Audioboek Review David Allen's GTD> Weekly Review

Een van de moeilijkste eisen die David Allen stelt Dingen gedaan krijgen maakt van volgers van zijn systeem is om een ​​paar uur per week opzij te zetten voor een wekelijkse beoordeling. Het is moeilijk genoeg om het ene blok van ononderbroken tijd te vinden, maar nog moeilijker om te weten wat ermee te doen. Allen besteedt slechts vijf pagina's aan het weekoverzicht in Dingen gedaan krijgen, en misschien een paar meer verspreid door Klaar voor alles - nauwelijks genoeg om echt uit te werken wat een absoluut centraal en cruciaal onderdeel van het totale systeem is.

Daarom is de wekelijkse beoordeling het deel van GTD dat mensen waarschijnlijk overslaan - of, als ze het daadwerkelijk doen, het deel waar ze waarschijnlijk het minst uit zullen komen. Dat is jammer, want goed gedaan, de wekelijkse beoordeling is waar de realiteit “actie” in GTD gebeurt, wanneer langetermijnplanning en creatieve dromen voorop worden gesteld.

Allen's nieuwe audioboekenet, GTD> Weekly Review pakt deze kloof aan, besteedt ongeveer 2 1/2 uur aan 3 CD's aan een discussie over wat een wekelijkse beoordeling is en kan zijn. Ik vroeg de mensen bij de David Allen-onderneming of ze me een kopie zouden sturen om voor je te bekijken en ze waren het erover eens.

Wat is een weekoverzicht?

Voordat we naar de details van het audioboek voor de Weekly Review gaan, laten we opnieuw bekijken wat een wekelijkse recensie hoort te zijn. Volgens Dingen gedaan krijgen, het doel van een wekelijkse review is om “[build] in wat capture, reevaluation en reprocessing time om je in balans te houden”. Door een stap terug te nemen van uw dagelijkse taakbeheer, kunt u een wekelijkse evaluatie uitvoeren “focus op uw belangrijke projecten”. Advertising

Allen schetst verschillende stappen van een wekelijkse evaluatie:

1. Verzamel al je losse papieren en stop ze in je inbox voor verwerking.
2. Verwerk je aantekeningen om actiepunten, afspraken, nieuwe projecten, enz. te verzamelen.
3. Controleer uw vorige agendagegevens om u te herinneren aan ideeën, taken, enz. die u op dat moment misschien nog niet hebt vastgelegd.
4. Controleer uw aanstaande agenda om te zien of er nieuwe acties zijn die u aan uw lijsten moet toevoegen.
5. Maak je hoofd leeg. Noteer alles dat u momenteel bezig houdt of uw aandacht vasthoudt.
6. Controleer uw projectlijsten om de status van elk project te bepalen en of er acties zijn die u moet ondernemen om elk project verder te zetten.
7. Beoordeel uw volgende actielijsten. Breng ze op de hoogte door acties af te vinken die je al hebt voltooid. Gebruik voltooide acties als triggers om u te herinneren aan verdere stappen die u moet nemen, niet dat een actie is voltooid.
8. Review wacht op lijsten. Voeg geschikte follow-ups toe aan uw actielijsten. Controleer alles wat je al hebt ontvangen.
9. Controleer alle relevante checklists.
10. Herzie uw eendag / misschien lijst en beslis of er iets is dat u kunt gebruiken om naar uw actieve projectenlijst te gaan.
11. Bekijk uw projectondersteuningsbestanden om ervoor te zorgen dat je geen nieuwe acties hebt gemist die je moet nemen.
12. Wees creatief en moedig. Dit is het moeilijkste en meest slecht beschreven deel van het proces in de boeken van Allen, wat jammer is, want dit is waar de magie gebeurt. Als je alles wat je op dit moment moet doen hebt ontruimd, neem dan de tijd om nieuwe ideeën te bedenken - risicovolle, creatieve, enz. In essentie een brainstormsessie in vrije vorm rond het onderwerp “wat zou ik kunnen doen??”

GTD> Weekoverzicht verzamelt deze stappen in drie fasen: zorg dat je helder wordt (verzamel losse eindjes en leeg je hoofd), haal stroom op (bekijk je lijsten en kalendergegevens) en haal creatief (activeer je ooit / misschien projecten en bedenk nieuwe onvoorspelbare schema's).

