Timothy Sherman
0 
2456
560
Het papierloze kantoorconcept bestaat al sinds de jaren zestig of zeventig, net als de vliegende auto. Voor veel mensen was dit weinig meer dan een mythe. Hoe kunnen we van het papier af, terwijl onze kantoren vol zijn met kopieermachines en faxapparaten en de postbodes en koeriers dagelijks riemen van het spul binnenbrengen? Hoe zit het met de noodzaak om ontvangsten te houden voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden? En hoe zit het met de contracten en andere juridische documenten? Het is moeilijk, maar het wordt elke dag gemakkelijker om te doen.
Welnu, het korte antwoord is dat we vandaag in een normale kantooromgeving het niet echt 100% kunnen doen, zeker niet in een eenvoudige stap zonder het gebouw te verbranden. Maar er zijn enkele eenvoudige stappen die we kunnen nemen in de richting van het niet constant moeten beheren van stapels papier thuis of op kantoor. Een paar beslissende stappen die over voldoende tijd worden toegepast, kunnen het papier drastisch verminderen als het niet wordt geëlimineerd. Advertising
Voordat we de specifieke stappen doorlopen, moeten we rekening houden met twee soorten papieren documenten: die we moeten bewaren voor de langere termijn (laten we ze records noemen) en die documenten die van voorbijgaande aard zijn (noem ze werkbestanden). Verschillende benaderingen werken voor deze twee basistypen papieren of documenten. De aard van uw kantoor en werk heeft veel te maken met welk type papier u het gemakkelijkst kunt verminderen of elimineren. Een juridisch, boekhoudkundig of medisch kantoor zal het waarschijnlijk moeilijker hebben om zijn administratie papierloos te maken dan een reclamebureau of een politiek campagnekantoor. Bepaal welke stappen voor papiervermindering u neemt en in welke volgorde u ze neemt op basis van wat u doet en het belang van de verschillende records en werkbestanden. Advertising
Tien stappen voor het omzetten van uw kantoor naar een papierloze: adverteren
- Begin met het einde in gedachten. Wees duidelijk over uw doelstellingen, zodat u uw conversie het meest effectief kunt richten. Als efficiëntie bijvoorbeeld een belangrijker doel is dan milieu, probeer dan niet het papiervolume in twee te snijden door papier via de kopieerapparaten te recyclen om op de achterkant af te drukken. Dubbelzijdig kopiëren kan de machine gemakkelijk blokkeren en verwart vaak degene die aan beide kanten wordt bedrukt. Wij vonden het verhogen van de efficiëntie van het archiefbeheersysteem veel belangrijker dan het verminderen van het aantal werkdocumenten. Door het records management te richten, volgden de papieren papieren reducties natuurlijk.
- Bepaal een datum voor een overstap van papier naar papier zonder papier voor alles wat verdergaat. Kies een datum die ver genoeg vooruit ligt waar iedereen naartoe kan werken. Niet alles hoeft in één keer te worden geschakeld. Maak je geen zorgen over het converteren van oude records totdat je tijd hebt om je bezig te houden met iets aan het converteren ervan. Velen van hen kunnen waarschijnlijk zonder veranderingen worden gehouden en worden weggegooid zodra ze een bepaalde leeftijd hebben bereikt.
- Breng een systeem voor het bewaren van elektronische archieven tot stand en wees comfortabel in het gebruik ervan voordat u eraan vasthoudt. We zijn niet op pad gegaan om een duur of gecompliceerd systeem te installeren en vervolgens een harde conversie te maken. Wat we al vroeg deden, was een bestandssysteem te maken dat zichzelf automatisch chronologisch sorteert in de meeste bestandsdirectory's. Net als de bestandsnaam voor dit artikel die begint 20071106_1600 ... Dit is gewoon het metrische systeem van jaar, maand, dag en tijd naar de dichtstbijzijnde minuut of uur op basis van een 24-uursklok. Als we een versie van dit bestand op iemands laptop opslaan en het naar het kantoor e-mailen, wordt het automatisch opgeslagen door degene die het ontvangt. Revisies kunnen eenvoudig worden afgehandeld door simpelweg een nieuwe datum / tijd aan het begin van de bestandsnaam toe te voegen. We zijn hiermee al lang voor de overstapdatum begonnen.
