9 tips voor multitaskingbeheer die uw productiviteit verbeteren

Als je honger hebt om te groeien, uit te breiden en diep van het leven te drinken, wil je zo productief mogelijk zijn. En met zoveel keuzes om diep van het leven te drinken, kunnen we veel toevoegen aan ons bord. Voer multitaskingbeheer in dat uw productiviteit zal verbeteren.

Het begint, onschuldig genoeg, met geïnspireerde actie en een wil om te bereiken, te bouwen en te vervullen wat we in ons hart of onze geest kunnen creëren. Maar als we niet oppassen, verandert het snel in werk begraven en uitgestelde resultaten in plaats van de productiviteit die we dachten te creëren.

Laten we duidelijk zijn over wat we bedoelen met multitasking voordat we ingaan op de tips voor het verbeteren van uw productiviteit. Meerdere taken tegelijkertijd beheren, tast eigenlijk de productiviteit aan. En je zoektocht om productiever te zijn, komt er op neer hoe goed je je kunt concentreren op de taak die voorhanden is. Om uw aandacht af te leiden van de taak die u moet uitvoeren, duurt het alleen langer.

In Het ene ding door miljardair Gary Keller, zegt hij

“Buitengewoon succes is sequentieel, niet gelijktijdig.”

Je moet je concentreren op de essentiële paar taken, niet de triviale velen, die je naar je doel zullen brengen.

Dus laten we dat eens zijn door “multitasking”, We bedoelen de vele taken die je moet doen, niet tegelijkertijd doen. Dit artikel gaat over hoe we de vele taken die we moeten doen beheren op een zodanige manier dat we onze productiviteit in zowel kwantiteit als kwaliteit verbeteren, zodat we het leven kunnen leiden dat we ons voorgenomen hebben te leven.

1. Pas uw verwachtingen aan

Ik heb gemerkt dat hoe meer projecten ik neem, hoe meer taken ik moet beheren. Dat klinkt voor de hand liggend, maar het is een cruciaal onderscheid. De meeste mensen nemen te veel op en hebben de onmogelijke verwachtingen dat ze het allemaal voor elkaar kunnen krijgen.

Bij elk project komen meer details dan we kunnen voorspellen. Als je niet oppast, neem je te veel projecten op die je begraven in taken waar je geen hoop op hebt.

Ik deed dit een ton in de twintig. Het was spannend om te dromen van alles wat ik wilde. Ik zou me in een handvol ideeën verdiepen en daarna doorgaan naar de volgende als ik de resultaten die ik wilde niet zag. Van de buitenkant zag het er misschien uit zoals ik was “multitasking”, maar ik kwam niet waar ik heen wilde.

Het nadeel van het met al deze ideeën worstelen was dat ik mezelf begon te zien als iemand die geen resultaat kon produceren. Het tast je zelfvertrouwen aan als je een hoop projecten opneemt en ze dan niet kunt verplaatsen naar de plek die je in gedachten had om ze te nemen.

Dus deze eerste tip is een grote omdat hij van invloed is op je vermogen om alle andere taken die je op je bord wilt zetten te beheren. Kies verstandig. Advertising

2. Kies wijselijk

Je kunt het niet allemaal doen. Dat weet je. Maar wat is de drempel van wat u kunt doen? Het is een stuk minder dan je denkt, wat betekent dat je verstandig de taken moet kiezen die je aanneemt om het meeste te produceren dat je kunt in de tijd dat je het geeft.

Bij het opstarten van mijn marketingbureau moest ik de meeste taken uitvoeren. En naarmate onze klanten groeiden, deed ik ook de taken die ik moest beheren. Ik heb langer gewacht dan dat ik hulp zou moeten zoeken en dat kostte me een groeiverlies gedurende de tijd dat ik aan alle taken vasthield. Het veroorzaakte ook stress die van invloed was op mijn vermogen om te focussen en op te komen als de beste versie van mezelf. Ik moest de essentiële paar taken vinden die mijn bedrijf zouden doen groeien. Ik moest wijs kiezen waar ik mijn tijd aan zou besteden.

