20 manieren om Gmail-filters te gebruiken

Een van de coolste dingen over Gmail zijn de filters: goed ingesteld, filters kunnen heel veel functionaliteit toevoegen aan je toch al krachtige Gmail-account. Bespaar tijd en ruimte, verlos uw inbox met ongewenste e-mails en verander uw Gmail in een multifunctioneel hulpmiddel met eenvoudige filters.

Er zijn enkele beperkingen aan de filters van Gmail die ik in de toekomst zou willen verbeteren, waaronder: Reclame

• het onvermogen om een ​​bericht als gelezen te markeren
• het onvermogen om live te creëren “slimme mappen”
• problemen bij het toevoegen van een groot aantal e-mailadressen aan een filter

Maar al met al is de filterfunctie erg cool. Hier zijn enkele ideeën voor het gebruik ervan: adverteren

Advertising

• killfile. Als mensen me teveel ongewenste e-mail sturen (grappen, maliënkolder, etc.), worden ze toegevoegd aan mijn killfile. Het is een eenvoudig filter dat naar de “van” veld en verwijdert het bericht als dit een van de adressen is die ik aan het filter heb toegevoegd. Zo nu en dan zal ik besluiten om iemand toe te voegen aan mijn killfile, en ik zal gewoon het filter openen en hun adres toevoegen.
• Booleans. Het filter werkt ongeveer zoals de zoekfunctie van Gmail, omdat u zoektermen kunt toevoegen zoals AND of OR of NIET. Dus ik kan adressen zoeken die afkomstig zijn van een aantal mensen (met behulp van OR), of e-mails die alle woorden in een lijst moeten bevatten (met behulp van EN). Gebruik zoekoperatorsymbolen om het nog eenvoudiger te maken: “|” voor OR, ruimte voor AND, “-” voor NOT en haakjes om verschillende termen in uw zoekreeks te groeperen.
• Andere zoektermen. Naast de algemene voorwaarden hierboven, kunnen uw filters ook andere termen gebruiken, zoals “van:”, “naar:”, “heeft:”, “is:”, “bestandsnaam:”, en “label:”, onder andere. Met behulp van deze voorwaarden kunt u uw filters nog krachtiger maken.
• Stuur herinneringen naar iemand. Een van de dingen die Google zou willen toevoegen aan Gmail is de mogelijkheid om een ​​vertraagde e-mail te verzenden. Hierdoor zou ik op gezette tijden herinneringen aan iemand kunnen sturen. In plaats daarvan meld ik me aan voor een herinneringsmailservice om herinneringen (bedoeld voor andere mensen) naar mijn gmail-adres te verzenden en vervolgens filters in te stellen om de herinneringen door te sturen naar verschillende mensen, afhankelijk van het onderwerp of de inhoud van de e-mail. Het is niet perfect, maar het geeft me de mogelijkheid om regelmatig herinneringen aan verschillende mensen te sturen.
• Kalender en logboek. Ik heb Google Agenda ingesteld om me herinneringen aan evenementen te sturen. U kunt een label instellen (“events”) zodat uw agendaherinneringen rechtstreeks naar het label gaan, het bericht doorsturen en de inbox overslaan. Nu zijn niet alleen uw evenementen op één plaats, in plaats van verspreid in uw inbox, kunt u het bericht verwijderen wanneer u de taak of het evenement voltooit, en nu hebt u ook een logboek van alle dingen die u hebt gedaan.
• To-dos. Dit is een veelgebruikte functie, maar u kunt zelf een e-mail sturen naar taken die u moet uitvoeren en vervolgens een filter instellen met uw e-mailadres in zowel de “naar” en “van” vakken, die het label toepassen “Te doen” naar het bericht. Hiermee kunt u al uw taken in één filter bekijken. Of, als je een GTD-fan bent, kun je de taken voor elke context (@work, @home, @errands, @phone, etc.) instellen door voor elk een ander label te maken en vervolgens filters in te stellen voor verschillende e-mailadressen. Stuur een e-mail naar yourname + work (je hebt het gedeelte @ gmail.com niet nodig) en stel het filter in om dat adres te labelen “@werk”, enzovoort voor elke context.
• Opvolgen. Zelfs als je geen GTD-fan bent, is het hebben van een follow-up label een must. Stel eenvoudig een filter in met een e-mailadres zoals “youname + volgen” en zet het in de “heeft de woorden” filterveld en laat dit filter labelen “@volgen” en sla de inbox over. Als u nu een e-mail stuurt die moet worden opgevolgd, zet dan uw naam + volg in de “bcc” veld, en het zal in je gaan “@volgen” label. Zorg ervoor dat u dit label eenmaal per dag controleert, zodat u uw e-mails kunt opvolgen.
• Stuur spam naar de prullenbak. In plaats van met Gmail gefilterde spam in je map Spam te plaatsen (en het vervelende aantal ongelezen spam door de naam van de map te laten bevatten), stel dan een filter in met “is: spam” in de “heeft de woorden” veld (klik gewoon “OK” in het waarschuwingsvenster van Gmail wanneer u op de volgende stap klikt) en “Verwijder het” als de actie. Nu gaan alle spamberichten in de prullenbak.
