Back to Basics Referentiearchivering

Een van de grootste bronnen van rommel in vrijwel elke kantooromgeving is onbezoldigd papierwerk. Ik denk dat iedereen op zijn minst een beetje lijdt door het Keep-It-syndroom, die vreselijke aandoening die ervoor zorgt dat we elk stuk papier dat onze bureaus kruist doordringen met een mysterieuze kracht die het bijna onmogelijk maakt om iets weg te gooien.

Ten minste een deel van het probleem is besluiteloosheid. Veel van de papieren die we bewaren zijn niet echt nodig, maar we houden het dan “voor het geval dat” we hebben ze onderweg nodig. Omdat ze niet erg handig zijn, zijn ze moeilijk te organiseren op een zinvolle manier, dus ze stapelen zich op of worden in een schoendoos geschoven of gepropt in een onhandelbare archiefkast in willekeurige volgorde.

Maar dat is slechts een deel van het probleem. Een dieper probleem is dat we weten dat we iets nodig hebben, maar niet weten hoe we het moeten archiveren op een manier die ons niet uit de weg gaat wanneer we het niet nodig hebben, maar het gemakkelijk terug te halen zijn in een moment dat we do nodig hebben. De angst om iets belangrijks te verliezen, of het te vergeten, kan verlammend zijn, wat ons er vaak toe brengt meer dingen achter te laten dan dat we bestanden wegschrijven. Advertising

Dossier indienen is waarschijnlijk de gemakkelijkste, minst gedachte-vergende taak die je op een kantoor kunt doen, maar omdat er zoveel risico's zijn, schept het veel angst - en in vrijwel elke kantooromgeving waar ik ooit heb gewerkt, heeft die angst heeft in hoge mate bijgedragen aan het falen van de indiening van het dossier.

Dus wat te doen?

Allereerst moeten we onderscheid maken tussen verschillende soorten papieren. De eerste zijn projectbestanden, die ik eerder heb besproken - deze moeten bij de hand zijn en zijn meestal het gemakkelijkst te achterhalen. De tweede zijn officiële documenten - facturen, rekeningen, ontvangsten, formulieren, rapporten, vergadermomenten, enz. Deze vallen ook vaak in natuurlijke categorieën die zichzelf suggereren en zijn gemakkelijk om een ​​archiefsysteem rond te ontwikkelen.

Het echte probleemgebied als het gaat om archiveren is referentiemateriaal. Referentiemateriaal is alles dat informatie bevat die we nodig hebben of ooit nodig zullen hebben en die een applicatie zullen hebben die niet onmiddellijk wordt gebruikt. Voor mij is één belangrijk referentiemateriaal - we hebben het hier misschien 10.000 pagina's - academische artikelen en aantekeningen die ik verzamel sinds ik meer dan een decennium geleden met mijn studie ben begonnen. Als academicus gebruik ik dit materiaal voor het schrijven van papers, het onderzoeken van onderwerpen voor presentatie in de klas en het oproepen van nieuwe ideeën - maar niets doet me goed als ik niet kan vinden waarnaar ik op zoek ben als ik zoek het. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Het systeem dat zich onmiddellijk voorstelt, is alfabetisch en jarenlang organiseerde ik de meeste van mijn artikelen: alfabetisch op achternaam van de auteur, net als mijn boeken. Het probleem met dit systeem is dat terwijl het gemakkelijk is om erachter te komen waar nieuwe papieren gaan - kijk maar naar de achternaam van de auteur - het ophalen van bestanden lastig is. Als ik bijvoorbeeld informatie wil over voedsel-taboes in de Stille Zuidzee, moet ik niet vergeten dat Margaret Mead over dat onderwerp schreef. Mead is gemakkelijk te onthouden - zij is waarschijnlijk de beroemdste van alle antropologen - maar wat als het papier dat ik wil iets is waar ik naar keek door een auteur wiens naam ik me niet kan herinneren, misschien een afgestudeerde student aan een onbekende universiteit?