Zodra je de essentiële paar taken hebt gekozen die je zult beheren, moet je ofwel vrede sluiten met de andere taken te laten gaan of ze uitbesteden aan iemand anders.

3. Uitbesteden

Gericht op de essentiële paar, begon mijn bedrijf weer te groeien en ik merkte dat ik begraven werd in meer taken dan ik aankon. Dit is de aard van succes.

Naarmate uw productiviteit groeit, groeit ook uw takenlijst. Het was duidelijk dat ik me niet uit deze kon multitasken en blijven groeien. Dus begon ik mijn team van aannemers op te bouwen waar ik mijn groeiende lijst met gegevens aan kon uitbesteden.

Dit is een belangrijke tip omdat velen van ons nooit om hulp vragen. Als we voor iemand anders werken, is het gemakkelijk om te denken dat we een betere teamspeler zijn als we kunnen aantonen dat we alles kunnen.

Als u een eigen bedrijf heeft, is het gemakkelijk om te denken dat u de hulp die u nodig heeft niet kunt betalen. En dus raken we begraven in de details en lezen we artikelen over multitasking, in de hoop dat ze wat antwoorden of opluchting zullen geven over hoe we meer gedaan kunnen krijgen in ons al overbelaste schema.

Delegeren en outsourcen naar goede aannemers is zo veel gemakkelijker geworden naarmate meer en meer getalenteerde mensen de gig-economie betreden. In mijn bedrijf gebruiken we Upwork.com dagelijks. We hebben ook Fiverr.com en de vele bronnen die beschikbaar zijn op de Envato-marktplaats gebruikt. In deze tijd moet je het niet allemaal zelf doen. Er is een heel ecosysteem waar je aan kunt uitbesteden en het kost een stuk minder dan je denkt.

Bovendien kost het u veel meer in verloren productiviteit om alles te ondersteunen en niet uit te besteden. Door uitbesteding kunt u zich opnieuw concentreren op het beheren van de lijst met essentiële taken die de naald naar de gewenste uitkomst brengen.

4. Lijstbeheer

Ik droeg altijd mijn actiepunten in mijn hoofd, totdat het zo vol was dat ik het op pagina's in mijn dagboek of in de buurt van plaknotities moest schrijven. Maar die ideeën en to-do's verdwenen na verloop van tijd en dwongen me tot een patroon van reageren op wat er in mijn tijd was. Reageren is geen geweldige plek om te produceren.

Ik had een betere manier nodig om mijn groeiende takenlijst te beheren, zodat ze allemaal op één plek stonden. Mijn bureau had Trello gebruikt om onze klantprojecten te beheren en daarom besloot ik om het te proberen voor het huisvesten van mijn lijst met taken.

Advertising

Trello werkt goed omdat het flexibel is. Je kunt creëren wat ze noemen “boards”. We hebben een Trello-bord voor onze Tier 1-klanten en een apart board voor onze Tier 2-klanten. We hebben een Trello-bord voor al onze Leads en een Trello-bord voor Operations. Ik heb ook een bord gemaakt voor mijn eigen lijst met taken.

In een bord creëer je “lijsten”. Een deel van mijn team maakt lijsten voor taken rond prioriteitsniveau zoals “Hoge prioriteit”, “Mid Priority”, en “Lage prioriteit”.

Ik ontdekte dat het voor mij het beste werkte om lijsten te maken op basis van tijd. Mijn lijsten zijn gelabeld “Vandaag”, “Deze week”, “Deze maand”, “Dit kwartier”, “Dit jaar”, en “De toekomst”. Ik verplaats producten en taken naar en uit deze verschillende lijsten op basis van wanneer ik me op hen moet concentreren.

Lees Volgende

Is geheugenverbetering mogelijk? 12 manieren die echt werken

Werk effectief delegeren (de definitieve handleiding voor leiders)

Ben je gevallen in de 'bezet' val? Hier is je uitweg

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Ik heb ook een lijst in mijn bord gemaakt die zegt “Brain Dump” waar ik snel mijn Trello-app kan openen, die raad kan openen en ideeën of taken snel kan dumpen en ze vervolgens naar de juiste lijst kan slepen.

