Hoe mensen ervoor te zorgen dat ze uw e-mails (en brieven) lezen en elke keer antwoorden

Het schrijven van zakelijke brieven is iets wat we allemaal van tijd tot tijd moeten doen, maar we krijgen meestal geen training op school over hoe we het echt kunnen doen. Als je een verkeerd letterformaat hebt, kun je er slordig en onprofessioneel uitzien, maar als je eenmaal de basis hebt en er enkele voorbeelden zijn om mee te werken, wordt het schrijven van zakelijke brieven veel eenvoudiger..

Wat is het grootste “Nee nee” bij het schrijven van een brief?

Waarschijnlijk het meest voorkomende probleem dat mensen hebben bij het schrijven van zakelijke brieven, is het gebruik van een onjuist lettertype.^[1] Binnen dit formaat zijn er een paar opties, maar voor het grootste deel is dit hoe het is gedaan.

Helemaal bovenaan uw brief moet uw contactgegevens staan: naam, bedrijf (indien van toepassing), adres en telefoonnummer. Sommige mensen plaatsen hier ook hun e-mailadres.

Vervolgens komt de datum en de persoon die u schrijft contactinformatie: naam, bedrijf en adres.

Dan zal er een begroeting zijn - meestal iets in de trant van “Beste meneer / mevrouw. Jones.” Het lichaam van de letter volgt, vervolgens een afsluiting (oprecht, beste, wat je maar wilt) en een paar lege regels gevolgd door je getypte handtekening. Wanneer u de letter afdrukt, kunt u deze ondertekenen met inkt.

Zodra je de indeling hebt verlaagd, is het de inhoud die nog steeds een beetje lastig kan zijn. Of u nu een ontslagbrief of een aanbevelingsbrief schrijft, er zijn enkele basisregels die u kunt volgen. Hier ziet u tien verschillende soorten zakelijke brieven die u mogelijk moet schrijven,^[2] het lettertype voor elk en een voorbeeld dat u als sjabloon kunt gebruiken.

Klachtbrief: Express Teleurstelling

Een manier om uw teleurstelling formeel kenbaar te maken in een ervaring, slechte klantenservice te melden of een bedrijf te laten weten dat hun producten niet aan de verwachtingen voldeden.

Een aantal tips: Advertising

• Word niet emotioneel of boos; vermeld gewoon de feiten.
• Wees hartelijk, professioneel en kort. Laat ze weten wat er is gebeurd en wat je zou willen dat ze doen om het goed te maken.
• Sluit door hen een deadline te geven om te reageren voordat ze een tussenpersoon of een advocaat van derden inschakelen.

Voorbeeld van een klachtbrief | Federale Handelscommissie

Aanpassingsbrief: leg uit en excuseer je

Als u zich bevindt aan de zakelijke kant van een klachtenbrief, moet u reageren met een eigen brief. Een goede aanpassingsbrief kan u helpen een loyale klant te behouden; een slechte kan zich als een lopend vuurtje verspreiden op internet.

Een aantal tips:

• In de meeste gevallen wilt u zich echt verontschuldigen dat uw bedrijf niet aan de verwachtingen heeft voldaan.
• Laat hen weten wat u doet om het goed te maken, of leg uit waarom u niet doet wat de klant vroeg, indien nodig.
• Wees professioneel, beknopt, vriendelijk en verontschuldigend.

Letters voor monsteraanpassing | OfficeWriting.com

Verkoopbrieven: Bewustzijn verhogen en producten promoten

Brieven schrijven naar zaken doen is nog steeds belangrijk voor het vergroten van het bewustzijn van uw bedrijf of producten / services bij potentiële klanten.

Een aantal tips:

• Hou het kort.
• Maak het over hen, maar niet over u of uw bedrijf.
• Oproep tot actie, vertel hen wat u moet doen en hoe u het moet doen.
• Indien gewenst kunt u ook uw volgende stappen of vervolgacties opnemen.

Verkoopbriefsjablonen | Letters.org

Advertising

Onderzoeksbrief: zoek informatie

Schrijf dit soort brief bij het zoeken naar informatie, zoals een interviewverzoek, een aanvraag voor een catalogus of een verzoek om een ​​openbaar document.

Een aantal tips:

• Wees specifiek en kort; maak het voor de persoon gemakkelijker die kan volgen wat u nodig hebt.
• Het kan nuttig zijn om wat context en achtergrond te bieden, maar niet het hele verhaal waarom je een document nodig hebt.
• Wees hoffelijk en toon je dankbaarheid.
• Als u vraagt ​​naar de mogelijkheid om te werken, gebruik dan de cover letter-formaat.

Inlichtingenbriefsjablonen | Voorbeeldsjablonen

Bevestigingsbrief: geef bericht aan dat is ontvangen

Bevestigingsbrieven geven aan dat u iets hebt ontvangen (zoals een sollicitatie of beurstoepassing of verkoopmateriaal) maar dat u nog niet per se actie heeft ondernomen.

