Als je druk bezig bent, maar nog steeds vindt dat je harde werk niet loont, heb je waarschijnlijk een gebrek aan deze belangrijke vaardigheid

De voormalige president van de Verenigde Staten, Dwight Eisenhower, was verantwoordelijk voor het samenstellen van een van de belangrijkste, maar fundamenteel eenvoudig te begrijpen concepten in tijdmanagement. Het Dringende / Belangrijke Principe van Eisenhower is een hulpmiddel om te helpen ontcijferen welke taken meer onmiddellijk moeten worden aangepakt dan andere. Iedereen die het principe hanteert zal beter in staat zijn om hun dagelijkse taken te organiseren en te orkestreren. Deze vaardigheid is vooral noodzakelijk voor drukbezette mensen die merken dat ze te hard werken en nog steeds niet alles gedaan krijgen.

Eisenhower's dringende / belangrijke principe plaatst taken in vier categorieën:

• Belangrijk en dringend
• Belangrijk, maar niet dringend
• Niet belangrijk maar dringend
• Niet belangrijk en niet dringend

Deze vier categorieën worden gebruikt om te labelen en te organiseren welke taken het eerst moeten worden aangepakt en welke het laatst kunnen worden benaderd. Door iets belangrijks en urgent te beweren, kunnen we beter vaststellen wat het eerst komt:

Wat deze kwadranten onthullen, is dat het identificeren van welke taken belangrijk of urgent zijn, neerkomt op timemanagement en wat ons het meest efficiënt maakt. De voormalige campagneleider van president Obama zei bijvoorbeeld in een artikel van WebMD dat Obama zijn tijd waardeerde om te oefenen en dat het hem de rest van zijn dag brandstof gaf. Volgens Obama, “De rest van mijn tijd zal productiever zijn als je me mijn trainingstijd geeft.” Het artikel gaat in detail over zijn routine en hoe hij het belang ervan beoordeelt. Advertising

James Clear, een schrijver van gedragspsychologie, merkte dat op in een blogpost “te vaak gebruiken we productiviteit, tijdbeheer en optimalisatie als een excuus om de echt moeilijke vraag te vermijden: 'Moet ik dit eigenlijk doen?' Het is veel gemakkelijker om druk bezig te blijven en jezelf voor te houden dat je gewoon een beetje efficiënter moet zijn of om 'iets later vanavond te werken' dan om de pijn te verdragen van het elimineren van een taak waar je je comfortabel bij voelt, maar dat is niet zo het hoogste en beste gebruik van uw tijd.”

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Laten we een diepere blik werpen op elk kwadrant, wat het betekent en hoe we al onze taken moeten benaderen met urgentie of belang (of beide).

Dringend en belangrijk

Voor urgente / belangrijke taken kunnen ze zich onverwacht voordoen of zijn ze mogelijk voor het laatst bewaard. Deze taken moeten van tevoren worden beheerd. Maak plannen om deze taken aan te pakken, zodat ze geen stressvolle activiteiten worden als ze dicht bij de deadlines komen. Het is ook een goed idee om wat speelruimte achter te laten in je dagelijkse schema voor het geval onverwachte taken tot stand komen.

Beoordeel uw deadlines. Beweeg je in een passend tempo om aan die deadline te voldoen?

Noodsituaties gebeuren. Of het nu gaat om onverwachte ontmoetingen of ziekte of verwondingen, ze kunnen pas later worden uitgesteld. Advertising

Dit zal je dwingen om je takenlijst te heroverwegen en hoeveel tijd je moet besteden aan elk kwadrant.

Belangrijk, maar niet dringend

Niet dringende / belangrijke taken zijn een integraal onderdeel van persoonlijke groei, het opbouwen van relaties en het bereiken van professionele langetermijndoelen. Als deze taken de juiste hoeveelheid tijd krijgen, worden ze niet urgent. Hiermee voorkomt u dat onverwachte taken op het laatste moment uw tijd onverwacht overrompelen, waardoor u stress en frustratie op afstand houdt. Je zult het werk efficiënt en effectief kunnen afronden.