Tips en trucs voor betere wekelijkse recensies

De kern van GTD> Weekoverzicht is een drieweggesprek tussen David Allen en twee professionele organisatoren van DavidCo, Marian Bateman en Meg Edwards, die putten uit hun eigen ervaringen met klanten in het veld om de algemene concepten van Allen te illustreren en uit te breiden. Dit neemt de eerste twee schijven op; de derde schijf leidt je door de wekelijkse beoordeling van begin tot eind, een soort van “virtueel” coaching sessie. De set wordt ook geleverd met een wekelijkse bespreking van CD-formaat “Spiek briefje” die de stappen van een wekelijkse beoordeling schetst.

Hier is een greep uit enkele van de adviezen die ze bieden. Advertising

Word duidelijk

De wekelijkse beoordeling is een kans om uw hoofd leeg te maken en echt te ontdekken waar u bent en waar u naartoe gaat. Besteed speciale aandacht aan wanneer u het plant, want het moet een tijd zijn die het best bij u past - wanneer u niet alleen ononderbroken bent maar waarschijnlijk ook “in vrede”, zonder enorme problemen die boven je hoofd hangen en onmiddellijke aandacht vragen. Een wekelijkse beoordeling kan nog steeds nuttig zijn, zelfs als u gehaast bent en er dringende zaken dringend zijn, maar als uw wekelijkse beoordeling is altijd onder die omstandigheden moet u het waarschijnlijk op een geschikter tijdstip plannen.

Zeker weten do Plan het echter. Voor te veel van ons is de wekelijkse beoordeling een “als ik ernaartoe kom” soort betrokkenheid, die min of meer ongedaan maakt wat een wekelijkse beoordeling kan bieden. Doe een harde belofte aan jezelf, in je agenda, om elke week een wekelijkse beoordeling te doen.

Een belangrijk punt dat Allen en de anderen aan de orde stellen, is dat een wekelijkse herziening is niet “inhalen” tijd - het zijn geen extra uren om alles te doen wat je in de loop van de week hebt gehad. Dit geldt vooral voor e-mail. Hoewel Allen aanbeveelt om je e-mail inbox leeg te houden, als je dit niet wekelijks doet, is je wekelijkse beoordeling dat wel niet de tijd om te beginnen! Als u een grote e-mailachterstand heeft, planning tijd om het op te ruimen in de loop van de komende week.

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

Wat te doen bij het vervelen op het werk (en waarom je je eigenlijk verveelt)

Wordt actueel

Controleer uw agenda

Hoeveel van uw agenda moet u beoordelen? Allen's antwoord is simpel: zo ver terug als nodig, en zo ver naar voren als nodig is. Voor Allen betekent dit vele maanden vooruit, omdat hij vaak reist en ervoor wil zorgen dat zijn upgradeverzoeken tijdig worden verzonden. Voor anderen is dit misschien maar een week of twee van tevoren. Denk eens goed na over je eigen gedachten “gebeurtenis horizon”, de afstand in de toekomst wanneer gebeurtenissen onmiddellijke acties vereisen. Advertising

Je projecten op schema houden

David Allen noemt projecten “uitkomsten”, om ze te onderscheiden van acties - jij niet do projecten, doe je acties die je naar een gewenste uitkomst leiden. Je projectlijst is dus een plaats om denken, niet doen. Wat is de volgende actie die u moet ondernemen om naar elke uitkomst op uw lijst te gaan??

Allen herinnert ons eraan dat leven heeft ook projecten - projecten zijn niet beperkt tot ons werk en carrière. Uw huis renoveren, uw garage schoonmaken, verhuizen - dit zijn allemaal voor de hand liggende projecten die ons niet-werkleven mogelijk inhouden, maar er zijn ook zaken als tijd vrijmaken voor een familie-uitje of meer tijd doorbrengen met uw kinderen. Het lijkt misschien koud om deze aan uw projectlijsten naast toe te voegen “Maak een voorstel voor subsidie ​​voor stadsonderwijs” of wat dan ook, maar als ze niet op jouw lijsten staan, branden ze denkcycli op die je zou kunnen gebruiken om erachter te komen hoe om meer tijd met je kinderen door te brengen in plaats van alleen maar je zorgen te maken moeten.