Een aantal tips:

• Wees kort.
• Als er informatie is die iedereen die informatie verstuurt, moet kennen, zoals wanneer een beslissing wordt genomen over het aannemen van een functie, neem dat ook mee.
• Het kan worden gebruikt om iemand te bedanken voor het doneren om te veroorzaken, dus neem in de brief met eventuele bijlagen op.

Erkenningsbrieven voor elke gelegenheid | Template.net

Vervolgbrief: Nudge and Remind

Een vervolgbrief is een soort duwtje voor mensen om ervoor te zorgen dat ze een eerste brief ontvangen en om hen eraan te herinneren wat je wilt dat ze doen. Ze worden vaak verzonden na een verkoopbrief, een brief van inleiding of een brief waarin om informatie wordt gevraagd.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Een aantal tips: Advertising

• Wees kort om de ontvanger eraan te herinneren wie je bent, wat en wanneer je hebt gevraagd.
• Voeg deadline toe als de eerste notitie dat niet deed.
• Voeg een oproep tot actie toe als herinnering.

Vervolgsjablonen allerhande | Schrijf Express

Bestelbrief: plaats een bestelling

Een formele manier om een ​​bestelling te plaatsen.

Een aantal tips:

• Wees bondig en nauwkeurig.
• Zorg ervoor dat u alle informatie opneemt die iemand nodig heeft om een ​​bestelling voor u te plaatsen.
• Vermeld al uw verzendinformatie en betaalmethode.
• Toon je dankbaarheid.
• Geef contactgegevens voor de follow-up.

Bestel letterstalen | Hoe een brief te schrijven

Sollicitatiebrief: Introduce Yourself for a Job

Een sollicitatiebrief is een manier om jezelf voor te stellen, vooral wanneer je solliciteert naar een baan.

Een aantal tips:

• Vermeld de baan waarvoor u solliciteert, recht voor u. Je hoeft niet fancy te zijn.
• Besteed slechts een paar relevante punten aan je cv, vooral eventuele gerelateerde ervaringen.
• Vergeet niet om uw zachte vaardigheden (bijvoorbeeld communicatievaardigheden, leiderschapsvaardigheden) te vermelden.
• Neem contactinformatie op en stel jezelf beschikbaar voor het beantwoorden van vragen die de manager van het rekruteren kan hebben.

Formaat sollicitatiebrief | Monster

Advertising

Aanbevelingsbrief: Help of verwijs iemand voor zijn toepassingen

Dit type brief wordt vaak geschreven door een docent om een ​​student te helpen bij het aanvragen van een studiebeurs of stage of voor toelating tot een school of programma. Je kunt er ook een schrijven om iemand aan te bevelen voor een baan, fellowship of andere gelegenheid.

Een aantal tips:

• Wees eerlijk over de persoon over wie je schrijft.
• Gluur niet of ga niet akkoord om een ​​brief te schrijven voor iemand die je niet goed steunt of niet goed kent.
• Gebruik specifieke voorbeelden om de vaardigheden en vaardigheden van de persoon te benadrukken.
• Schrijf iets op over waarom u deze mogelijkheid zou geven aan de persoon over wie u schrijft.
• Bedank de lezer voor hun tijd en neem contactinformatie op als ze vragen hebben.

Voorbeeld aanbevelingsbrief | de Muze

Ontslagbrief: ontslag uit een functie

Geef niet toe aan eventuele drang om een ​​brandbrief te sturen; je weet nooit wanneer je opnieuw met deze mensen zou kunnen paden.

• Houd het kort en to the point: “Deze brief dient als kennisgeving dat ik mijn functie als x effectieve x opzeg. Bedankt voor de kans” zegt genoeg.
• Denk goed na over uw woorden als u zich in een prominente positie bevindt en uw brief waarschijnlijk in het openbaar wordt vrijgegeven.
• U kunt een reden opnemen als u dat wilt, maar dat is niet nodig.
• Bedank je baas en / of het bedrijf voor de kansen die je daar hebt gehad.

Ontslagbrieven voor veel doeleinden / redenen | de balans

Voor veel andere mogelijke brieven die u in uw zakelijke carrière nodig zou kunnen hebben, kunt u deze uitputtende lijst van de balans bekijken.

Aanbevolen foto credit: Flaticon via flaticon.com

Referentie

[1]	^	Engelse Sherpa: 7 veelvoorkomende fouten bij het schrijven van zakelijke brieven). Het schrijven van een begeleidende brief voor een sollicitatie of een verkoopbrief om klanten te werven is niet hetzelfde als een e-mail schrijven aan een vriend; bepaalde regels moeten worden gevolgd. Je moet er ook voor zorgen dat je de juiste grammatica en spelling gebruikt, niet al te nonchalant in je schrijven bent en dat je alle delen van elke sjabloon die je misschien gebruikt hebt moet verwijderen (zoals een dummy postadres bij de top of de verkeerde datum). Ken de basisprincipes van zakelijke brieven, deze zijn nuttiger dan u denkt. Als u een zakelijke brief schrijft die wordt verzonden, zijn er enkele algemene regels voor briefindelingen waarmee u aan de slag kunt gaan. ((Het saldo: indeling voor het schrijven van een zakelijke brief
[2]	^	Houston Chronicle: 10 soorten zakelijke brieven