Hoe maak je een lijst te doen in 6 stappen

Geen wonder dat je gestrest bent. Je dagen zijn erg druk en hoewel je ze zorgvuldig plant, verplettert de hoeveelheid werk je gewoon.

Je geeft het de schuld van je takenlijst.

Het lijkt erg goed als je er 's ochtends voor het eerst naar kijkt, maar als het middag is, is het aantal taken verre van af. In plaats daarvan blijft het hetzelfde of neemt het zelfs toe - hoe hard je ook werkt.

Je vraagt ​​je af of er een uitweg uit deze situatie is en ik ben blij om te zeggen dat ja, er is! De oplossingen kunnen eenvoudig klinken, maar je moet je werkgewoonten een beetje aanpassen en een lijst maken die te doen is totdat ze werken.

Is uw lijst niet meer onder controle?

Hier is het ding: je blijft het babymonster voeden, zodat het blijft groeien en groeien. En in plaats van het monster te doden terwijl het een baby is, groeit het tot een enorme proportie en zo wordt het vrijwel onmogelijk om te elimineren.

Met andere woorden, u blijft de hele dag door nieuwe taken toevoegen aan uw lijst. Dus, hoe goed je ook je taken de dag ervoor plant, je saboteert je eigen productiviteit en succes door dat te doen.

Bovendien voltooi je nooit de oorspronkelijke taken die je hebt gepland, omdat je bent afgeleid. In plaats daarvan focus je op de nieuwste taken in de lijst, maar helaas zijn ze niet degene die je zou moeten doen. Advertising

Aan het eind van de dag voel je een gebrek aan prestatie. Dit is een direct gevolg van het niet krijgen van alle taken die u gepland had. Dit gevoel doet je zelfvertrouwen niet goed. Als je voelt dat je niet alle taken hebt kunnen voltooien, zie je jezelf als een verliezer.

Je probeert te veel te doen

Dus wat veroorzaakt deze negatieve gevoelens - zelfs als je hard werkt?

Welnu, ik zou zeggen dat er vier redenen zijn:

• Gebrek aan controle
• Aandachtgebrek
• Gebrek aan prioriteit
• Bang om te zeggen “Nee”

Laten we elk daarvan in meer detail uitleggen.

Ten eerste is er gebrek aan controle - je controleert niet wat er in de lijst komt en wanneer. Dit maakt op zijn beurt een lijst die blijft groeien en groeien - in plaats van te krimpen.

En wanneer u dit laat gebeuren, is het geen wonder dat u de tekenen van uitbranden begint te vertonen - zelfs als de klok net de middag voorbij is.

Dan is er het gebrek aan focus. Dit gebeurt wanneer u niet voldoende bent vastgelegd om de oorspronkelijke taken op uw lijst te voltooien. In plaats daarvan laat je nieuwe taken je afleiden. Advertising

Ineens begin je te werken aan een aantal nieuwe, ongeplande taken, en verwaarloos je diegene waarop je je moet concentreren. De prioriteiten voor uw huidige taken moeten worden verbeterd, zodat de afleiding in de toekomst kan worden voorkomen.

Ten slotte, je hebt niet de moed om tegen de ander te zeggen dat je vandaag geen nieuwe opdrachten op je lijst kunt accepteren.

Dit gebeurt bijvoorbeeld op uw werkplek, wanneer uw baas naar uw kast loopt en u vraagt ​​om zo snel mogelijk iets te doen. Dus in plaats van de taak af te maken die je op dat moment aan het doen bent, wordt er van je verwacht dat je deze nieuwe taak meteen uitvoert.

Omdat je een goede medewerker wilt zijn, merk je dat je je werk opnieuw prioriteit geeft omdat je baas je dat heeft gevraagd.

Zoals je kunt zien, zijn er genoeg manieren om het babymonster te voeden (je takenlijst in de ochtend). Omdat je het blijft doen, groeit de lijst (of het monster) en groeit dit je overweldigd en gestresst.

Ik ga je echter twee verschillende strategieën vertellen om met de overvolle takenlijst om te gaan.

Ben je klaar? Advertising

Doe het morgen en sluit de lijst

In 2008 las ik een geweldig boek genaamd: “Do It Tomorrow en Other Secrets of Time Management” door Mark Forster.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

In dat boek presenteerde hier twee oplossingen om uw productiviteit te verbeteren. Met deze oplossingen kunt u uw takenlijst beter beheersbaar maken, waardoor u uw stress vermindert terwijl u dat doet.

