3 mensen die je moet trainen om de inbox te gebruiken

Als u bij uw bureau komt, is er dan een bericht op uw toetsenbord? Misschien een Post-It-notitie op uw monitor? Misschien een stapel belangrijke bestanden op je stoel? Elk van die stapels papierwerk heeft uw aandacht nodig, maar er is niet echt een bevel aan. De bestanden worden ergens anders op je bureau gestapeld, zodat je kunt gaan zitten. Het berichtenslipje wordt naar de zijkant geduwd, zodat je onmiddellijk iets online kunt regelen - en er zal iets dergelijks met die post-it gebeuren zodat je het scherm kunt zien. Al die heel belangrijke stukjes papier zijn waarschijnlijk verloren in de shuffle momenten nadat je bent gaan zitten. Wou je niet dat ze allemaal naar één inbox gingen, zodat je het allemaal in één keer kunt verwerken, als je tijd hebt? Advertising

Het is relatief om ervoor te zorgen dat al je e-mail en online meldingen naar de juiste inbox gaan. Met e-mail doorsturen en een paar filters, kunt u zelfs uw e-mailinbox automatiseren. Maar als u met papier werkt, kunt u gemakkelijk over een half dozijn inboxen heenlopen, worstelen om het papierwerk bij te houden. Zelfs in zogenaamd 'papierloze' kantoren kom je nog steeds veel papierwerk tegen dat je moet verwerken. Het is heel goed mogelijk om je papierwerk te stroomlijnen, maar het kan wat training kosten om ervoor te zorgen dat alles in je inbox terechtkomt. Er zijn een paar mensen die deze training in het bijzonder nodig hebben.

1. Jij!

Als je papieren in je inbox wilt opnemen, ben je een grote boosdoener. Allereerst, heb je een set-inbox? Veel mensen behandelen hun hele bureau als een inbox - en ze zijn nog erger thuis. Je eerste stap zou moeten zijn om een ​​winkelwagentje te plaatsen of anders je inbox aan te duiden. Van daaruit moet je ervoor zorgen dat alles dat moet worden verwerkt, het in je inbox plaatst, in plaats van ergens anders te vallen. Die stapel bestanden op je stoel en een berichtenslip op je toetsenbord moeten beide in je inbox worden geplaatst zodra je gaat zitten. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Het is ook de moeite waard om nog iets anders te plaatsen dat u in die inbox moet verwerken: als u routinematig aantekeningen maakt of lijsten maakt op stukjes papier of in een notitieboek, moeten die notaties waarschijnlijk even vaak worden gecontroleerd en eventueel aangevuld als elke memo die op uw bureau wordt neergezet . Als je die aantekeningen in je inbox plaatst, maak je er een gewoonte van om er doorheen te kijken.

Je moet jezelf ook trainen om regelmatig door je inbox te gaan. Persoonlijk vind ik het verwerken van papier onmiddellijk voor of nadat ik zorg voor mijn e-mail inbox betekent dat ik alles in één keer kan doorblazen, maar je zult een systeem voor jezelf moeten vinden. Het doel van Inbox Zero is net zo belangrijk voor uw papierwerk als uw e-mail. Advertising

2. Uw collega's

Afhankelijk van uw ideale wereld, wilt u misschien dat uw collega's u e-mailen met betrekking tot nieuwe taken, projecten of andere items die ze onder uw aandacht willen brengen. Maar het is tamelijk moeilijk om alle papieren uitwisselingen te elimineren. Immers, als een medewerker een fysiek bestand aan u moet afgeven of uw handtekening op een bepaalde pagina nodig heeft, zal hij waarschijnlijk wat papieren aan u overhandigen. Dat betekent echter niet dat je niet kunt bepalen hoe dat handje weggaat.

Als u achter uw bureau zit, kunt u uw collega's meestal vragen om dingen in uw inbox te plaatsen. Raadpleeg het als zodanig en de meeste van uw collega's zullen het idee krijgen dat het instellen van documenten daar veel sneller voor hen zal zorgen. Er zullen altijd mensen zijn die er niet in slagen om in de inbox te komen - zelfs als je er een groot bord overheen zet - maar als je zelfs maar een paar mensen toegang kunt geven tot je inbox, kun je het punt bereiken waarop je zelf de papieren schuift is niet zo een gedoe. Advertising

3. Hogere niveaus

Trainingsbegeleiders, managers en andere mensen die u effectief te vertellen krijgen wat u moet doen, kunnen moeilijk zijn. Je kunt ze beleefd vragen om zich natuurlijk aan je systeem aan te passen, en sommigen zullen de moeite doen om dat te doen, maar sommige hogere ups zullen van mening zijn dat je je echt aan hun systeem moet aanpassen, gezien de staat van de voedselketen. Dit kan zich vertalen naar meer nieuwe archivering voor u, zonder veel stappen die u kunt nemen.

Het is echter niet onmogelijk om je leidinggevende te trainen om je inbox te gebruiken. Het is een kwestie van de effecten laten zien van het feit dat je iets in je inbox krijgt: als je iets sneller in je inbox kunt krijgen dan iets daarbuiten, kun je de waarde bewijzen van het gebruik ervan. Ik suggereer niet dat je volledig passief agressief gaat worden tegen je baas en negeert alles wat niet in je inbox terechtkomt - het zal je situatie niet helpen - maar het is niet onredelijk om eerst alles in je inbox te verwerken en dan te beginnen met zoeken voor projecten of taken die zich mogelijk hebben verzameld op andere plaatsen die iemand van u mag verwachten.

Uw inbox

Een inbox op je bureau klinkt misschien als een kleinigheid voor productiviteit. Immers, als er iets op uw bureau staat, zult u het waarschijnlijk uiteindelijk bereiken. Een inbox is gewoon een manier om het proces te versnellen. U hoeft zich geen zorgen te maken over wat u vervolgens moet aanpakken. Pak gewoon het volgende item in je inbox en blijf werken. Nog beter, als je de gewoonte krijgt om het papier dat je uit je inbox ophaalt, te archiveren, te verscheuren of anderszins op te ruimen, is er hoop op een redelijk schoon bureau - eentje waar je gemakkelijk aan kunt werken!