Standaardantwoorden Welke e-mails moet u standaardiseren?

Ik heb een hele stapel standaardantwoorden die ik knip en plak in e-mails. Er zijn bijvoorbeeld bepaalde verzoeken om informatie die ik vrij regelmatig krijg. Ik heb er niet echt belang bij om steeds hetzelfde bericht opnieuw te typen, dus ik heb mijn veelgebruikte e-mails opgeslagen en gewoon geknipt en geplakt. Gmail heeft het hele proces deze week veel eenvoudiger gemaakt met de nieuwe functie Canned Response die beschikbaar is in Google Labs. Ik heb het ingeschakeld en ik heb al mijn opgeslagen berichten geconverteerd naar standaardantwoorden. Ik kreeg de kans om de berichten te bekijken die ik routinematig gebruik en ik dacht dat ik ze met je zou delen. Advertising

Mijn standaard e-mails

1. Beschikbaarheid - Wanneer iemand wil ontmoeten, persoonlijk, telefonisch of online, vind ik het het gemakkelijkst om gewoon mijn normale beschikbaarheid en de beste tijden voor vergaderingen te plakken. Ik pas de e-mail aan nadat ik mijn normale beschikbaarheid heb vermeld; ik kan tenslotte een niet-terugkerende afspraak hebben om rekening mee te houden. Maar voor velen van ons zal een algemene e-mail over welk uur van de dag we vrij zijn niet veel variëren van week tot week.
2. Formulieren - Ik heb een aantal rapporten die ik één keer per week moet versturen. Ik heb basis tekstformulieren gemaakt, waar ik de informatie van de huidige week toevoeg. Ik doe iets soortgelijks met mijn facturen, maar ik moet heel voorzichtig zijn om ervoor te zorgen dat mijn boeken en e-mails overeenkomen.
3. Zeurende e-mails - Er zijn een hele reeks e-mails waar ik echt een hekel aan heb en ik heb ze allemaal meegenomen naar mijn 'zeurende' e-mailpaal. Ik heb e-mails in vorm waarin ik klanten eraan herinner dat betalingen te laat zijn, dat iemand mijn auteursrecht heeft geschonden en alle andere brieven die ik tien jaar geleden net in een enveloppe zou hebben gepickt en gevuld.
4. Sollicitatiebrieven - Als freelancer ben ik vrijwel altijd op zoek naar werk. Ik ken een paar fulltime werknemers die ook op een eeuwige jacht zitten. We maken er allemaal een gewoonte van om naar werk te zoeken dat bij ons past en te reageren met een begeleidende brief, een samenvatting en enkele voorbeelden. Het is buitengewoon zeldzaam dat ik een begeleidende brief helemaal opnieuw zal schrijven. Ik heb redelijk veel vertrouwen in mijn begeleidende brief; het heeft me al veel werk opgeleverd. Er zijn sommige taken die ik niet meer doe dan de naam bovenaan wijzigen voordat ik mijn e-mail verzend.
5. Websites - Ik behoor tot een aantal websites waarvan ik routinematig een e-mail ontvang van waar ik op moet reageren. Eén is bijvoorbeeld een site waarmee ik boeken kan verhandelen. Ik moet andere leden e-mailen om op regelmatige basis verzendgegevens uit te wisselen. Deze categorie e-mails is een reden waarom ik vooral enthousiast ben over standaardantwoorden: ik wil filters instellen om dergelijke e-mails automatisch te beantwoorden zonder dat ik iets hoef te doen, behalve naar het postkantoor gaan. Craigslist is het soort site waar een ingeblikt antwoord vooral ideaal voor is.
6. Projecten - Wanneer ik aan een nieuw project begin, is er een paar algemene vragen waarmee ik begin, zodat alle betrokkenen een soortgelijk idee hebben van waar we aan werken. Hoewel deze vragen meestal geen complete e-mail vormen voor het starten van een project, vind ik het leuk om ze gemakkelijk in te kunnen zetten. Ik heb een paar andere stukjes en beetjes tekst die nuttig zijn in e-mails voor veel verschillende projecten, zoals verzoeken om bepaalde soorten informatie die nodig zijn om door te gaan.

De sleutel is maatwerk

Ik heb tal van andere standaard e-mails. Maar ik wil niet dat je het idee krijgt dat ik alleen vormmails verstuur - dat ik nooit dacht aan de berichten die ik stuur. Op enkele uitzonderingen na, is het vrij zeldzaam dat ik een van mijn standaardantwoorden stuur zonder iets toe te voegen, aan te passen of in het algemeen te veranderen. Mijn standaardantwoorden zijn meer sjablonen dan standaardbrieven, in de meeste gevallen. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Ik begon sjablonen te gebruiken als een manier om minder tijd te besteden aan het staren naar mijn e-mailinbox. Als ik op zijn minst een startpunt heb voor de meest voorkomende e-mails die ik ontvang, kan ik de volledige e-mail in korte tijd beffen. Ik kan een e-mailbericht van een volledige dag beantwoorden in de helft van de tijd die het zou kosten als ik er helemaal opnieuw vanaf zou beginnen. De laatste tijd lijkt het meer tijd in beslag te nemen om een ​​antwoord te kopiëren en plakken dan voor mij om dat bericht voor de ontvanger te wijzigen. Advertising

Als ik denk dat ik twee keer dezelfde vraag moest beantwoorden, bewaar ik meestal mijn antwoord. Ik heb nu een redelijk gezond bestand - ook al zijn sommige van mijn antwoorden op een zeer regelmatige basis niet echt nuttig. Maar ik heb gemerkt dat naarmate mijn stapel standaard-e-mails is gegroeid, ik een soort sjabloonantwoord krijg voor 90 procent van de e-mail die ik ontvang.

Canned Response maakt die sjabloon gemakkelijker te beheren, denk ik: ik heb eenvoudige tekstbestanden, TextExpander en zelfs concepten in mijn Gmail-account gebruikt om te proberen mijn standaardantwoorden te beheren. Hoewel al deze opties goed zijn, is geen van deze opties geweldig - ze zijn niet echt gemaakt met een dergelijke taak in gedachten. Maar Canned Response is echt gemaakt met deze benadering van e-mail in gedachten. Die andere methoden blijven echter werken als u niet geïnteresseerd bent in het gebruik van Gmail.