Oefening is daar een voorbeeld van. Persoonlijke groei door oefening is niet van de ene dag op de andere. Trainen voor een run of een ander soort competitie begint pas dagen voordien. Plan uw doelen van tevoren, maar laat ruimte over voor dringende, onverwachte taken.

Het onderhouden van uw relaties is ook belangrijk. Blijf op de hoogte met vrienden, familie en partners, maar bedenk hoeveel tijd je hier doorbrengt. Er is zoiets als zetten te veel tijd in relaties. Je doelen zijn ook belangrijk. Als je ze blijft uitstellen, zullen ze snel urgent worden en zul je gestrest raken. Dit kan op de lange termijn van invloed zijn op je relaties.

Dringend maar niet belangrijk

Dringende / niet-belangrijke taken zijn omslachtig en staan ​​uw doelen in de weg. Reageren op telefoontjes of e-mails die niet relevant zijn voor uw doelen of vergaderingen bijwonen met mensen die geen waarde toevoegen aan het voltooien van uw activiteiten kan tijdverspilling zijn. Vermijd deze indien mogelijk en delegeer de activiteiten als je kunt. Iets om in gedachten te houden: je zegt Ja voor de persoon, maar Nee aan de taak. Advertising

Als iemand of iets vereist dat je regelmatig dingen voor ze doet, is het misschien het beste om in een groter tijdsbestek tijd voor hen te regelen. Dit zal u toelaten om uw energie en tijd op meerdere dingen te concentreren.

Reageer zo nodig op tijdgevoelige correspondentie. Wacht niet tot na een deadline om iemand te informeren wanneer die deadline is:

U: “Hé, de klas begint vandaag om twaalf uur 's middags.”

Collega: “Werkelijk? Omdat het al 2 P.M is.!”

Niet urgent en niet belangrijk

Niet dringende / niet-belangrijke taken moeten ook worden vermeden. Tijd doorbrengen op Facebook of Twitter, tv kijken en winkelen (wanneer het niet belangrijk is om je taken uit te voeren om de dingen te hebben waar je naar op zoek bent) kan je tijd aanzienlijk verminderen. Beperk deze taken zoveel mogelijk. Het is niet altijd gemakkelijk om nee te zeggen tegen deze meestal vrijetijdsactiviteiten, maar het is belangrijk om te weten hoeveel van die tijd je hier gebruikt. Advertising

Ja, iedereen heeft het over de nieuwe show op Netflix. Ze hebben het afgelopen weekend bekeken en posten nu al memes en gifs op Facebook. Dit betekent niet dat je hetzelfde moet doen.

Voltooi eerst de taken en beoordeel dan of je tijd hebt om aan je vrije tijd deel te nemen. Anders stel je het uitstellen uit, en dat beïnvloedt alle andere kwadranten.

Tot slot

Eisenhower's Principles kunnen van vitaal belang zijn bij het ontwikkelen van vaardigheden om effectief en consistent taken te voltooien, goed te delegeren en efficiënt te werken. Neem de tijd om over je taken na te denken om te bepalen in welk kwadrant ze zijn.

• Is er een deadline? Zo ja, dan is het belangrijk.
• Is de deadline snel? Zo ja, dan is het dringend.
• Is de taak die nodig is om de andere taken uit te voeren? Zo ja, dan is het belangrijk.
• Kan ik de taak aan iemand anders delegeren?? Zo ja, dan is het niet belangrijk.
• Wat heeft het te maken met je persoonlijke groei?
• Wat heeft het te maken met je professionele groei?

Stel uzelf deze vragen wanneer u het belang en de urgentie van een taak moet bepalen. Stel zelf een kwadranttafel samen om u te helpen al uw taken te visualiseren. Dit is een uitstekende oefening voor tijdmanagement en het zou de basis kunnen zijn van gezonde werkgewoonten die lang blijven hangen.

Aanbevolen foto credit: Jazmine Quaynor via stocksnap.io