Om het probleem van het ophalen op te lossen, reorganiseerde ik veel van mijn bestanden op basis van het hoofdonderwerp. Dit is het systeem dat David Allen aanbeveelt Dingen gedaan krijgen, en het helpt enorm bij het ophalen. Na een aantal jaar op onderwerp gebaseerde archivering, had ik verschillende mooi georganiseerde laden met mappen alfabetisch gesorteerd op onderwerp: “Kolonialisme” na “Koude Oorlog” en voordien “Counter-Insurgency”. Het vinden van een map vol referenties over een bepaald onderwerp was een koud kunstje.

Bovenop de archiefkast lag echter een groeiende stapel niet-opgevulde papiersoorten. Un-file-able papers. Papers die twee of meer onderwerpen gelijk behandelden, artikelen die zich niet leenden voor een gemakkelijk te onthouden topic-rubriek, enzovoort. Zoals Allen opmerkt, als het meer dan een paar seconden duurt om iets in te dienen, neemt de kans dat je het doet drastisch af - archiveren moet snel, gemakkelijk en zelfs leuk zijn, anders zullen we het niet laten. Wat betekent dat als mijn stapel werk die ik niet kon categoriseren, labelen en opslaan in een paar seconden groeide, ik steeds meer weerstand kreeg tegen archiveren.

En zo viel mijn imperium van papier. Advertising

Ga naar de Paper Dragon

Het systeem dat ik begin te implementeren, is geïnspireerd op het systeem dat wordt gebruikt door de Paper Tiger-documentbeheersoftware. In het Paper Tiger-systeem worden bestanden genummerd en van laag naar hoog gearchiveerd. Elk nieuw document of groep documenten gaat naar de volgende beschikbare lege map en een beschrijving van de inhoud en trefwoorden wordt ingevoerd onder het nummer van die map in de database van de software. Dus mijn map vol met bronnen over counter-insurgency staat misschien in map 08174; om het te vinden, zoek ik simpelweg in de database “verzetsbestrijdingsoperaties”, die me precies zal vertellen waar de documenten die ik nodig heb zijn.

De Paper Tiger-software is niet goedkoop - de volledige versie van individuele eindgebruikers is ongeveer $ 170. In plaats daarvan maak ik een eenvoudige spreadsheet met kolommen als volgt:

Map # | Titel | Auteur | Trefwoorden Notes

De kolom met het mapnummer is al genummerd naar 1000 (of 01000, eigenlijk - ik kan meer nummers toevoegen tot 99.999 als dat nodig is. Ik denk aan lange-afstandsreizen, hier!). Het idee is dat om iets te vinden, ik CTRL-F kan zoeken. Later kan ik query's maken tegen de tafel, maar nu een eenvoudige “vind op pagina” zoeken zou voldoende moeten zijn. Later kan ik de hele shebang importeren in Access of een andere database - misschien word ik een weekend gek en importeer ik het in MySQL en schrijf ik een Ruby on Rails frontend! (Ik heb altijd al Ruby on Rails willen leren ...) Reclame

De Paper Tiger is in wezen een tagging-systeem voor fysieke documenten (hoewel het technisch gezien kan worden uitgebreid tot digitale documenten op mijn pc of, inderdaad, elk item dat ik wilde catalogiseren.) Maar het belangrijkste is dat het zowel het probleem oplost van archiveren - zonder beperkt te zijn tot een onderwerpskop, hoef ik me geen zorgen meer te maken dat ik iets niet kan vinden omdat ik het heb ingediend onder “Imperialisme” en zocht het onder “Kolonialisme” - en het probleem van het ophalen - de enige vaardigheid die ik nodig heb om een ​​bestand te vinden is tellen.

En jij dan? Hoe heb je je indieningsproblemen opgelost - of heb je? Wat heeft in het verleden (of het heden) niet voor jou gewerkt, en wat heeft het gedaan? Laat ons je mening weten in de reacties.