Timothy Sherman
0 
3898
1088
Vergaderingen kunnen veel losse stroom naar hen hebben. Ze beginnen een beetje laat omdat mensen een beetje laat komen opdagen. Er is die plek waar je Jumpha al een tijdje niet hebt gezien en je vraagt naar haar kinderen. Je komt te laat op de agenda en mensen kijken er een tijdje rond en bladeren ermee en schuifelen papieren. Sommige mensen lezen en beantwoorden e-mail via hun BlackBerry's.
Ik denk dat dat allemaal onzin is. Vergaderingen zijn vaak als tandartsbezoeken. Je moet naar binnen gaan, geschraapt worden, gepickt, gespoeld en schoongemaakt, naar huis gaan met een tandenborstel en een afspraak van de zesde maand en dat is dat. Advertising
Je kunt fantaseren over alles wat je wilt over de whiteboard-vergaderingen met alle prachtige visualisaties en zo, maar dat is echt de zeldzaamheid, toch? Mijn vroege abonnement op het tijdschrift Fast Company had me een tijdje voor de gek gehouden. Ik begon te geloven dat vergaderingen prachtige, weelderige evenementen waren, waar mensen de toekomst van het bedrijf echt uitzetten. Bull. Advertising
Bij vergaderingen wordt de hash out-status van mensen weergegeven, wordt werk toegewezen en worden beslissingen snel genomen. Ze moeten op die manier worden behandeld. En ja, ik weet dat jouw plaats cultureel anders is. Ik weet dat je maar één vrouw bent. Ik weet dat je niet de baas bent. Hier zijn enkele tips voor wanneer U de vergadering kunt leiden. Advertising
- Publiceer de agenda zo vroeg mogelijk. Geef bovenaan aan: “Dit is de agenda voor deze bijeenkomst. We zullen de items in deze lijst ALLEEN beoordelen. Als u een agendapunt wilt voorstellen dat nog niet is behandeld, kunt u dit in het antwoord doen. Er wordt een aangepaste agenda verzonden. “
- Zet onderaan de agenda de regels van de vergadering: “Je tijd is belangrijk. Ik waardeer je tijd en respecteer je aanwezigheid. Schakel alle mobiele apparaten uit voor de duur van de vergadering. Ga akkoord om je aan de agenda te houden. Ga alsjeblieft weg van gesprekken in de zijbalk.”
- Begin aan het begin van de vergadering, ongeacht of alle mensen die je nodig hebt er zijn. Het vergt slechts een paar beginpunten, vooral als u weigert terug te gaan, zodat mensen snel aankomen. Zodra zij de aard van uw vergaderingen begrijpen, zullen zij de aanwijzing krijgen.
- Begin elke vergadering met de kortste van “huisregels” conversaties: “We komen snel bijeen op deze specifieke agenda. Ik ga praten en je gaat de informatie die we hier hebben bevestigen. Er is een kwestie van volgende stappen die we open houden voor discussie. Alsjeblieft, geen mobiele telefoons - schakel ze uit - en geen zijbalkgesprekken. Eén spreker per keer. Bedankt. Laten we beginnen.”
- Wees vriendelijk, maar wees de autoriteit. Herinner mensen er zachtjes aan dat de agenda er is, dat de bijeenkomst is wat het is. Er zou geen ontdekking moeten zijn in deze smaak van een ontmoeting.
- Ga nooit over. Als je nog steeds agenda hebt maar geen tijd, stop dan het gesprek. Iedereen bedanken voor hun tijd. Sta op. Ze kunnen blijven, maar je moet eruit lopen. Buig hier niet op. Je maakt mensen te laat voor de volgende vergadering.
- Als je kunt, begin dan vroeg.
- Geef mensen alle kansen om tussen de vergaderingen te horen. Degene die het meest zwaait tijdens vergaderingen zijn gewoon bang dat je hun punt niet begrijpt. Ga persoonlijk naar ze toe, luister één voor één naar hen, zolang je kunt blijven staan. Reflecteer hun woorden terug. Laat ze zien, je weet wat ze zeggen.
- Publiceer vergadernotities meteen. Ze zouden heel weinig meer moeten zijn dan de agenda met “bevestigd” naast elk punt en / of een klein blok met noten onderaan. Als u zich allemaal in hetzelfde gebouw bevindt, overweeg dan gewoon uw versie van de notities te kopiëren en deze aan iedereen te geven. Als een elektronische kopie nodig is, wees dan kort. Publiceer geen hoeveelheden informatie. Vergaderingsagenda's zijn statuswachtrijen en geen logboeken voor de vergadering. (Een van mijn ergernis bij de meeste projectmanagers, formeel of informeel, is dat ze mini-romans schrijven als een status alles is wat nodig is).
Je BENT de autoriteit op vergaderingen die je belt. Je kunt deze cultuur vrij snel naar je bedrijf brengen, omdat het respect toont voor de tijd van de mensen, de bereidheid om de vergadering bijeen te roepen en snel te verspreiden, en een sterk gevoel van weten wat je weet. Vergaderingen waarbij u bereid lijkt en handelen als de autoriteit zijn altijd aangenamer voor alle betrokkenen. Ik verzoek u dringend om deze tips eens te proberen en terug te schrijven.
Lees Volgende
10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen
Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen-Chris Brogan schrijft over zelfverbetering en productiviteit bij [chrisbrogan.com]. Hij schrijft over nieuwe media en inhoud bij Grasshopper Factory. Maak kennis met Chris Brogan op PodCamp Boston of op de Podcast en Portable Media Expo-show in Californië.
Advertising