7 E-mail mythen die de werkplek teisteren

Mythes over hoe je e-mail het beste kunt doen. Sommige worden expliciet vermeld en in je hoofd gegooid, en sommige zijn de onuitgesproken verwachtingen van de moderne zakelijke wereld. Om te slagen in het aanpakken van de grote zendtijd voor e-mail en om problemen met e-mail iets van je verleden te maken, moet je deze mythen erkennen voor wat ze zijn en een systeem implementeren dat werkt.

Systemen hebben een goede basis nodig om te werken en wanneer een effectief e-mailbeheersysteem faalt, komt dit meestal doordat de gebruiker deze mythen niet van hun aanpak kan scheiden..

1. Een goede organisatie is de beste manier om op de hoogte te blijven van e-mail. Advertising

Het is niet. E-mails omzetten in acties en al het andere archiveren is de beste manier om op de hoogte te blijven van e-mail. Het indelen van elk bericht in een andere map kan handig zijn om andere redenen, zoals het uitgraven van een papieren spoor voor je advocaat wanneer je wordt vervolgd, maar het is niet handig voor “op de hoogte blijven” e-mail. Er is geen verband tussen de map waarin uw bericht zich bevindt (tenzij we het hebben over de inbox) en uw e-mailefficiëntie.

2. U moet op elk bericht antwoorden.

Sommige berichten hebben simpelweg geen antwoord nodig. Je moet alleen antwoorden als je iets waardevols hebt om aan de communicatie toe te voegen. Natuurlijk kun je de schuldgevoelens voelen als je aan dit concept went en niet meer reageert op elk bericht dat je krijgt, maar als je je tijd wilt terugvorderen, is het een aanpassing die je moet maken.

Als er mensen zijn waar je regelmatig mee communiceert, die een antwoord verwachten, zelfs als je niets toe te voegen hebt, moet je hen opleiden in plaats van te bezwijken voor hun eisen. Het grootste probleem met e-mailproductiviteit is dat mensen eenvoudigweg geen weerstand bieden aan degenen die niet weten hoe e-mail effectief moet worden gebruikt. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

3. U moet op elk bericht antwoorden ... zodra u het ontvangt.

Erger nog dan mythe nummer twee is de mythe dat je elke boodschap moet beantwoorden op het moment dat je het krijgt. Hier wordt niets mee bereikt. Er zijn altijd uitzonderingen op elke regel: als u in een redactiekamer werkt, is het een uur wachten op informatie hetzelfde als een week wachten, maar ze zijn waarschijnlijk niet op u van toepassing. Vind geen excuses om elke minuut van de dag op elk bericht te antwoorden; zeg gewoon neen.

Het beantwoorden van elk bericht dat je ontvangt is een tijdrovend bezinksel. Het beantwoorden van elk bericht zodra u het ontvangt, is pure onverantwoordelijkheid - ironisch genoeg doen veel mensen dit om de illusie van productiviteit en verantwoordelijkheid te creëren.

4. E-mails moeten over (invoegnummer) woorden gaan. Advertising

De juiste lengte voor een e-mail is afhankelijk van waar de e-mail over gaat en hoeveel de ontvanger al weet over het onderwerp en hoeveel ze moeten weten over het onderwerp om er iets aan te doen. Als het niet meer dan een zin hoeft te zijn, haal het nooit meer dan een zin. Als de e-mail onvolledig is in drie of vier alinea's, blijf dan schrijven totdat de e-mail compleet is, maar laat elk woord tellen en bewerken als een gek voordat je op Verzenden drukt.

Een deel van het behoud van een goede e-mailproductiviteit is het handhaven van een goede e-mailetiquette; je zou het de kunnen noemen “email karma” regel.

5. E-mail is een beest dat niet kan worden getemd.

Natuurlijk kan het zijn. De technologie is nooit het probleem; de mensen die het gebruiken zijn. De vraag is: ben jij de probleempersoon, of zijn het de mensen die je e-mail sturen? Hoe dan ook, er zijn oplossingen die u kunt implementeren, of het nu gaat om het veranderen van uw manier van denken en het gebruiken van e-mail of het opwerpen van obstakels tussen uzelf en uw contacten.. Auto-responders zijn zo'n obstakel dat degenen die u een onbehulpzame e-mail sturen, opvoedt. Advertising

6. Er is geen manier om van die vervelende mailinglijst af te komen!

Natuurlijk is er; het is gewoon een kwestie van hoever je bereid bent om de zaak aan te nemen. Spam is illegaal, onthoud, en als het echt een mailinglijst is en niet alleen maar spam uit Rusland, is er een manier om je naam te laten verwijderen (zelfs als je de bejeezus bij juristen moet afschrikken). Het kost misschien wat tijd en energie. Als je meer dan twee minuten nodig hebt, kun je eenvoudig een filter instellen zodat je nooit berichten van dat adres ziet. Als u op zoek bent naar meer tijd op uw dag, waarom neemt u dan de moeilijke route?

7. Prioritering is een goede e-mailproductiviteitstool.

Prioritering is een goede tool voor taakbeheer. Als je een prioriteit wilt geven aan een e-mail die je hebt ontvangen, is dit een goed teken dat je van die melding een actie moet maken. Aan de andere kant heeft het verzenden van een e-mail gemarkeerd als hoge prioriteit met behulp van de prioriteitsfuncties van uw e-mailclient een even twijfelachtig niveau van bruikbaarheid. Niet alleen bestaat er een goede kans dat het prioriteitsniveau niet wordt weergegeven in de e-mailclient van de ontvanger, het is een kwestie van goede e-mailetiquette om de prioriteit van een bepaalde e-mail achter te laten bij de ontvanger en deze in de context van hun dag.

E-mail is nooit ontworpen om u te helpen communiceren tijdens een noodgeval. Als er een noodgeval is dat echt onmiddellijke aandacht vereist, neem dan de telefoon of Skype aan.