6 Tips voor het schrijven van e-mails die kunnen worden geopend

E-mail is mijn favoriete communicatiemiddel.

Het is persoonlijk, gemakkelijk uit te voeren en kost weinig tijd. In de wereld van vandaag is dit de gemakkelijkste manier om met iemand in contact te komen ... geen twijfel mogelijk. Het vergt echter een beetje planning en vereist dat je nadenkt voordat je daadwerkelijk een bericht opstelt. Uw vrienden en familie kunnen blij zijn om een ​​e-mail van u te ontvangen, maar dit is misschien niet het geval wanneer u schrijft met een zakelijk doel in gedachten.

Hoe invloedrijk iemand is, hoe drukker ze zijn. Ze ontvangen mogelijk honderden e-mails op één dag. In tegenstelling tot de meeste mensen openen ze niet elke afzonderlijke e-mail; in plaats daarvan scannen ze door de onderwerpregels om te zien welke in het oog springen. Advertising

Je komt niet dichterbij je doelen tenzij ze je e-mail daadwerkelijk openen - en lezen. Hier zijn 6 tips die je kansen op het lezen van e-mails enorm zullen vergroten - en erop zullen reageren.

1. Duidelijkheid van het doel

Denk eens na voordat je je vingers op het toetsenbord legt waarom je wilt de e-mail schrijven (het doel) en wat u wilt dat de ontvanger het doet (actie). Verzamel alle informatie die u nodig heeft.

Hier zijn enkele redenen waarom u iemand wilt benaderen die erg belangrijk voor u is:

• Neem contact op met een A-list blogger om een ​​gastpost te pitchen
• Laat een beroemde auteur weten hoeveel je hun werk bewondert
• Zoek een verwijzing van iemand
• Wil iemand belangrijk interviewen
• Benader een prospect om uw diensten te verkopen

Merk op dat alle redenen om met iemand in contact te komen enorm verschillen van elkaar. Door helder in uw hoofd te zijn, kunt u coherente, beknopte en effectieve e-mails produceren. Advertising

Lees Volgende

De wetenschap van het stellen van doelen (en hoe het je hersenen beïnvloedt)

Wat te doen bij het vervelen op het werk (en waarom je je eigenlijk verveelt)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

2. Effectieve onderwerpregel

Stel een onderwerpregel samen die hen vertelt waarom ze de e-mail moeten openen. Stuur geen berichten met vage of dogachtige onderwerpregels:

• Lees dit (of). Kan ik 20 seconden van uw tijd hebben? (Smeek niet om aandacht)
• Zeer urgent (Tenzij het is, en het zal nog steeds profiteren door meer informatie toe te voegen)
• Hallo (onthoud van één woord onderwerpregels die niets zeggen over het bericht binnenin)
• Mag ik je meenemen voor de lunch om je hersens te kiezen? (Een verzoek doen is een groot nee-nee!)
• Uitnodiging om lid te worden van ons partnerprogramma (Het bericht laten klinken alsof het geautomatiseerd is en afkomstig is van een website of een online dienst)
• Gratis cadeau voor je binnen (Spammy - vermijd koste wat het kost, zelfs als je een blijk van waardering stuurt)

Zeg wat u onmiddellijk moet zeggen, bij voorkeur in de onderwerpregel, indien mogelijk. Mensen zijn tegenwoordig te druk en als je onderwerp hen niet interesseert, klikken ze er niet op. Schrijf een onderwerpregel die het doel van uw e-mail samenvat (zie punt 1). Als je niet helemaal duidelijk bent over je bericht, zul je het moeilijk vinden om een ​​interessante onderwerpregel te schrijven die de lezer zal verleiden om het te openen.

3. Een vriendelijke aanhef / kom snel tot het punt

Wanneer je naar iemand schrijft die je niet kent, is het beter om te beginnen met een 'Hallo' in plaats van 'Geachte heer Smith' te zeggen. Dit is te formeel en niet op zijn plaats voor informele communicatie zoals e-mail. Wanneer je schrijft aan iemand die je kent, zeg je gewoon 'Hallo (naam)'. Probeer niet overboord te gaan tenzij je ze kent buiten de professionele kringen.

E-mail is bedoeld voor eenvoudige, snelle communicatie. Zeg wat je wilt zeggen, zeg het snel, en zeg het gewoon once. Advertising

4. Duidelijke communicatie

Maak het doel van uw e-mail duidelijk. Laat hen weten hoe het zich verhoudt, anders wordt uw e-mail op korte termijn verwijderd.

Ze kunnen je lichaamstaal of toon van je stem niet zien om te peilen of je een grapje maakt of niet. Er is een grotere kans dat uw e-mails verkeerd worden gelezen. Grappen worden meestal niet goed doorgegeven, vooral wanneer ze voor het eerst naar iemand schrijven.

Onthoud deze principes van effectieve communicatie:

• Vervang langere woorden door kortere woorden.
• Houd je zinnen kort; gebruik minder en kortere paragrafen.
• Splits je alinea's op en gebruik opsommingstekens om het lezen op het scherm gemakkelijker te maken.
• Let op je spelling en grammatica.
• Bewerk voor jargon. Zo niet, dan vertoon je een gebrek aan aandacht voor details en een onprofessioneel beeld.
• Houd het kort, kort en bondig. Loop niet.
• Geef volledige informatie; de ontvanger hoeft niet meer contact met u op te nemen voor meer informatie. Vermijd de mogelijkheid van verwarring en vertragingen.
• Geef geen lange achtergrondinformatie. Voeg een bestand toe als extra informatie vereist is.
• Wanneer u schrijft in reactie op iemands e-mail, weerspiegelt u hun benadering. Hoe communiceren ze meestal met mensen? Hebben ze twee zinnen in je e-mail met vier alinea's geschreven? Overeenkomen met hun stijl om de resultaten van uw schrijfinspanningen te bereiken.

5. Informeel - maar toch hoffelijk

Schrijf alsof je met ze praat. Houd het gemoedelijk, maar zeg nooit iets dat je niet tegen iemands gezicht zou zeggen. Wanneer u zich emotioneel voelt, schrijft u uw e-mail en slaat u deze op als een concept. Ga erover heen als je je rustiger voelt en reviseer. Schrijf altijd beleefde e-mails. Advertising

Denk altijd aan e-mail als openbaar. Stel dat elke e-mail die je schrijft kan worden gelezen door iemand anders - en dienovereenkomstig te schrijven.

6. Duidelijk actieplan

Wat wil je dat ze doen?

• Voer een specifieke actie uit. Ze moeten u meer informatie over een project geven.
• Reageren met informatie. Ze moeten bevestigen dat ze de volgende dag beschikbaar zijn voor een telefonische vergadering.
• Alleen lezen. Ze moeten je bericht lezen om iets duidelijk te begrijpen. Geen reactie nodig. U bent weg en moet een vergadering opnieuw plannen. Je neemt opnieuw contact op.

Sluit af met een kort bedankje. En vergeet niet om een ​​e-mailhandtekening, uw contactgegevens, website, etc. toe te voegen. Schrijf altijd een zakelijke e-mail met dit punt in gedachten: iedereen is druk en krijgt veel e-mail.

Volg deze tips en u kunt niet alleen betere e-mails verzenden, maar u kunt ook e-mails verzenden die de moeite waard zijn om te worden geopend.

(Foto credit: Button Mail via Shutterstock)