Binnen lijsten, kunt u maken “Kaarten”. Met kaarten kunt u checklists, vervaldatums, beschrijvingen en opmerkingen maken. U kunt teamleden taggen en labels met kleurcodering toevoegen. Hoewel ik al deze functies niet in kaarten gebruik, vind ik dat ik hiermee mijn gedachten over een bepaalde taak kan indelen en kan blijven toevoegen naarmate er meer ideeën of items voor die taak komen.

Een plek hebben om al je ideeën en taken te verzamelen, organiseren en beheren is van cruciaal belang als je meerdere taken wilt beheren.

Terwijl je je lijst met taken beheert, zie je vergelijkbare activiteiten die je kunt samenvoegen en uitschakelen in een “partij”.

5. Batching

In de beginmaanden van mijn startup, zou ik altijd alles doen. Ik probeerde gewoon alle ontroerende stukken te achterhalen en te reageren op wat urgent was. Maar toen het werk opgestapeld was, vond ik dat bepaalde soorten werk bepaalde soorten focus en energie vereisten. Reageren op e-mails was anders dan het maken van zinvolle sociale berichten en het bijwerken van Trello-kaarten was anders dan tijd nemen voor visie en planning.

Voer batching in. Batching verbreed gelijkaardige taken in een verkort tijdsbestek waardoor ik meer gedaan kon krijgen voor die specifieke taken door de energie te gebruiken die nodig was.

Mijn bedrijf doet content-marketing, waarbij we onze klanten interviewen voor hun eigen podcasts. Elk interview dat we doen heeft een volledige checklist met taken om te voltooien.

In het begin nam ik een interview op met een klant voor hun podcast. Zodra het interview voorbij was, stond ik op van mijn computer en liep weg om andere energie te krijgen, de episodetitel achterlatend, de beschrijving die we voor hun YouTube-kanaal gebruikten en onze Trello-lijst voor later updaten.

Het duurde zo lang om terug te komen naar die taken, om te onthouden waar we het over hadden en om terug in de juiste stemming te geraken om die aflevering te voltooien. Dus begon ik aan het einde van het interview met het inpakken van al die taken. Niet alleen werd het werk sneller gedaan, ik voelde me ook lichter en kon niet alle ongedaan gemaakte taken in mijn hoofd uitvoeren. Advertising

Batching is een krachtige praktijk. U kunt beginnen door eenvoudigweg één soort taak met een andere te legen. Doe het rustig aan. Zie hoe het voelt. Speel ermee. Het hele doel is om de output te verhogen en onderbrekingen te minimaliseren

6. Onderbrekingsbeheer

Onderbrekingen zijn een van de grootste moordenaars van productiviteit. Multitasking is geen partij voor constante onderbrekingen en communicatie kan een van de belangrijkste boosdoeners zijn van deze verloren productiviteit. Dit is van toepassing ongeacht of u op een kantoor werkt met anderen, thuis alleen of een virtueel team hebt.

Naarmate ons virtuele team groeide, moesten we manieren vinden om dagelijks te communiceren rond projecten, fulfilment en ideeën. Praten over het wegtrekken van productiviteit. Ik zou een uur tot twee uur per dag alleen maar reageren op communicatie in e-mail, sms, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer en Slack.

We hebben tools zoals Slack en Trello toegevoegd om de communicatie te stroomlijnen, maar ik merkte dat ik elk uur in chat-threads werd getrokken met meldingen die mijn telefoon verlichtten. Omdat ik me realiseerde dat ik me niet op de vitale weinigen kon concentreren als ik constant in het onkruid van mijn bedrijf werd getrokken, moest ik wat grenzen scheppen voor mezelf en mijn team rond hoe en wanneer ik deze communicatietools zou gebruiken..

Stel grenzen met de mensen in uw leven door hen te laten weten wanneer u beschikbaar bent en wanneer u op hun communicatie zult reageren. Schakel de pushmeldingen op uw telefoon uit of stel uw telefoon in op vliegtuigmodus tijdens productieve tijden. Je hoeft niet de hele dag onbereikbaar te zijn. U hoeft alleen uw focus te beschermen tijdens taken die dit vereisen.

7. Bereid je voor

Een van de hacks waarmee ik aan het einde van een klantinterview al het werk kon inladen, was dat alle tools en tabbladen op mijn computer open stonden die ik nodig had om de taken snel uit te voeren. Dat klinkt vanzelfsprekend achteraf, maar soms wanneer we begraven liggen in alle taken die we proberen te beheren, gaan we in een hectisch tempo van taak naar taak en hebben we geen tijd om de gereedschappen, onze ruimte of onze geesten voor het werk waar we naartoe gaan.

Wat een extra paar minuten in voorbereiding nam, kostte me gemakkelijk 20 minuten opruimen zoals ik het vroeger deed.

Als u meerdere taken gaat beheren, dan zal de voorbereiding van die taken van tevoren de efficiëntie stroomlijnen en zo de productiviteit verhogen.

8. Voeding

In een vorig artikel dat ik schreef over Lifehack, heb ik het gehad over het belang van voeding voor geheugenverbetering. Evenzo kan voeding de prestaties en productiviteit beïnvloeden.

Naarmate mijn startup groeide en mijn tijd krap werd, merkte ik dat ik meer koffie dronk, ongezonde snacks at en minder voedzaam voedsel. Ik merkte ook dat ik een uur eerder met happy was om me te verstoppen voor alle details in mijn hoofd.

In de loop van de tijd was mijn lichaam vastgeknoopt. Mijn slaapschema was uitgeschakeld en mijn focus was wisselvallig. Simpelweg de koffie laten vallen, happy hour en meer proactieve maaltijd bereiden, bracht me terug in mijn lichaam en mijn geest, waardoor ik meer aanwezig was bij de taken die ik elke dag moest uitvoeren..

Voeding is geen veelgebruikte tip voor multitasking management, maar het is noodzakelijk om productief te zijn. Advertising

Dit zijn enkele gezonde eetgewoonten die u helpen productief te blijven: 15 eetgewoonten om ervoor te zorgen dat u productief blijft op het werk

9. Neem een ​​pauze

Wanneer u wordt geïnvesteerd in uw werk, is het gemakkelijk om het overal mee naar toe te nemen.

Ik merk dat ik constant werk. Mijn bedrijf is belangrijk voor mij omdat ik vind dat we belangrijk werk in de wereld moeten doen. Maar ik heb gemerkt dat als ik geen pauze neem, ik me versleten voel door de enorme last van dit alles.

Ik merk ook dat wanneer ik een pauze neem van mijn werk, mijn geest ontspant en een ruimte opengaat voor nieuwe inspiratie en energie, waardoor ik opnieuw focus krijg op de essentiële paar taken die ik moet beheren wanneer ik weer aan het werk ga.

Daarom is het belangrijk om downtime in te plannen. Nogmaals, dit is niet gebruikelijk multitaskingadvies, maar voor degenen onder ons die het leven willen hacken, begrijpen en waarderen we een holistische benadering van productiviteit.

Het komt neer op

Het doel is een rijk en productief leven, geen platen draaiende om pas over jaren naar boven te kijken en je af te vragen waarom je niet verder in je leven bent dan je bent.

Van het boek Het ene ding,

“Activiteit heeft vaak niets te maken met productiviteit en drukte zorgt zelden voor zaken.”

Multitasking, zoals de meeste mensen erover denken, is eigenlijk gewoon druk. Maar het beheren van de essentiële paar taken achter elkaar, niet tegelijkertijd, zal u leiden naar het soort productiviteit dat u brengt waar u naartoe wilt.

Meer middelen om de productiviteit te verhogen

• Vergeet leren hoe te multitasken: verhoog productiviteit met meer dan 10x met focus
• De zorgvuldige kunst van delegatie
• Kan niet focussen? Waarom je het verkeerd hebt gedaan en hoe je je beter kunt concentreren
• Is het mogelijk om te multitasken? 12 redenen waarom u niet wilt
• 7 Effectieve tijdmanagementtips om uw productiviteit te maximaliseren

Aanbevolen foto credit: groene kameleon via unsplash.com