Lessen over e-mailverwerking vanuit Postvak Prioriteit van GMail

De nieuwste functie van GMail, Priority Inbox, is deze week uitgerold tot veel fanfare, temidden van claims van Google dat het de verwerking van e-mail zal versnellen en de informatie-overload zal verminderen. Het feit dat het geen resultaat oplevert, ondanks de nieuwste geheime technologie die het gebruikt, zou ons allemaal kunnen helpen een aantal belangrijke lessen te leren over productief e-mailbeheer..

Google zegt dat de interne testen hebben aangetoond dat de tool de gemiddelde persoon zo'n 6 minuten per dag bespaart. Advertising

Het is moeilijk om te zien hoe, wanneer je je realiseert dat het hele programma bezig is, je Inbox-e-mail opnieuw wordt geschud. Om een ​​eenvoudige analogie te tekenen, stel je voor dat je postbode je e-mail in twee batches bezorgt (ervan uitgaande dat alle ongewenste e-mail is weggegooid.) Eén batch is vastgebonden met een string en gemarkeerd “hoge prioriteit.” De andere partij zit in een kleine doos en is gemarkeerd “lage prioriteit.”

Hoewel dit een goede service zou zijn, levert het nauwelijks tijds- of moeitesbesparing op. Of u nu begint met de items met een hoge of lage prioriteit maakt nauwelijks verschil uit voor het eindresultaat - elk stuk e-mail moet nog steeds worden geopend en gelezen en er moet een beslissing worden genomen over de informatie die deze bevat.

Hij kan het ook een kleurcode geven, het alfabetiseren en sorteren op gewicht, postcode en maat, maar wat dan? Advertising

Aan het einde van al die activiteiten zou je nog steeds dezelfde hoeveelheid tijd hebben om het hele perceel te verwerken. Als dit een beetje klinkt als wat mijn moeder heeft genoemd “spelen met je eten voordat je het eet” dan zou het moeten ... want dat is alles wat het is; een mild geruststellend gemak dat geen verschil maakt voor de tijd die het kost om uw e-mail te verwerken, of voor de echte problemen met informatie-overload.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Dit is wat waarschijnlijk is gebeurd: een stelletje Googleheads zat rond en kwam erachter dat ze de technologie die wordt gebruikt in spamfiltering kunnen toepassen op het probleem van het verminderen van informatie overload door de inboxen van gebruikers te sorteren. Niemand ging de volgende stap om de voor de hand liggende vraag te stellen: “Welke nieuwe gewoonte of gedragsverandering proberen we te promoten??”

Als je het vanuit dat perspectief bekijkt, kun je gemakkelijk zien dat de nieuwe tool slechte gewoonten zou kunnen bevorderen. Inmiddels weet iedereen dat de Zero Inbox beter is dan een Inbox die gevuld is met tienduizenden berichten. Voor degenen die niet opletten, maakt Priority Inbox het gemakkelijker om de e-mails met de hoogste prioriteit te verwerken, waardoor de lage prioriteitsgebieden wegkwijnen voor “later.” Dit zal leiden tot nog meer e-mailoverbelasting, zoals geïllustreerd in dit voorbeeld. Advertising

De gemiddelde werkende professional krijgt meer dan 140 e-mails per dag, en laten we ons voorstellen dat 20 daarvan een hoge prioriteit hebben. Dat laat 120 e-mails van lage prioriteit, die op een bepaalde dag worden genegeerd. Als de volgende dag dezelfde acties worden herhaald, groeit het aantal ongelezen e-mails met een lage prioriteit naar 240 en vervolgens naar 360 met de volgende. “Alleen e-mails met de hoogste prioriteit behandelen” is precies de gewoonte die het Zero Inbox-concept moest oplossen en moedigt gebruikers aan e-mail in hun inbox te verzamelen.

De gemiddelde gebruiker van Prioriteitsinbox van Gmail maakt de dingen zelf en anderen misschien nog erger, gewoon omdat Google zijn huiswerk niet heeft gedaan, en weet precies welke nieuwe gewoonten ze de gebruiker vragen aan te passen.

Gelukkig zijn er voor ons enkele goede lessen om dit allemaal te leren. Advertising

1. Habit First, Technology Second

Elke dag komt er meer nieuwe technologie bij ons binnen en het is een slecht idee om de waarde voor ons te evalueren op basis van wie het heeft gemaakt, hoe fascinerend het is of hoe goed het werkt. In plaats daarvan moeten we onze aandacht richten op onze gewoontepatronen en ons afvragen “Welke gunstige gewoontewijziging deze nieuwe technologie zal vergemakkelijken?” en “Kan ik de gewoonte veranderen die nodig is?” Alleen dan moeten we kijken naar de technologie die ons zal helpen. Maar al te vaak hebben we het allemaal achterstevoren, besluiten we een nieuwe technologie te gebruiken en laten we de gewoontes om zichzelf op te lossen. Wees getuige van het probleem op onze sms-wegen tijdens het rijden als een perfect voorbeeld van een povere door technologie aangedreven gewoonte.

2. Productiviteit Ten eerste, gemak tweede

Terwijl we innovaties evalueren, is het gemakkelijk om afgeleid te worden door de coole factor. Mobiele tv wordt bijvoorbeeld een realiteit, maar je kunt je nauwelijks voorstellen dat iemand productiever zal zijn omdat ze een televisie bij zich hebben voor elke vergadering, elk gesprek en elke workshop. We moeten meedogenloos zijn met onze aandacht en ervoor zorgen dat de hulpmiddelen die we dagelijks gebruiken ons zelfs productiever maken, dan dat we een beetje gemak toevoegen waar het niet nodig is.

3. Gericht aandacht eerst, afleiding tweede

Veel studies laten zien dat ons beste werk afkomstig is van stil gerichte activiteiten en zeker niet van het springen tussen willekeurige pings, ringen, zoemers, piepjes en trillingen. We moeten hulpmiddelen en apparaten kiezen die ons helpen onze aandacht te beheren, zodat we goed werk doen, in plaats van die die zijn ontworpen om ons af te leiden van wat belangrijk is voor andere dingen die onze aandacht trekken, simpelweg omdat we het laten.

Er komt geen einde aan de innovaties die op ons afkomen, en de rest van ons leven zal worden gevuld met steeds fascinerende doorbraken. Er zal meer zijn “Productiviteit Inboxen” die de aandacht van de pers krijgen, omdat elk bedrijf op de envelop drukt om meer geld te verdienen.

Deze innovaties moeten echter allemaal worden gefilterd voordat ze kunnen worden toegepast op onze individuele omstandigheden, en we moeten bepalen hoe we onze gewoonten, productiviteit en aandacht kunnen beïnvloeden, zodat we eindigen met de eindresultaten die we op alle gebieden willen hebben van onze levens.