Checklists en referentielijsten

Dit is waarschijnlijk het minst gebruikte deel van de wekelijkse beoordeling (zelf een slecht benut onderdeel van GTD). Allen zegt dat je dat zou moeten doen overweeg een controlelijst te maken voor elke routineklus waarvan je merkt dat je ze vaker dan een of twee keer doet. Checklists helpen ons a) niet afhankelijk te zijn van het geheugen om te controleren of alles klaar is, en b) geen volgende acties te bedenken voor taken waarvan we de volgende acties al hebben vastgesteld.

Referentielijsten zijn precies wat de naam zegt: lijsten met referentiegegevens waar u vaak naar moet verwijzen. Een voorbeeld kunnen boeken zijn die u wilt lezen, aanmeldingen en wachtwoorden, plaatsen die u wilt bezoeken, recepten die u wilt krijgen, enzovoort. Terwijl u uw wekelijkse beoordeling doorloopt, moet u relevante informatie toevoegen aan uw referentielijsten. Advertising

Bonustip: Bekijk Checkser en Gibb, twee online apps voor het maken en opslaan van checklists.

Wees creatief

Zoals ik al eerder zei, dit is waar de wekelijkse beoordeling op schijnt. Nu je alle alledaagse dingen van je af hebt gekregen, kun je ontspannen en je geest laten vliegen. Haal je een dag / misschien een lijstje tevoorschijn en zie welke gekke ideeën je een maand geleden had die de moeite waard zou kunnen zijn. Wees vrijgevig met jouw eendags / misschien lijstje - doe daar ideeën aan “incuberen” en kijk of ze niet uitgroeien tot dingen die je echt wilt doen.

Dit is de tijd voor wat Seth Godin noemt “de bewerkingen” - zie welke radicaal nieuwe manieren je kunt gebruiken, wat je nu ook doet. Welke nieuwe risico's zou u kunnen nemen? Wat zou jij kunnen zijn als je zou kunnen zijn wat je droomt? Welke nieuwe dingen zou je willen leren - of lesgeven? Welk gek idee heb je dat niemand ooit serieus zou nemen? Vergeet niet dat je dat niet hoeft te doen do alles wat je verzint in je wekelijkse beoordeling; het idee is om jezelf de vrijheid te geven om over dingen na te denken zonder jezelf inzetten voor actie.

Eindevaluatie van GTD> Weekoverzicht

GTD> Weekoverzicht doet uitstekend werk om de rol van de wekelijkse beoordeling en de relatie tot productiviteit te verklaren. Als je ooit David Allen gesproken hebt horen praten, weet je dat hij een zeer inspirerende en toegankelijke spreker kan zijn, en Meg Edwards en Marian Bateman zijn net zo boeiend. Hun persoonlijke ervaring is een geweldige manier om het idee van een wekelijkse beoordeling te verdiepen en het om te vormen van een idee in een boek in een praktische en geteste realiteit. De derde schijf in de set, hoewel niet zo interessant om naar te luisteren, voegt echte waarde toe als iets dat je kunt spelen terwijl je de gewoonte hebt om de wekelijkse review te doen - speel een beetje, pauzeer het, doe wat beoordeling, speel een beetje meer, pauze, meer beoordeling, et

Mijn enige probleem is de prijs: $ 99 US voor een set met 3 discs. Of de inhoud van GTD> Weekoverzicht de prijs waard is, zal sterk afhangen van wie je bent; Als u in de doelgroep van David Allen Co. van bedrijfsleiders, middenkader management en succesvolle ondernemers bent, dan is dit zeker een set die het waard is om te hebben. Vergeleken met de kosten van een van de seminars van David Allen, of zelfs een seminar van een DavidCo-coach, is $ 99 een koopje, maar er zijn genoeg mensen die dit soort pushen in de juiste richting kunnen gebruiken voor wie beide seminars en de GTD> Weekoverzicht set zijn beide te ver buiten bereik.

Als je de prijs kunt omzeilen, is dit een echt waardevolle uitbreiding van het GTD-systeem. Ik kan vrijwel garanderen dat je dit meer dan eens zult beluisteren - net als Allen's boeken, het is het soort materiaal waar je keer op keer naar terugverwijst.