om te handelen, te lezen, om te archiveren, om te delegeren of uit te delen ... Reclame

13. Wegdoen van datums toewijzen

U hoeft niet elk stuk papier voor onbepaalde tijd te bewaren. Markeer op bestanden of documenten wanneer ze kunnen worden weggegooid of versnipperd.

Sommige juridische of financiële documenten moeten gedurende een bepaalde tijd bewaard worden. Zorg dat je weet wat die vereisten zijn.

14. Filter ook uw e-mails

Sommige e-mails zijn belangrijk om te lezen, andere zijn gewoon niet zo belangrijk.

Wanneer u het filtersysteem gebruikt om verschillende soorten e-mails te labelen, weet u hun prioriteit en welke als eerste moeten worden beantwoord.

Bekijk deze 4 stappen om inbox nul te bereiken.

15. Maak je bureau recht

Aan het einde van de dag, doe een snelle straighten, zodat je de volgende dag een schone start hebt.

Laatste gedachten

Gebruik één tip of probeer ze allemaal. De hoeveelheid inspanningen die u levert om een ​​efficiënt werkgebied te creëren en te onderhouden, zal op grote schaal vruchten afwerpen.

In plaats van tijd te spenderen aan het zoeken naar dingen en schuifelende stapels, kun je je tijd besteden ... nou ja ... werkend en je zult genieten van rommelvrij zijn!

Aanbevolen fotomunt: Alesia Kazantceva via unsplash.com