Eerst had hij het over het sluiten van de lijst.

Wat hij bedoelde was dat in plaats van het toevoegen van taken aan je lijst gedurende de dag, je zou moeten stoppen en je lijst gesloten moet maken. En de manier waarop je het doet is om een ​​lijn te tekenen onder de laatste taak van de lijst.

Wanneer u de lijst sluit, maakt u een overeenkomst met uzelf: u beslist om overdag geen nieuwe taken toe te voegen. Dit is de manier waarop uw lijst beter beheersbaar wordt en de omvang kleiner wordt naarmate de dag vordert - niet hetzelfde blijft of toeneemt.

Ten tweede, zijn advies was om de uitvoering van taken een beetje uit te stellen. Wat dit betekent is dat wanneer iemand je vraagt ​​om iets te doen, je het niet op dezelfde dag probeert te doen. In plaats daarvan laat u de persoon weten dat u de taak morgen uitvoert.

Hoewel dit klinkt als uitstellen, in werkelijkheid is het dat niet. Advertising

Het gaat erom uw huidige takenlijst te respecteren en zijn taken voldoende focus en prioriteit te geven. Op deze manier kunt u de taken uitvoeren en zorgt u er ook voor dat de andere persoon en zijn / haar taken de volgende dag uw volledige aandacht krijgen - wanneer u de taak daadwerkelijk uitvoert.

Nu zijn er gevallen waarin je de taak meteen moet afhandelen, maar in de meeste gevallen moet je de taak uitstellen - tot morgen.

Het stappenplan om een ​​lijst te maken die uitvoerbaar is (en het babymonster te doden)

Hier zijn de stap-voor-stap acties voor het elimineren van het babymonster totdat het te groot wordt.

1. Plan een lijst. Maak een takenlijst realistisch door er een nachtje over na te denken. In plaats van het te vullen met tientallen taken, probeer dan de belangrijkste te vinden om op te focussen.
2. Sluit het. Nadat de lijst is gemaakt, tekent u de lijn onder de laatste taak. Dit markeert de lijst als een gesloten lijst. Nieuwe taken moeten niet gedurende de dag aan de lijst worden toegevoegd.
3. Bescherm de lijst tegen afleiding. Richt u op het voltooien van uw geplande taken aan het einde van de dag. Wanneer u de lijst hebt gesloten, kunt u kalm zijn wetende dat het aantal taken afneemt. Je geeft ook je volledige aandacht voor de taken van de dag en niets anders.
4. Verplaats de onvoltooide taken. Als u niet alle taken op een bepaalde dag kunt voltooien, verplaatst u de onvoltooide taken naar de volgende dag. Het is ook de moeite waard om te analyseren waarom je de taken niet hebt volbracht, zodat je kunt vermijden dat iets soortgelijks in de toekomst gebeurt.
5. Geen nieuwe opdrachten. Het is belangrijk om op de juiste manier met andere mensen om te gaan. Wanneer iemand naar je toe komt en je vraagt ​​om iets te doen, laat hem / haar dan weten dat je de taak uitvoert - maar alleen morgen. Op deze manier beschermt u uw tijd en uw takenlijst op de best mogelijke manier.
6. Behandel de noodsituaties. Natuurlijk kunnen er noodsituaties zijn waar meteen voor moet worden gezorgd. Deze noodsituaties zijn uitzonderingen en je zou er meteen voor moeten zorgen. Zodra de noodsituatie is afgehandeld, kunt u terugkeren naar het oorspronkelijke plan en doorgaan met het uitvoeren van de taken, indien mogelijk.

Het is heel gemakkelijk om gedurende de dag nieuwe taken aan uw lijst toe te voegen.

Helaas, ook al is dit misschien een zeer dwingend ding om te doen, het maakt je ook meer overweldigd.

Daarom is het belangrijk om je te concentreren op je dagelijkse takenlijst door deze te sluiten en eventuele verzoeken van andere mensen uit te stellen tot morgen.

Op die manier kunt u uw lijst overzichtelijk houden en kunt u de frustratie voorkomen, wanneer u niet al uw werk gedaan krijgt.

Terug naar jou: Hoe zorg je ervoor dat je takenlijst niet overdag groeit? Probeer je een app zoals Listible om een ​​lijst te maken die je digitaal wilt of houd je je vast aan een papier- en pen-methode? Laat het me weten in de reacties hieronder.

Aanbevolen foto credit: Mooi blond meisje schrijft via Shutterstock