• Gearchiveerde bladwijzers. Als u del.icio.us en andere bladwijzeringservices gebruikt, kunt u ze allemaal archiveren in een Gmail-label (“bladwijzers”). Ontvang de feed-URL's voor elk van uw bladwijzerservices, voer ze in bij een doorstuurservice zoals rssfwd.com en stel vervolgens een filter in om ze allemaal te labelen “bladwijzers”. Nu staan ​​al uw bladwijzers op één plek, met de geweldige zoekfunctie van Gmail.
• Bijlagen. Als je op mij lijkt, wil je graag je oude e-mails doornemen en een aantal van hen tegelijkertijd verwijderen. Ik doe veel voorkomende zoekopdrachten tijdens het opruimproces, zoals “Heeft bijlage”, zodat ik al mijn grotere e-mails kan bekijken en verwijderen. Maak dit proces sneller door een label en filter te maken voor deze zoekopdracht en voor al uw gebruikelijke zoekopdrachten.
• Media. Als u veel media naar u wordt gestuurd, zoals muziekbestanden, video's en foto's, stelt u filters in (“bestandsnaam: wmv | filename: mov” voor video's, “bestandsnaam: mp3 "voor muziek, bestandsnaam: jpg | bestandsnaam: gif” voor foto's, of “bestandsnaam: pdf | filename: doc” voor documenten). Nu kunt u snel alle media vinden.
• backups. Maak een tweede Gmail-account voor opslag en maak een filter om e-mails met bijlagen automatisch door te sturen (“heeft: attachments”) naar dit tweede adres. Nu kunt u uw oude e-mails verwijderen zonder schuldgevoel of zorgen.
• Nieuwsgroepen of feeds. Je kunt filters instellen voor je nieuwsgroepen, zodat ze je inbox niet verstoppen. Of stuur uw favoriete feeds door naar uw Gmail en label en archiveer ze automatisch voor later gebruik. Nu kun je ze niet alleen overal benaderen, maar je kunt ze ook doorzoeken.
• Bloggers. Als u een blog uitvoert, kunt u alle opmerkingen en pingbacks van uw blog automatisch gearchiveerd en gelabeld (“blog”), zodat uw Postvak IN niet snel vol raakt. Laat uw blogstatrapporten ook naar u mailen en overbrengen naar dit label, zodat u snel het succes van uw blog kunt bekijken in één oogopslag.
• Verwijder oude verzonden e-mails. In de meeste gevallen is er geen reden om je echt oude e-mails te bewaren. Verwijder ze. Maak een filter met “before: 2006/06/01 label: verzonden” met “Verwijder het” als de actie (je moet klikken “OK” naar het waarschuwingsvenster van Gmail). Werk ongeveer elke maand de datum van dit filter bij.
• Niet verwijderen. Sommige e-mails die u niet wilt verwijderen, bijvoorbeeld die van uw kinderen, of misschien van uw baas. Stel een label in (“nodelete”) en een filter dat het nodelete-label op e-mails plaatst van (of naar) de gewenste adressen. Voeg nu een aantal van de bovenstaande filters toe “-nodelete” zodat deze e-mails niet worden weergegeven. Je kunt nu je oude verzonden e-mails of bijlagen e-mailen verwijderen, zonder je zorgen te maken dat de e-mails van je kinderen of baas samen met de rest van de riffraff worden weggegooid.
• Flickr. Stuur de feed van uw Flickr-account door naar uw Gmail, met een filter om deze automatisch te labelen en nu kunnen uw foto's worden doorzocht via Gmail. U kunt ook filters instellen om mededelingen te verzenden dat bepaalde tags in uw Flickr-account nieuwe foto's hebben voor bepaalde familieleden.
• Notes. Stuur e-mails met opmerkingen over webonderzoek, over vergaderingen, over boeken die je leest over lessen die je volgt. Stel een filter in om ze te archiveren en te labelen (als u bijvoorbeeld notities naar uw naam + notities verzendt). Nu zijn ze overal doorzoekbaar en gearchiveerd en toegankelijk.
• tjilpen. Gebruik uw mobiele telefoon om tekstberichten of IM-berichten naar Twitter te verzenden, met een sleutelwoord aan het begin van elk Twitter-bericht (NOTE, TODO, BLOG, FOLLOW, etc.). Stuur de feed van uw Twitter-account door naar uw Gmail en stel filters in voor elk type zoekwoord (“merk twitter op” zal worden geëtiketteerd “Notitie” bijvoorbeeld). Nu kunt u uw mobiele apparaat gebruiken om notities, taken, herinneringen voor opvolging en meer naar uw Gmail te sturen via Twitter.
• wildcard. Gebruik het jokerteken (*) voor bedrijven die meerdere typen adressen uit hetzelfde domein gebruiken. Een groot voordeel dat ik heb gezien, is het gebruik van het jokerteken voor leveranciers zoals Amazon of eBay om het gemakkelijker te maken om online aankopen te volgen. Maak een label (“online winkelen”) en een filter met dergelijke e-mailadressen als “*@amazon.com | *@ebay.com | *@paypal.com | *@barnesandnoble.com”.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch