Krijg dingen gedaan ondanks foute punten

Stel je een scenario voor waarin je vol enthousiasme aan het werk bent aan een taak of een bepaald deel van een project. Je bent echt klaar om een ​​keertje te trappen ... totdat je je realiseert dat je handen gebonden zijn: misschien kun je niet aan de taak beginnen omdat de input van iemand anders eerst nodig is, of misschien is een netwerkdrive die je projectbestanden opslaat onbereikbaar vanwege een hardwarefout.

Aangezien u uw werk voorlopig niet kunt voortzetten, is de volgende logische vraag: Hoe gaat u zich de volgende keer voorbereiden op dit soort scenario's, zodat u niet opnieuw uw tijd zult verspillen??

Heb je het te druk om je voor te bereiden??

Er is een voor de hand liggende reden waarom je de frustratie ervaart over wat er net is gebeurd: je was niet genoeg voorbereid op een scenario als dit. Precies waarom u onvoorbereid was, was een gevolg van twee redenen:

Ten eerste heb je niet genoeg tijd uitgetrokken voor de voorbereiding. Omdat je bezig was met je andere dingen, negeerde je de voorbereiding, zelfs als je wist dat het nodig was.

Misschien dacht je zelfs dat voorbereiden in de eerste plaats onnodig was. U begreep het belang niet en u nam geen moeite om te gaan zitten en te denken aan uw plan B voor uw taak of voor uw project.

Dus daar ben je, en je weet niet wat je moet doen, omdat je geen secundair plan hebt.

Te veel vertrouwen dat het goed gaat

Je hebt je nu gerealiseerd dat de onvoorbereide route die je hebt genomen geen professionele manier is om dingen te doen, en gewoon aannemen dat alles goed zal gaan, is geen solide plan. Advertising

Het spreekt voor zich dat u ook het planningsgedeelte moet leren waarderen. Het maakt niet uit hoe goed je takenlijst eruitziet; als de taken niet uitvoerbaar zijn vanwege onverwachte afhankelijkheden, kunt u op dit moment uw takenlijst trashen.

Wanneer u leert om de grote afbeelding te zien en voldoende tijd te reserveren voor planning, kunt u de wegversperringen dan vermijden en niet langer tijd verspillen.

Leren stoppen (om door te gaan)

Vanaf nu moet je bepaalde dingen doen om de vlotte uitvoering van je taken en projecten te verzekeren.

Neem eerst voldoende tijd om uw volgende zet te plannen. FORCE neemt zelf de tijd om te plannen. Het loont zich goed, vooral als de dingen niet gaan zoals gepland.

Begrijp dat de planningstijd eigenlijk al aan de taak werkt: het bereidt zich voor op het worstcasescenario en zorgt ervoor dat alles goed gaat als er iets onverwachts gebeurt.

Ten tweede, bekijk elk onderdeel van de taak: wie is erbij betrokken, welke systemen worden gebruikt en welke onderdelen zijn een integraal onderdeel van uw werk? Dit van te voren bekijken is van cruciaal belang, omdat het u later een beter niveau van paraatheid biedt..

Ten derde, stel je elk mogelijk scenario voor voordat je actie onderneemt. Wat gebeurt er als een systeem uitvalt? Hoe zit het met een situatie waarin je de inbreng van iemand anders nodig hebt voordat je verder kunt met je eigen werk? Advertising

Zodra u deze scenario's van tevoren hebt overwogen, kunt u doorgaan met uw werk zonder minimale downtime. En geloof me - het is meer dan mogelijk dat je het onverwachte gaat ervaren, iets dat niet op je takenlijst stond.

Houd de bal aan het rollen door deze 4 gemeenschappelijke SPOF-scenario's te voorkomen

SPOF staat voor Single Point of Failure, en het is een mooie manier om te zeggen dat als een deel van het systeem instort, het hele systeem wordt uitgeschakeld.

Pas deze kennis op dezelfde manier toe op uw project of op een taak: als uw werk afhankelijk is van iets of iemand en de persoon of het systeem u in de steek laat, loopt uw ​​werk vertraging op en raakt de tijd verspild.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Dit zijn de vier meest voorkomende scenario's die u met enige planning kunt voorkomen. Wees proactief op deze en uw werk zal zo soepel mogelijk doorgaan.

1. De taak kan niet worden voortgezet zonder eerst de invoer van iemand anders

Vaak kan je werk alleen doorgaan als iemand anders zijn / haar deel als eerste heeft gedaan. Om ervoor te zorgen dat dit het geval is, kunt u dit soort taken in de eerste fasen van uw project opsporen en indien mogelijk prioriteiten stellen.

Hoe eerder u begint met de delegatie, deadlines bepaalt en duidelijk vertelt waarom de taak belangrijk is om voor te zorgen, hoe groter de kans dat de benodigde invoer wordt voltooid voordat u aan uw taak begint. Advertising

2. Je bent je werk kwijt

Maak je regelmatig back-ups? Is het gemakkelijk om dingen weer normaal te maken als uw harde schijf crasht? Als u op deze vragen nee hebt geantwoord, zorg er dan voor dat u de situatie zo snel mogelijk verhelpt.

Probeer eerst uw inhoud op te slaan in de cloud. Ik bewaar bijvoorbeeld alle belangrijke documenten niet alleen op mijn harde schijf, maar ook aan DropBox door de clientsoftware te gebruiken. Als mijn harde schijf toevallig crasht, is de back-upkopie beschikbaar in de cloud.

Koop dan een extra back-upsysteem voor uw computer. In veel gevallen kan dit worden gekocht als een service die wordt aangeboden door uw internetprovider. U kunt zich ook abonneren op een onlineback-upsysteem.

3. Je beseft dat je de taak niet zelf kunt doen

Heb je je ooit gerealiseerd dat het voltooien van een bepaalde taak eigenlijk expertise vereist die je niet bezit? En aangezien u niet over de expertise beschikt, kan de taak nu niet worden uitgevoerd? Welnu, ik ben deze kwestie vele malen eerder tegengekomen en met een beetje voorbereiding kan dit worden vermeden.

In deze situatie komt alles neer op de planning, waarbij je eigenlijk de verschillende scenario's doorloopt (zoals eerder vermeld). Tijdens deze fase begrijpt u ook of u het werk zelf kunt doen of dat u een buitenstaander moet inhuren om het werk voor u te doen. Advertising

Wees hier absoluut eerlijk over: als u twijfels hebt dat u de taak niet zelf kunt uitvoeren, is het beter om deze taak uit te besteden. Niets is erger dan zelf een middelmatige klus te doen, wanneer de resultaten uitstekend zouden kunnen zijn voor een buitenstaander.

Zorg ervoor dat je de vereiste expertise verzamelt voordat je aan je taak / project begint. Op die manier verspil je je tijd niet aan het zelf doen van de taak.

4. Je idee is verloren

Je hebt dit geweldige idee dat je in je hoofd kreeg terwijl je aan het werk was, maar nu weet je niet meer wat het is. Als u het onmiddellijk had opgeslagen, zou u nog steeds een idee hebben en mogelijk een groter cijfer aan uw bedrijfsresultaat toevoegen of uren aan uw werk besparen.

Je bent het aan jezelf verplicht om het idee meteen op te schrijven als het in je opkomt. U kunt traditionele pen en papier gebruiken, uw mobiele telefoon gebruiken om het tijdelijk op te slaan (zelfs als het geen internettoegang heeft) of zelfs uw smartphone gebruiken om het idee rechtstreeks op Google Docs of EverNote op te slaan.

Overtuig jezelf er niet van “Ik zal het idee onthouden als ik thuiskom”. Hoogstwaarschijnlijk vergeet je het en voel je geïrriteerd en gefrustreerd.

Conclusie

Zoals u kunt zien, zijn er veel dingen die uw productiviteit kunnen stoppen en ervoor kunnen zorgen dat u uw tijd verspilt. Laat dit niet gebeuren en maak een fail-proof systeem waarmee u kunt doorgaan met uw werk - zelfs als een deel van het systeem instort.

Zorg ervoor dat je voldoende tijd spendeert door van tevoren de verschillende scenario's door te nemen. Je zult jezelf bedanken dat je dit hebt gedaan als er iets onverwachts gebeurt.

Terug naar jou: Hoe zorg je ervoor dat je je taken kunt voortzetten - zelfs als een deel van het systeem instort?