Hoe Meetings Tweemaal zo productief te maken

Veel bedrijven hebben de gewoonte aangenomen om onnodig veel vergaderingen met hun werknemers te plannen, wat leidt tot frustratie en irritatie van werknemers. Naast ongelukkige werknemers is er een overvloed aan onderzoek geweest waaruit bleek dat de meeste vergaderingen een productiviteitsmisdadiger zijn! Dus hoe maak je vergaderingen productiever? Volg deze tips:

1. Maak een “parkeerplaats”

Medewerkers kunnen gefrustreerd raken wanneer gesprekken loskomen van de oorspronkelijke agenda van de vergadering. Dit leidt tot heel wat vergaderingen die over hun geplande tijden lopen, die ergernis en stress bij werknemers veroorzaken. Wat zou een groot leider doen om dit veel voorkomende voorval te voorkomen? Maak een lijst van “parkeerplaats” onderwerpen terwijl de vergadering plaatsvindt. Als iets tijdens een vergadering naar voren komt als een belangrijk of geldig punt, maar niet relevant is voor de huidige agenda, noteer het dan zodat u een follow-uptijd kunt plannen om het te bespreken. Als er bijvoorbeeld een vergadering gepland is om het inhuren van nieuwe distributeurs te bespreken, laat het gesprek dan niet overgaan naar de resultaten van een recente marketingcampagne tussen bedrijven. Laat werknemers weten dat u het belang van dat probleem erkent, maar het is niet de tijd of de plek om het te bespreken. Advertising

2. Let op bij het plannen

Hoe graag u ook denkt dat uw medewerkers tijdens de werkweek altijd op alles zijn afgestemd wat u te zeggen hebt, u hebt het mis. Maandagochtend is de onofficiële aangewezen tijd om bij te praten over alle e-mails die in het weekend zijn binnengekomen en voor de rest van de week te plannen. Als u tijdens deze periode een vergadering organiseert, betekent dit dat u werknemers hebt die veel aan hun hoofd hebben en niet goed opletten waar u het over heeft. Hetzelfde geldt voor vrijdagmiddagen, waar mensen zich meer bezighouden met het afronden van de dag om op een redelijke tijd het kantoor te verlaten. Probeer indien mogelijk halverwege de week vergaderingen te plannen en doe dit nooit tijdens een lunchpauze! Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

3. Verlaat de laptops

We zijn allemaal in vergaderingen geweest waar het afleidende klik-klikgeluid van typen heeft veroorzaakt dat we de focus verliezen van wat er wordt gepresenteerd. Maak er een algemene regel van op kantoor om laptops achter te laten tijdens het bijwonen van een vergadering. Dit voorkomt niet alleen dat mensen zoeken op internet of e-mails checken, het is ook bewezen dat het maken van notities met een pen en papier effectiever is! Advertising

4. Wekelijkse vergaderingen hoeven niet wekelijks te zijn

Het is niet ongebruikelijk om een ​​wekelijkse vergadering gepland te hebben in de agenda van uw werknemers, of het nu gaat om een ​​een-op-een check-in of een teamvergadering om aanstaande projecten te bespreken. Het is echter belangrijk om op te merken dat er niet altijd updates of items zullen zijn om wekelijks te bespreken, en wanneer dat het geval is, geef uw medewerkers dan de tijd terug door te annuleren voor de week. Hoewel de vergadering automatisch elke week plaatsvindt, staat deze niet vast! Wees respectvol voor je tijd en de tijd van je medewerkers en ontmoet elkaar alleen als dat nodig is.

5. Wees voorbereid op technische problemen.

Een vergadering hosten die een PowerPoint-presentatie of audioconferentie vereist? Het is uw verantwoordelijkheid om vooruit te plannen voor technische rampen. Ga naar de vergaderruimte voordat uw vergadering is gepland en begin met het oplossen van eventuele problemen met de apparatuur. Wacht niet tot de geplande starttijd om alles op het scherm aangesloten en op het scherm te krijgen, terwijl uw werknemers rond hun duimen zitten te draaien. Het zijn de kleine details zoals deze die leiden tot frustratie van werknemers met het aantal vergaderingen in hun agenda.

Wat zijn uw geheimen om vergaderingen effectief en productief te houden voor werknemers? Vertel ons in de reacties hieronder!

Advertising