3 manieren om uw dagelijkse werkonderbrekingen te verminderen

Niemand wordt wakker en hoopt in de loop van de dag weinig gedaan te krijgen en afgeleid te worden door een heleboel dingen die er eigenlijk niet toe doen. Desondanks is dat wat veel kantoormedewerkers uiteindelijk doen.

In zijn boek Diep werk, Cal Newport heeft het over de “metrisch zwart gat” waar zoveel van onze activiteiten in vallen. Dit zwarte gat is waar de metingen van de kosten voor onze activiteiten in vallen. E-mail lijkt productief omdat je in het bedrijf woorden rondduwt, maar meestal doet het niet veel meer dan jou maken voelen produktief.

Hier zijn 3 manieren om die afleiding weg te nemen en de productiviteit uit dat zwarte gat te halen.

1. Neem een ​​nieuwe aanpak voor e-mail

Ja, e-mail is de manier waarop de meeste bedrijven communiceren. Snelle berichten worden verspreid over het bedrijf met veel mensen CC'd op hen. Het voelt alsof er iets aan het gebeuren is, maar meestal is wat je echt aan het doen bent reorganiseren onder het mom van hard werken. Advertising

Om bovenop dit productiviteitstelende beest te komen, moet je drastische maatregelen nemen. Controleer eerst slechts twee keer per dag uw e-mail en stel een tijdslimiet in. Ik gebruik de Pomodoro-productiviteitsmethode en ik laat slechts één blok van 25 minuten per dag door mijn e-mail gaan. Door deze tijdslimiet op e-mail te zetten, kan deze niet worden uitgebreid naar al mijn beschikbare tijd.

Toen ik als laatste een werknemer was en de laagste persoon op de totempaal, begreep zelfs de CEO dat ik slechts twee keer per dag mijn e-mail checken. Een kalme, rationele verklaring dat ik veel tijd nodig had om me op mijn werk te concentreren was prima met hem. Hij nam zelfs de gewoonte aan om alleen zijn eigen e-mail te controleren om 11.00 uur en 15.00 uur en hield van hoeveel extra aandacht hij had.

Ten tweede, begin met het plannen van bijna al uw e-mail. Ik gebruik de juiste inbox om alleen e-mail vanaf 16.00 uur te verzenden, ongeacht de tijd die ik controleer. De enige uitzondering is wanneer iemand op iets van mij wacht en zij onmiddellijk een antwoord nodig hebben. Dit zorgt ervoor dat je geen e-mailtags afspeelt terwijl je probeert je inbox leeg te maken en antwoorden blijven binnenkomen.

Ten derde: controleer 's ochtends nooit je e-mailadres. Hetgeen waar e-mail echt goed in is, is om je te vertellen wat de rest denkt dat belangrijk voor je is die dag. Het heeft zelden invloed op wat u moet doen om uw projecten vooruit te helpen. Je moet de avond ervoor uitvinden wat je belangrijkste taak is. Kom binnen en doe dat totdat je je geplande e-mailblok hebt. Advertising

Ten vierde, schakel alle meldingen in uw e-mail uit. Studies tonen aan dat het hebben van deze meldingen kan ertoe leiden dat u afgeleid van de taak bij de hand. Als je niet gefocust bent, doe je je werk niet goed. Gewoon wennen aan het wachten op uw geplande e-mailtijden. Niets schiet in brand en als dat het geval is, gaat het alarm af of stopt er iemand bij u op kantoor terwijl ze panisch de deur uit rennen.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

2. Schakel meldingen voor slack / hipchat / berichten uit

Dit kunnen geweldige tools zijn en veel bedrijven duiken met beide benen in tools voor groepsmailing, zodat ze minder e-mail nodig hebben. Het probleem is dat werknemers verwachten dat hun chat het grootste deel van de tijd wordt geopend en dat ze onmiddellijk reageren op berichten - hoe triviaal ook. Ik heb met één manager gesproken die vond dat de meest productieve programmeurs die ontwikkelaars waren die een meldingscode hadden ingebouwd in hun codebewerkers, zodat ze direct konden chatten vanuit de taak waarop ze waren gericht.

Dit is gewoon het meldingsprobleem met exponentieel toegenomen e-mail. Gewoon omdat er is sommige voordeel voor een tool betekent niet dat het een goed hulpmiddel is.

Schakel net als e-mail alle meldingen in uw chatgereedschappen uit. Sluit de toepassing vervolgens af ten behoeve van geplande controles. Ik bekijk mijn Slack-kanalen twee keer per dag - één keer na mijn ochtendtraining en één keer na de lunch. Ik ben al helemaal niet op iets gericht, dus er is geen aandacht gestolen. Advertising

3. Vermijd Onnodige Vergaderingen

Laten we tenslotte praten over vergaderingen. Zo vaak kan iemand gemakkelijk een vergadering bellen met 10 personen gedurende 2 uur, wat qua salaris duizenden dollars kost, maar ze zouden nooit een uitgave van de helft van dat bedrag kunnen goedkeuren. Waarom kijkt niemand hier naar?

Om de constante vergaderingen te beteugelen, begint u met het weigeren om naar een vergadering te gaan die 48 uur van tevoren geen duidelijke agenda heeft en één duidelijke beslissing die u nodig hebben betrokken te zijn. Nogmaals, met mijn laatste fulltime dienstverband, als de laagste persoon in het gebouw, heb ik dit op zijn plaats gezet en de meeste vergaderingen weten te vermijden..

Wanneer je baas je vraagt ​​om deel te nemen aan een vergadering, laat hem je takenlijst zien en vraag welk item voor de vergadering van de lijst moet worden gestoten. In de meeste gevallen zal je baas zeggen dat de vergadering moet worden gestoten. Toen ik deze tactiek gebruikte, veranderde een vergadering van 2 uur in iemand die me kwam halen voor de 15 minuten die ik echt nodig had om daar te zijn. Ik woog in en was toen weg.

Die superbelangrijke ontmoeting is vaak niet zo belangrijk - het is gewoon dat nog niemand het heeft uitgedaagd. In het licht van een uitdaging erkennen mensen dat de onderbreking in de werkdag minder waard is dan het doorsturen van projecten. Advertising

Zoals ik in het begin al zei, er zijn zoveel afleidingen in jouw dag. Door die afleidingen weg te nemen en de controle over je dag te krijgen, krijg je meer gedaan en hoef je niet alle uren te werken om zo productief mogelijk te zijn.

Aanbevolen foto credit: jpstjohn via flickr.com