Hoe een formele brief te schrijven

Het meeste dagelijkse schrijven is casual. Tweets, Facebook-updates, vakantiekaarten, vriendelijke e-mails - deze hebben hun eigen eenvoudige etiquette en we besteden er niet veel tijd aan om erover na te denken voordat we die stempel likken of op de knop drukken.

Soms vraagt ​​de gelegenheid echter om iets meer formeels. Of het nu gaat om een ​​brief aan uw politieke afgevaardigde over een belangrijke kwestie, een begeleidende brief aan een potentiële baas of een brief met een zakelijk voorstel, deze vereisen iets meer zorg als u serieus genomen wilt worden. Als advocaat schrijf ik elke week veel formele brieven, en er is een kunst om het goed te doen. Hier zijn een paar punten om rekening mee te houden wanneer u uw eigen formele brief schrijft, of deze via e-mail of via cyberspace gaat. Advertising

1. Begrijp uw doel.

Waarom schrijf je? Waar wil je de lezer naar toe hebben? do na het lezen van je brief? Wil je van gedachten veranderen of hem overtuigen om een ​​specifieke actie te ondernemen? Zoek je vergeving? Bedoel je om te klagen over slechte service of een defect product? Probeer je gehuurd te worden? Wat is het? “vragen”?

Als je dit eenmaal weet, kun je - en moet - alles wegsnijden dat dat doel niet dient.

2. Identificeer uw publiek.

Als u uw publiek kent, kunt u uw taal kiezen en uw ideeën nauwkeuriger richten. Ik schrijf anders in een brief aan een andere advocaat dan wanneer de geadresseerde een niet-jurist of zelfs een bejaarde is “pro bono” cliënt. In een brief aan de redactie zijn uw echte lezers de lezers van de publicatie - wie zijn zij? (Houd er rekening mee dat de meeste kranten op een 8 worden geschreven^th of 9^th niveau leesniveau.) Gebruik geen jargon dat uw lezer niet begrijpt. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

3. Houd het kort.

De meesten van ons hebben te maken met een constante stroom van schriftelijke communicatie, en we hebben een beperkte hoeveelheid tijd om het te lezen. Je hebt dus een betere kans om te worden gelezen als je je brief bijhoudt op één pagina. Een brief van meerdere pagina's met lange alinea's en complexe zinnen looks overweldigend. De bezige lezer zal in de verleiding komen om het opzij te zetten voor als ze meer tijd heeft - en ze zal er misschien nooit in slagen om het weer op te pakken. Gebruik korte alinea's, korte zinnen, korte woorden.

4. Gebruik eenvoudige taal.

Het is de taak van de schrijver om begrepen te worden. Zelfs als je publiek hoog opgeleid is, moet je grote woorden en lange, complexe zinnen vermijden. Mensen zijn niet dom; ze zijn bezig. Maak ons ​​werk eenvoudiger en we zullen uw brief waarschijnlijk de aandacht geven die het verdient. Formeel schrijven vereist geen gebruik van grote woorden. Probeer niet verfijnd te klinken; probeer duidelijk te zijn. Gebruik “vragen” in plaats van “verzoek.” Zeggen “kopen” in plaats van “aankoop.” In plaats van “ingesloten hiermee kunt u vinden,” zeg gewoon, “Ik ben ingesloten” of “Hier is… ”

5. Leid met het belangrijkste punt.

Zoals journalisten zeggen, begraaf je voorsprong niet. Zoek een manier om te openen met het idee of de informatie waarvan u het meest wilt dat uw lezer zich hierop concentreert of ernaar handelt. De eerste paragraaf is misschien de enige die hij leest, dus verberg het niet “vragen” in de laatste paragraaf. Advertising

6. Volg de regels.

Er zijn regels voor het opmaken van een zakelijke brief. Je negeert ze op eigen risico.

7. Proeflezen. Herlees dan opnieuw.

Het maakt niet uit hoe grammaticaal begaafd je bent, fouten en typefouten kunnen binnensluipen. Als je denkt dat je klaar bent met schrijven, lees je stuk dan langzaam en aandachtig, kijkend naar die typefouten. Spellingcontrole niet vertrouwen. Print indien mogelijk een hard copy van je brief en lees het hardop voor - met een pen in de hand, markeer die typefouten, onhandige zinnen, verwarrende lijnen. Als het echt belangrijk is, laat iemand anders het dan lezen en laat het je weten als je iets hebt gemist.

8. Laat het afkoelen voordat je het verzendt.

Vooral als je schrijft om te overtuigen of te klagen, word je waarschijnlijk gemotiveerd door een paar behoorlijk sterke gevoelens. Schrijf absoluut je eerste versie in de witgloeiende hitte van passie. Uit je gevoelens. Haal het allemaal op papier. Maar dan ... voordat je afdrukt en tekent, of op Verzenden drukt, loop je een tijdje weg. Ga iets anders doen. Laat die hitte van passie maar afkoelen. Kom dan terug en lees opnieuw wat je hebt geschreven. Is het eerlijk? Is het slim? Is het waar? Is het lief? Zou u er spijt van hebben dat het op televisie gelezen werd, voor uw baas en uw grootmoeder? Breng de veranderingen aan die passend lijken nadat je emoties zijn opgelost. Advertising

Druk vervolgens, en pas daarna, op verzenden.

Wat heb ik gemist? Wat is je meest geciteerde communicatie-uitdaging? Uw vragen en suggesties zijn uitgenodigd.

(Foto credit: handtekening via Shutterstock)