7 manieren om sneller te werken, door middel van documentatie

De huidige ondernemers hebben het zowel beter als slechter dan elke generatie van hun leeftijdsgenoten in het verleden. Het enorme aantal technologieën en tools binnen handbereik is overweldigend tot het punt van verstikking, maar als het goed wordt gebruikt, kunnen die tools ongelooflijk krachtig zijn.

Elke dag word ik overspoeld met advertenties voor nieuwe tools, services en apps die me zogenaamd efficiënter zouden maken en me helpen om meer uit mijn zaken te halen, maar in werkelijkheid zal slechts 1 op 100 van die dingen me ooit persoonlijk helpen. Wat wel helpt, heb ik ontdekt, is om te beginnen met het documenteren van wat je doet en hoe je het vroeg en vaak doet. Om u te helpen hetzelfde te doen voor uw bedrijf, zijn hier zeven eenvoudige tips voor documentatie over hoe uw bedrijf werkt, welke hulpmiddelen u gebruikt en wat u hebt geprobeerd (al dan niet met succes).

Gebruik software

Notebooks, plaknotities en e-mails zijn geen goede hulpmiddelen om bij te houden hoe uw bedrijf werkt. Je kunt zeker een bootlading geld uitgeven en dure software zoals Omnifocus kopen voor het organiseren van taken en het doen van lijsten, of je kunt het simpel houden.

Voor al mijn documentatiebehoeften gebruik ik Evernote. Ik heb mijn bedrijf onderverdeeld in vijf hoofdcomponenten - verkoop, marketing, productie, management en financiën - en heb afzonderlijke notitieboeken gemaakt waarin ik notities bijhoud over specifieke taken die ik dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoer. Van ontvangsten en belastingdocumenten tot de e-mails die we naar cold leads sturen, ik heb alles in ongeveer vijfentwintig zorgvuldig georganiseerde tijdschriften en het is allemaal gratis. Advertising

Ga mobiel

Welke tool u ook besluit te gebruiken, zorg ervoor dat deze een mobiele component heeft. Evernote past hier bij, wat een van de redenen is waarom ik het ben gaan gebruiken, en een andere app die ik leuk vind voor de mobiele integratie is Day One, een journaling-app. Met desktopversies en mobiele iOS-edities is Day One een uitstekende manier om aantekeningen te maken over wat ik heb gedaan en over eventuele zorgen die ik op een bepaalde dag heb gehad.

Werk samen met collega's en klanten

Zelfs als u voor 100% alleen werkt, wees dan niet bang om andere mensen in uw branche (of zelfs uw klanten) te vragen wat zij van een bepaald proces vinden.

We engageren onze klanten actief en vragen wat ze vinden van onze verkoopprocessen, onze marketingtechnieken en de service die ze hebben ontvangen. Wat zou het doen om een ​​complex proces te documenteren als je twee jaar later merkt dat je klanten het haten?

Gebruik GTD om prioriteiten te stellen

David Allen's Dingen gedaan krijgen is een van de belangrijkste boeken ooit geschreven over productiviteit, en er is een hele categorie software gebouwd rond de concepten in dat boek. Advertising

Lees Volgende

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Het basisidee is redelijk simpel: als een taak binnenkomt, handelt u er meteen mee. De taak gaat op uw takenlijst met een datum en tijd voor voltooiing, in een bak voor latere overweging, of aan een medewerker of aannemer die het voor u aankan. Alle taken moeten uitvoerbaar zijn. Het laatste wat je in drie weken wilt zien, is een taak uit je lijst die zegt “nieuwe klanten krijgen”. Dank je wel, dat is heel specifiek.

De GTD-methode voor taakbeheer helpt bij het documenteren omdat het u dwingt te denken in termen van prioriteit en bruikbare taken. Wanneer u dat doet, is het een stuk eenvoudiger om een ​​lijst te maken van welke taken erbij betrokken waren.

Opmerkingen één keer per maand bekijken

Wanneer u zoveel aantekeningen maakt, kunt u gemakkelijk dagelijks gaan zitten en ze doorlezen en proberen een patroon te maken, maar om het rendement op uw tijdsinvestering te maximaliseren, is het belangrijk dat u uw aantekeningen slechts één keer per maand controleert.

Wanneer u dat doet, gebeuren er drie dingen: adverteren

1. Je begint duidelijke patronen te zien
2. Je kunt die patronen indelen in processen
3. U kunt plannen maken op basis van uw processen voor de volgende maand

Beter nog, je wordt niet dagelijks afgeleid door de drang om je schema dwangmatig te reorganiseren. Het wordt maar een keer per maand gedaan.

Deel notities met klanten

Vraag niet alleen klanten en klanten om feedback; laat ze precies zien wat je opneemt. We gebruiken interne aantekeningen als marketingmateriaal en sturen potentiële klanten feitelijk een volledig overzicht van wat we doen en hoe we het doen, zodat ze kunnen zien wie ze aannemen.

Het schept niet alleen vertrouwen vanwege de transparantie; het stelt ons in staat eventuele problemen op te lossen voordat een project start dat anders problemen zou veroorzaken.

Houd niets heilig

Uw bedrijf is speciaal voor u en er zijn bepaalde dingen die u al jaren doet en die goed werken, maar dingen veranderen. Of je nu snel groeit, of gedwongen wordt om belangrijke veranderingen door te voeren met technologische vooruitgang, je moet klaar zijn en bereid om oude processen te herzien als ze niet meer zo goed werken. Wanneer u voortdurend let op wat u doet en hoe u het doet, ziet u deze patronen sneller en kunt u zich er in realtime aan aanpassen, en niet weken of maanden op de weg. Die behendigheid is van groot belang om de steeds evoluerende ontwikkeling van online zaken voor te blijven. Advertising

Een van de meest waardevolle bezittingen van uw bedrijf zit in uw hoofd; het zijn de stappen die je elke dag zet om dingen voor elkaar te krijgen. Wanneer u deze opslaat, maakt u het mogelijk om zo ongeveer elk aspect van wat u doet te automatiseren, uit te besteden en te stroomlijnen. Dat betekent niet dat jij moet iemand inhuren om je te vervangen, maar je zult zoveel dichter bij het punt komen dat je het zou kunnen.

Volledige documentatie kost tijd, maar als je nu begint, zul je bijna meteen positieve resultaten zien en met de tijd hoop je hopelijk een gewoonte te creëren die het mogelijk maakt om elke taak op je to-do-lijst te doorbreken..