Vergaderingen, @ & !! $ * @ Vergaderingen!

In de lijst met activiteiten die tijd verspillen en die op het werk waardeloze frustraties veroorzaken, staan ​​vergaderingen bovenaan de lijst, net onder prestatiebeoordelingen en voorbereidende budgetten.

Daar sta je, vast in een vergadering die je niet wilt bijwonen, denkend aan al het werk dat op je bureau is opgestapeld, terwijl je half luistert naar iemand die eindeloos ronddobbert over een onderwerp waar je geen interesse in hebt. Wanneer de vergadering eindelijk eindigt , minder dan de helft van de agenda is voltooid en iedereen stapt uit de agenda om nog een tijd af te spreken. Advertising

Erger nog, veel vergaderingen lijken nooit tot een duidelijke beslissing te leiden, waardoor je je afvraagt ​​waarom mensen in de eerste plaats samenkwamen. Sommige mensen brengen het grootste deel van hun normale werkdag door in vergaderingen van welke aard dan ook. De enige beschikbare tijd om hun eigen werk te doen is ofwel heel vroeg in de ochtend, voordat de eerste vergadering gepland is, of laat in de avond wanneer ze thuis moeten ontspannen.

Waarom laten organisaties zo'n voortdurende verspilling van tijd en energie toe?

De eerste reden is, geloof ik, eenvoudig: ongebreideld wantrouwen. Advertising

• Topfunctionarissen vertrouwen hun ondergeschikten niet om competent genoeg te zijn om de volledige leiding van belangrijke projecten op zich te nemen. Ze eisen daarom dat ze anderen betrekken bij hun beslissingen, in de overtuiging dat dit zal waken voor dure fouten.
• Krachtige collega's vertrouwen elkaar niet om hun positie op de een of andere manier niet te ondermijnen, dus staan ​​ze erop “op de hoogte gehouden” voordat beslissingen worden genomen, meestal door te eisen dat een vergadering wordt gehouden, en vervolgens een ondergeschikte te sturen die ongewenste vooruitgang kan stoppen en kan rapporteren over verdachte activiteiten.
• Afdelingen vertrouwen andere afdelingen nog minder. Hetzelfde resultaat, keer tien.
• Over het algemeen vertrouwen mensen anderen niet om achter hun rug iets slechts over hen te zeggen, dus willen ze er zijn om zichzelf te verdedigen. (Het is tijdverspilling, mensen zullen je altijd een slechte mond geven, als ze dat willen. Ze vinden gewoon een andere gelegenheid wanneer jij zijn niet er.)
• Auditors vertrouwen niemand (behalve zijzelf) met geld, dus zij moeten besluiten nemen over de uitgaven die in de commissie moeten worden gedaan, waar anderen altijd kijken, vaak met angst. (Het werkte niet zo goed in recente high-profile gevallen van corruptie door bedrijven, en waren ook de accountants niet betrokken bij deze schandalen?)
• Het is altijd zo geweest. Niemand wil het risico nemen om dingen anders te doen, omdat ze weten dat er een gebied is waar ze zijn kan vertrouw anderen zonder vragen: om hen de schuld te geven als er iets misgaat.

De secundaire reden is minder negatief: een overtuiging dat veel hoofden altijd beter zijn dan één.

Dit heeft enige waarheid als het erom gaat ideeën te genereren. Als het doel is om iets gedaan te krijgen, zullen veel koppen bijna altijd de dingen vertragen. Het is verbazingwekkend hoe gemakkelijk een groep mensen vertragingen en problemen kan vinden als ze hun collectieve geest erbij betrekken. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Dan is er een oor voor overeenstemming: dat overwerkconcept dat beslissingen naar ieders tevredenheid lijkt te produceren; terwijl gewoonlijk het verzekeren van de enige mogelijke beslissing iemand is die niemand beledigt - omdat het onschadelijk is, conventioneel en hoe dan ook niet werkt. Consensus is leuk om te hebben, maar het is zelden essentieel. Als de voorgestelde actie nieuw en onbekend is, is het onwaarschijnlijk dat op voorhand zelfs consensus mogelijk is.

Veel vergaderingen zijn misschien niet te versmaden, maar hier kun je voorkomen dat je jezelf toevoegt aan de plaag van vergaderingen: adverteren

• Er zijn er maar drie oprecht redenen voor een vergadering:

1. U wilt ideeën en gedachten verzamelen van de aanwezigen.
2. Mensen maken zich zorgen over een bepaald onderwerp en u bent klaar om ze persoonlijk en onmiddellijk te beantwoorden.
3. Een groep mensen willen samenkomen om een ​​succes te vieren of elkaar te steunen in tegenspoed.

Als u een andere reden heeft om een ​​vergadering te houden, kies dan een meer geschikte manier om te communiceren. Het doorgeven van informatie wordt bijvoorbeeld meestal beter behandeld met memo, e-mail of een ander document. Als u niet meteen vragen kunt beantwoorden of niet kunt beantwoorden, kunt u vragen per interview, schriftelijk of per telefoon verzamelen en alleen beantwoorden als u er klaar voor bent.

Als een van deze uw werkelijke redenen zijn om een ​​vergadering te houden, annuleer deze dan onmiddellijk:

• Je hebt er altijd een. (Nu is het tijd om te stoppen.)
• Je denkt dat mensen graag bijeenkomsten hebben. (Sorry, dat doen ze niet.)
• Het is een goede manier om prioriteiten te stellen en iedereen gemotiveerd te krijgen. (Dat is het niet.)
• Het bouwt teamgeest op. (Dat doet het niet.)

vergaderingen kan nuttig zijn, maar alleen als ze om goede redenen worden bewaard (zie hierboven), goed worden beheerd en een seconde langer duren dan absoluut noodzakelijk is. In alle andere omstandigheden is de kans groter dat ze een plaag zijn op ieders dag. Geef ze op. Iedereen zal je bedanken - behalve de weinigen die zich willen mengen in de banen van andere mensen als een excuus om niet met hun eigen baan om te gaan.

Postscriptum Publieke en academische instellingen zijn nog erger. Alleen een overheidsinstantie zou de stuurgroep kunnen uitvinden, om toezicht te houden op de werkgroep, die de uiteindelijke verslagen bespreekt van een of meer studiegroepen, die voor het eerst input krijgen van een reeks subcommissies, die hun bevindingen baseren op verslagen van deskundigen bijna geen van de leden begrijpen hoe dan ook volledig.

Adrian Savage is een Engelsman en een gepensioneerde zakenman die woont in Tucson, Arizona. Je kunt zijn ernstige gedachten de meeste dagen lezen op Slow Leadership, de site voor iedereen die de smaak, zin en voldoening terug wil brengen naar leiderschap; en zijn gekker bij The Coyote Within.