20 Quick Time Management Tips om uw productiviteit super te verbeteren

Ben je meestal punctueel of te laat? Voltooit u dingen binnen de tijd die u stipuleert? Levert u uw rapporten / werk op tijd in? Kunt u bereiken wat u wilt doen vóór de deadline? Ben je een goede tijd manager?

Als je antwoord is “Nee” op een van de bovenstaande vragen, betekent dit dat u uw tijd niet zo goed beheert als u wilt. Hier volgen 20 tijdmanagementtips om u te helpen de tijd beter te beheren:

1. Maak een dagplan

Plan je dag voordat het zich ontvouwt. Doe het 's morgens of zelfs beter, de avond voordat je slaapt. Het plan geeft u een goed overzicht van hoe de dag zal verlopen. Op die manier raak je niet overrompeld. Jouw taak voor vandaag is om het plan zo goed mogelijk te houden.

2. Koppel een tijdslimiet aan elke taak

Wees duidelijk dat je X-taak voor 10 uur moet voltooien, Y-taak vóór 15 uur en Z-item om 17:30 uur. Dit voorkomt dat uw werk sleept en eet in de tijd die gereserveerd is voor andere activiteiten.

3. Gebruik een kalender

Een agenda hebben is de meest fundamentele stap om uw dagelijkse activiteiten te beheren. Als u Outlook- of Lotus-notities gebruikt, komt de kalender als onderdeel van uw frankeersoftware.

Google Agenda is geweldig - ik gebruik het. Het is zelfs beter als je het kunt synchroniseren met je mobiele telefoon en andere hardware die je gebruikt - op die manier heb je toegang tot je schema, waar je ook bent.

Hier zijn meer tips over het gebruik van de kalender voor beter tijdbeheer: Hoe u een agenda kunt gebruiken om tijd en ruimte te maken

4. Gebruik een organizer

Een organisator helpt je om op de hoogte te blijven van alles in je leven. Het is uw centrale hulpmiddel om informatie, takenlijsten, projecten en andere diverse items te organiseren.

Bekijk deze Top 15 Time Management-apps en -hulpmiddelen en kies degene die bij u passen. Advertising

5. Ken uw deadlines

Wanneer moet je je taken afmaken? Markeer de deadlines duidelijk in je agenda en organizer zodat je weet wanneer je ze moet afmaken.

Maar zorg ervoor dat u deze 10 voorkomende fouten niet maakt bij het instellen van deadlines.

6. Leren zeggen “Nee”

Neem niet meer op dan je aankan. Voor de afleidingen die binnenkomen als je andere dingen doet, geef een stevig nee. Of uitstellen naar een latere periode.

Leo Babauta, de oprichter van Zen Habits, heeft een aantal geweldige inzichten over hoe je nee kunt zeggen: The Gentle Art of Saying No

7. Target om vroeg te zijn

Als je je op tijd richt, ben je op tijd of te laat. Meestal ben je te laat. Als u zich echter voordoet om vroeg te zijn, zult u waarschijnlijk op tijd zijn.

Voor afspraken, probeer vroeg te zijn. Breng ze voor uw deadlines eerder in dan vereist.

Leer van deze tips over hoe je jezelf kunt voorbereiden om vroeg te zijn, in plaats van net op tijd.

8. Tijdvak uw activiteiten

Dit betekent dat u uw werk beperkt tot X-tijd. Waarom is boksen in de tijd goed voor jou? Dit zijn 10 redenen waarom je met timeboxing moet beginnen.

Je kunt hier ook meer lezen over hoe je tijd bokst: # 5 van 13 Strategieën om je productiviteit te stimuleren. Advertising

9. Zorg dat er een klok zichtbaar voor je staat

Soms zijn we zo verdiept in ons werk dat we de tijd uit het oog verliezen. Als je een enorme klok voor je hebt, blijf je op de hoogte van de tijd op dit moment.

10. Stel herinneringen 15 minuten van tevoren in

De meeste agenda's hebben een herinneringsfunctie. Als u een belangrijke vergadering bijwoont, stelt u dat alarm 15 minuten eerder in.

Lees hier meer over hoe herinneringen u helpen alles te onthouden.

11. Focus

Ben je zo veel multi-tasking dat je gewoon niets gedaan krijgt? Als dat zo is, richt u dan op slechts één belangrijke taak tegelijk. Multitasking is slecht voor je.

Sluit alle toepassingen die u niet gebruikt. Sluit de tabbladen in uw browser die uw aandacht wegnemen. Concentreer u uitsluitend op wat u doet. Je zult op die manier efficiënter zijn.

Lees Volgende

Werk effectief delegeren (de definitieve handleiding voor leiders)

Prioriteit toekennen aan Right in 10 Minutes en 10X sneller werken

Hoe u uw productiviteit kunt concentreren en maximaliseren (de definitieve gids)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

De CEO van Lifehack heeft een definitieve handleiding geschreven over focussen, de tips leren kennen: aandacht besteden en uw productiviteit maximaliseren (de definitieve handleiding)

12. Blokkeer afleiding

Wat leidt je af in je werk? Instant messages? Telefoon gaat over? Tekstberichten komen binnen?

Ik gebruik tegenwoordig bijna nooit chat. De enige keren dat ik me aanmeld, is wanneer ik niet van plan ben om werk te doen. Anders wordt het erg afleidend.

Als ik belangrijk werk doe, schakel ik ook mijn telefoon uit. Oproepen gedurende deze tijd worden geregistreerd en ik neem daarna contact met ze op als het iets belangrijks is. Dit helpt me om me beter te concentreren. Advertising

Meer tips over het minimaliseren van afleiding om meer te bereiken in Hoe u afleiding minimaliseert om dingen gedaan te krijgen

13. Volg je bestede tijd

Egg Timer is een eenvoudige online countdown timer. U voert de tijd in die u wilt dat deze wordt gevolgd (bijvoorbeeld: “30 minuten”, “1 uur”) en het telt af op de achtergrond. Wanneer de tijd om is, geeft de timer een pieptoon. Geweldige manier om je bewust te zijn van je bestede tijd.

Maar naast Egg Timer kun je hier meer tijdregistratie-apps vinden en er een uitkiezen die het beste bij je past.

14. Maak je geen zorgen over onbelangrijke details

Je krijgt nooit alles gedaan zoals jij dat wilt. Proberen om dit te doen is niet effectief.

Wil je perfect zijn, doe je meer kwaad dan goed, leer hier hoe perfectionisme je productiviteit doodt en hoe je de perfectionistische mindset kunt vernietigen.

15. Geef prioriteit

Omdat je niet alles kunt doen, leer je het belangrijke te prioriteren en de rest los te laten.

Pas het 80/20-principe toe dat een sleutelprincipe is bij het stellen van prioriteiten. U kunt deze techniek ook gebruiken om alles op uw bord te prioriteren: Prioriteit toekennen aan het recht in 10 minuten en 10X sneller werken

16. Afgevaardigde

Als er dingen zijn die beter door anderen kunnen worden gedaan of dingen die niet zo belangrijk zijn, overweeg dan om te delegeren. Dit neemt een einde en u kunt zich concentreren op de belangrijke taken.

Wanneer u sommige van uw werk delegeert, maakt u uw tijd vrij en bereikt u meer. Meer informatie over het effectief delegeren van werken in deze handleiding: Hoe werk delegeren (de definitieve gids voor succesvolle leiders) Adverteren

17. Batch vergelijkbare taken samen

Voor samenhangend werk bundel ze samen.

Mijn werk kan bijvoorbeeld worden onderverdeeld in deze kerngroepen:

1. schrijven (artikelen, mijn aankomende boek)
2. coaching
3. workshop ontwikkeling
4. zakelijke ontwikkeling
5. administratief

Ik verzamel alle gerelateerde taken samen, dus er is synergie. Als ik moet bellen, wijs ik een tijdvak toe om al mijn gesprekken te voeren. Het stroomlijnt het proces echt.

18. Elimineer je tijdverspillers

Wat neemt je tijd weg van je werk? Facebook? Twitter? E-mail controleren? Stop ze zo vaak te controleren.

Een ding dat je kunt doen is het moeilijk maken om ze te controleren - verwijder ze uit de snelkoppelingen / bladwijzers van je browser en stop ze in een moeilijk toegankelijke bladwijzermap. Vervang de bladwijzers van uw browser door belangrijke werkgerelateerde sites.

Terwijl je ongetwijfeld nog steeds FB / Twitter controleert, zul je merken dat het een lagere frequentie dan voorheen is.

19. Snijd af wanneer dat nodig is

De belangrijkste reden waarom dingen overlopen is omdat je niet afsnijdt wanneer het moet.

Wees niet bang om in vergaderingen te onderscheppen of een grens te trekken om af te sluiten. Anders zal er nooit een einde aan komen en zul je gewoon in de tijd eten voor later.

20. Laat de buffertijd tussendoor

Pak alles niet dicht bij elkaar. Laat een buffertijd van 5-10 minuten tussen elke taak. Dit helpt je om de vorige taak af te ronden en met de volgende te beginnen.

Aanbevolen foto credit: Unsplash via unsplash.com