Hoe belangrijk is e-mail?

Hoeveel tijd besteedt u aan het consumeren van uw e-mail? Heb je het gevoel dat je voortdurend uit andere, belangrijke taken wordt getrokken, omdat je je inbox nooit tevreden kunt houden?

Als het antwoord ja is, is dit de vraag die u zichzelf moet stellen: Ben je er ooit aan blijven denken over hoe belangrijk je e-mails zijn??

Sinds de nederige e-mail is aangekomen is het erin geslaagd om de meeste dingen in ons leven te vervangen! Zodra een e-mail in onze inbox aankomt, voelen we een dwingende aandrang om onmiddellijk te antwoorden. Advertising

Maar zo hoeft het niet te zijn.

Nieuw onderzoek heeft aangetoond dat slechts 1 op de 3 e-mails essentieel is voor het werk en een actie vereist.

Hoofdwetenschapper Nathaniel Borenstein van Mimecast (die het onderzoek heeft uitgevoerd) zei:

“Wat wel duidelijk is, is dat de gemiddelde werknemer voor een grote uitdaging staat in het eenvoudig verwerken van de informatie die in zijn inbox komt en het identificeren van welke berichten echt bedrijfskritisch zijn.”

Ik weet zeker dat je dit zelf hebt meegemaakt. Gemiddeld ontvang ik dagelijks meer dan 100 e-mails. Hoeveel van deze zijn echt belangrijk? Waarschijnlijk minder dan 10. (De meeste zijn meer een afleiding dan van enig gebruik.)

Dus waarom zou u dit nieuwe onderzoek niet nemen als een teken om wat voorjaarsschoonmaak te doen? Het is tijd om wat ruimte in uw inbox te maken, zodat u zich echt kunt concentreren op de taken die een verschil maken voor uw bedrijf of werk.

3 stappen naar voorjaar Maak je Postvak IN schoon

1. Afmelden. Wees meedogenloos en meld je af voor elke e-mailnieuwsbrief die de afgelopen twee weken niet is gelezen. Als je het nog niet hebt gelezen, hoe reëel is het dan in de toekomst? Wees realistisch en verwijder die onnodige abonnementen.

2. Behandel 'angst om te missen'. Vergeet niet dat u zich niet afmeldt als u zich afmeldt. Je kunt de website of blog altijd op je eigen gemak bezoeken en toegang krijgen tot de informatie. Het is geen definitief afscheid! Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

3. Stel 'e-mailregels' in. U kunt 'regels' instellen zodat bepaalde soorten e-mails onmiddellijk in een e-mailmap van uw keuze worden geplaatst. Dit betekent dat je je inbox vrij houdt van e-mails die niet belangrijk zijn. Ik gebruik deze tool om e-mails van 'nieuwsbrief' te verplaatsen, omdat ik vind dat deze gemakkelijk 30-40% van mijn inbox kunnen consumeren. (Opmerking: ik ben een Mac-meisje, dus ik weet alleen hoe ik dit op een Mac moet doen.)

Dit is het proces met Entourage:

Maak eerst een nieuwe map ...

1. Maak een nieuwe e-mailmap door naar het vervolgkeuzemenu 'Bestand' te gaan.
2. Selecteer 'Nieuw' en vervolgens 'Map'.
3. Zorg ervoor dat je je map een relevante titel geeft, zoals 'nieuwsbrieven' of 'persoonlijke vrienden' (afhankelijk van je onderwerp).

Stel vervolgens enkele regels in ... Advertising

1. Ga naar het vervolgkeuzemenu 'Tools'.
2. Selecteer 'Regels' en vervolgens 'Nieuw'.
3. Geef je regel een titel.
4. Selecteer 'Criterium toevoegen' - dit zou een kader moeten zien verschijnen met de tekst 'van' (als het niet 'van' zegt, selecteer dan 'van' in het vervolgkeuzemenu).
5. Zorg ervoor dat het vakje naast 'van' zegt 'bevat' en voeg vervolgens in het vak naast dit het e-mailadres toe waarmee u de regel maakt voor.
6. Hieronder ziet u een gedeelte met de tekst 'Vervolgens' Actie toevoegen 'Actie verwijderen', hier ziet u nog twee vakken naast elkaar.
7. Zorg ervoor dat in het eerste vak 'verplaatsen naar' staat (mogelijk moet je dit selecteren in de vervolgkeuzelijst).
8. In het vak ernaast moet je de naam van de map selecteren die je in stap 1 hebt aangemaakt.
9. Druk op 'OK' en uw regel is ingesteld! Entourage verplaatst nu alle e-mails van het adres dat u in de door u geselecteerde map hebt ingevoerd!
10. Doorloop en maak regels voor alle e-mails waarvan u denkt dat ze 'niet urgent' zijn.

Dat is het. Geniet van je nieuwe, schone en duidelijke inbox!

(Foto credit: Mail-pictogram op het scherm via Shutterstock)