- Plaats een bestandsnaam op elk document dat het waard is om te bewaren. Als een document in ons kantoor geen bestandsnaam heeft, wordt het vernoemd of weggegooid. Dit is waar of het een papieren of een elektronisch document is.
- Bewaar een papieren bestand als het primaire record voor alles vóór de switch en het elektronische record als het primaire record voor iets na de datum van de switch. Dit is niet gecompliceerd. In ons kantoor, zoals de meeste kantoren, is er vaak meer dan één exemplaar van de belangrijke dingen in de buurt. We hebben de gewoonte om te weten waar het record was en duplicaten eruit te verwijderen of te verwijderen als ze eenmaal zijn gedaan, vooral voor de papieren duplicaten. We voelen ons comfortabel, wetende dat alles wat vóór 1 januari 2005 de moeite waard is om te hebben een papieren versie heeft en dat alles daarna te vinden is op een server.
- Informeer uw klanten en leveranciers over uw papierloze oriëntatie. Kom uit de kast en laat het iedereen weten, want de meeste mensen vinden het geweldig. Dit betekent niet dat je een klant moet slaan die wil dat je hardcopy-bewijzen of een ondertekend origineel stuurt in plaats van een elektronische versie. We hebben de neiging om klanten te geven wat ze willen. We verslaan echter onze leveranciers. Onze advocaten waren enkele van de moeilijkste holdouts, maar uiteindelijk leerden ze alles elektronisch te verzenden en documenten te scannen die handtekeningen moesten hebben.
- Houd uw technologie en systemen eenvoudig en compatibel met wat de meeste mensen gebruiken. Het goede nieuws is dat pc's en MAC's bestandssystemen gebruiken die niet langer met elkaar in conflict zijn. Er zijn nog steeds problemen met het gebruik van verschillende soorten afbeeldingen en multimedia-indelingen, maar deze nemen af. Als we ons houden aan de basisformaten, kunnen de meeste mensen hiermee omgaan. Wees voorzichtig met het gebruik van franjes, vooral voor records die op lange termijn moeten worden bewaard.
- Controleer en upgrade uw oudere bestanden van tijd tot tijd om ervoor te zorgen dat ze bruikbaar blijven. Cd's of banden vormen een probleem. Ze verslechteren en sommige van de eerdere indelingen worden niet meer ondersteund. We bewaren onze records in live-indelingen. Het onderhoud van een back-upserver is niet moeilijker of duurder dan het bijhouden van een inventaris van off-line opslagmedia. Papieren platen worden ook slechter als ze op zuur papier worden afgedrukt of in een slechte omgeving worden bewaard.
- Adopteer een “In geval van twijfel, gooi het weg” het beleid. We hebben de neiging om iets sneller te zijn dan de meesten om dingen weg te gooien waar we niet zeker van zijn. De kans is groot dat, aangezien we slechts de neiging hebben om ooit naar 1% van de records te kijken die we opslaan, er een grote kans is dat de dingen die we wel of niet willen bewaren niet de moeite waard zijn om te houden.
- Herken en beloon degenen die helpen de doelstellingen te bereiken. Of iemand nu in staat is om documenten elektronisch te bewerken of af te leveren of uiteindelijk een oude Remington-schrijfmachine vervangt door een computer, doe de moeite om te laten zien hoe dit positieve effecten oplevert, of het nu op de onderste regel of de omgeving is..
Dit waren enkele basisstappen die we hebben gebruikt en aanbevelen die je kunnen helpen de overstap te maken. We hebben ons papierverbruik de afgelopen vijf jaar met ongeveer 95% verminderd. Als u al een stap naar een papierloos kantoor hebt gemaakt en een aantal andere ideeën hebt, kunt u ons dit laten weten door een reactie te plaatsen. Of laat het ons weten als u problemen heeft gehad bij het maken van een papierloos kantoor. Advertising
Lees Volgende
10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen
